文秘專業知識

時間：2021-04-02 10:14:29 文秘資料我要投稿

文秘專業知識

　　文秘是隨著科學經濟高速發展，信息傳播急劇膨脹，社會競爭日趨激烈而產生的一門新興現代科學管理專業。作為一種全球性的職業，文秘工作越來越趨于現代化、科學化和專業化。下面是關于文秘專業知識的內容，歡迎閱讀！

文秘專業知識

　　文秘基礎知識與技能

　　文書工作是一項科學的嚴肅的工作，它要求從事這項工作的文書工作人員應具備以下基本素質：

　　（一）有較高的政治覺悟、政策水平，較強的法制觀念（文書工作人員政策水平的高低，決定文書工作質量的優劣;文書工作人員既要懂法，又要守法）

　　（二）熱愛本職，忠于職守，埋頭苦干，嚴謹精細，遵守紀律，嚴守秘密

　　1、作為文書工作人員，只有熱愛本職工作和忠于職守，才能搞好文書工作。

　　2、埋頭苦干和嚴謹精細，是文書工作人員應有的工作態度和工作精神。

　　3、遵守紀律，就是嚴格按照工作的職責行事，不以工作之便謀取私利。

　　（三）應有必備的專業基礎知識、操作知識和相關學科的基本知識

　　文書工作人員的專業基礎知識，主要是指與他們所從事的文書工作密切相關的基本原理性的知識。大體包括以下幾個方面：

　　一是基礎理論知識。包括文書學、應用寫作、秘書學、信息學、行政管理學等。基礎理論知識帶有一定綜合性、概括性和基礎性，是文書工作的實際操作知識、操作技能的理論指導。

　　二是實際操作知識。文書工作人員必備的專業基礎知識不但包括基礎理論知識，還應包括實際操作知識。也就是說，文書工作人員不能只了解和掌握文書工作的各個環節及其工作內容，還要熟悉和掌握它的操作程序、操作方法。

　　三是其他基本知識。主要是指與文書工作業務相關的某些基本知識。

　　（四）掌握熟練的業務技能，不斷提高綜合運用能力

　　文書工作的業務技能，主要有以下一些：

　　1、文字綜合處理能力

　　2、書寫能力

　　3、速記能力

　　4、印制能力

　　5、校對能力

　　6、運用現代化辦公設備的能力

　　秘書部分觀點

　　（一）秘書的知識結構

　　秘書的知識結構就是秘書工作所需要的知識，就是秘書工作能力形成需要以之為基礎的知識及其構成狀況。

　　秘書工作的綜合性，要求秘書具有較寬廣的知識面;秘書工作的專業性，要求秘書具有較扎實的專業知識。

　　1、基礎知識層次

　　基礎知識層次是秘書知識結構的根底，是秘書知識結構中起基礎性作用的那部分知識，是構建秘書知識結構的基本條件。基礎知識不僅要扎實，而且要寬廣。

　　（1）文化基礎知識

　　秘書具有的文化基礎知識，一方面是社會科學基礎知識，另一方面是自然科學知識。高中文化程度，是國家對所有政府機關干部的共同要求，也是秘書人員應有知識的最低層次。如漢語知識、科學知識、歷史知識、外語知識等;

　　（2）理論基礎知識

　　掌握基礎理論知識，是提高秘書素質的基本條件。如馬克思主義基本理論、經濟學知識、黨的基本政策;

　　（3）法律基礎知識

　　法律基礎知識是秘書從事秘書工作的重要依據。秘書工作要規范化，首先要求秘書人員掌握基本的法律知識。

　　2、輔助知識層次

　　輔助知識層次指的是雖非秘書專業知識但又與秘書專業知識相關的知識，是一種帶有輔助性的知識。

　　（1）傳統學科，主要包括文學、美學、法學、新聞學、倫理學方面的知識和心理學知識

　　（2）新興學科，主要有管理科學知識、社會交際知識、軟科學知識及其他相關學科。

　　3、專業知識層次

　　專業知識層次是秘書知識結構的核心部分和基本層次，指的是從事秘書工作所需要的專門業務知識，是一種帶有一定方向性的知識，是形成秘書職業特色、與秘書工作目標密切聯系的部分。它由兩個部分組成：

　　（1）業務知識

　　主要指秘書業務知識，這是區別于其他專業的重要標志。大體包括：普通秘書學;分支秘書學（如行政秘書學、企業秘書學、科技秘書學、涉外秘書學、基層秘書學、高級秘書學）;秘書寫作學;秘書心理學;文書學、檔案學、公文寫作學等方面的知識;調查研究、會務工作、信訪工作、機要保密、組織協調、辦公自動化等方面的知識。

　　（2）行業知識

　　秘書必須掌握以下必要的行業知識：了解所屬行業知識的總體構成和知識門類;了解所屬部門工作的任務和特點;深入掌握工作中使用頻率較多的知識;懂得行業的管理知識

　　注意：A、當今比較合理的秘書知識結構，應該具有以下幾個特性：中心性;寬闊性;動態性;層次性。

　　B、建立合理知識結構的方法和途徑是：勤奮好學是成功的前提。另外，要注意知識的積累，要注意知識的更新，要注意知識的充實。

　　（二）秘書的能力結構

　　秘書能力是指秘書人員在實踐中完成秘書工作的本領，也就是說秘書能力只能通過秘書的一系列活動才能顯示和發展。

　　1、基礎能力

　　指秘書從事秘書活動所需要的能力，是從事秘書工作的基本條件。

　　（1）秘書的觀察力

　　一個人所獲得的信息有80%—90%是經過視覺而來的。秘書的觀察力應重點置于領導和社會兩個方面。良好的觀察力要求：要有目的性、條理性、敏銳性。

　　（2）秘書的記憶力

　　良好的記憶力表現為：記得快、記得準、記得多、記得牢。良好的記憶方法：編組法、提要法、推算法、形象法等。

　　（3）秘書的思維力

　　思維力在秘書的基礎能力中居核心地位。思維力強的表現在于：思維要寬闊、要深刻、要靈活、要新穎。

　　（4）秘書的想象力

　　想象力在秘書工作中尤其是創造性的工作中意義十分重要。良好的想象力，其要求有：要具有現實性、豐富性、新穎性。秘書要有良好的想象力，首先要豐富大腦的表象和知識儲備，其次要勤于思考，此外要注意想象的方式：如類比、聯想等。

　　2、專業能力

　　（1）閱讀能力

　　秘書閱讀能力的一般要求是：要準確、要快速。秘書閱讀能力的培養，首先要有較好的知識結構，其次要注意其他能力的發展，最后要有科學的閱讀方法。

　　（2）寫作能力

　　即書面表達能力，這是秘書的基本功，是文字秘書的“看家本領”。秘書寫作能力，主要是指各種應用文的寫作能力。秘書寫作能力的一般要求是：要準確、簡潔、規范。

　　（3）說話能力

　　即口頭表達能力，秘書說話能力的一般要求是：要發音正確，要表達簡練，要語氣措辭得體。提高說話能力的途徑：首先要多說，其次要多想，此外要注意其他方面的修養和磨練。

　　（4）辦事能力

　　秘書的基本職能就是辦事。秘書一般辦事能力的一般要求如下：要熟諳辦事之道，要善于相機行事，要善于接人待物。

　　3、特殊能力

　　指秘書從事一些專門秘書工作所需要的能力，它帶有個性特色，是造成秘書能力結構個性差異的重要方面。

　　（1）協調能力

　　指運用協調原理和方法使各方面保持秩序化、科學化的能力。一般要求是：要掌握協調依據，熟悉政策法規，不搞“隨意性”;要掌握協調原則，使協調有根有據;要選擇協調方法，針對不同的情況和對象運用各種不同的協調方法。

　　（2）調研能力

　　一般要求是：要有計劃;有科學的方法;有較強的洞察力;要善于與被調查者迅速溝通，取得對方的信任。

　　（3）操作能力

　　主要包括打字、復印、微縮、攝影、錄音、錄像、編輯、校對、速記、駕駛等。

　　（三）秘書的心理素質

　　秘書的心理素質，指秘書在心理過程、心理傾向和心理品質等方面表現出來的穩定心理特點的總和，它影響著秘書的'輔助行為、人際關系和自我修養。

　　1、秘書心理素質的構成

　　（1）秘書的興趣

　　即認識傾向，常說的愛好。秘書的興趣應具有以下幾種品質：廣泛性、中心性、持久性

　　（2）秘書的情感與情緒

　　情感是人們對客觀事物是否符合其需要而產生的內心體驗。秘書情感的品質是：要有道德感;要有理智感;要有審美感。

　　情緒是情感的基本形式，是人們對客觀事物的態度體驗。情感比較穩定而持久，情緒容易變化而不穩定。秘書的情緒按性質分為兩類：即愉快的情緒;不愉快的情緒。按發生強度、速度和持續時間分為三類：心境、激情、應激。

　　（3）秘書的意志

　　良好的意志是秘書工作取得成效的保證，是自我修養不斷提高的動力。

　　良好的意志應該具備的特征：要具有自覺性、果斷性、堅持性、自制性。（相反的分別是：受示性、獨斷性;寡斷性、武斷性;頑固性、動搖性;任性）

　　（4）秘書的氣質

　　氣質是指人們比較穩定的心理活動動力特征。人的所有心理活動和行為都受氣質影響，氣質具有穩定性，但人的氣質是千差萬別的。氣質的主要類型有：多血質（活潑型）的人、膽汁質（興奮型）的人、粘液質（安靜型）的人、抑郁質（抑制型）的人。

　　注意：

　　上述四種氣質既有積極的因素，也有消極的方面，并不能決定一個人成就的大小。工作成就的大小主要是由一個人的工作態度和努力程度決定的。在實際工作中，對不同氣質類型的秘書安排工作可以有不同的考慮。

　　秘書進行氣質修養的途徑：自我控制、職業環境影響、有意識地做一些與自己氣質相反的工作。

　　（1）秘書的性格

　　秘書性格是秘書心理素質的核心部分。性格主要表現在兩個方面：對現實的態度上和行動的方式上。

　　秘書健全的性格主要包括：要堅強執著而不固執;要敏捷靈活而不冒失;要開朗隨和而不輕佻;要幽默詼諧而不尖刻。健全的性格，有利于搞好人際關系，有利于適應環境，有利于身心健康。

　　2、秘書的心理健康

　　（1）影響秘書心理健康的因素

　　負擔過重;輿論壓力;關系復雜。

　　（2）秘書心理健康的標準

　　一個心理健康的秘書應具有以下的主要標志：智力正常;情緒成熟;行為協調;工作專注;關系和諧。

　　（3）秘書常見的心理障礙及消除

　　嫉妒：要正視自己的差距，停止與別人的比較，要有通過努力趕上或超過別人的積極心態，從病態的自卑或自尊中解脫。

　　焦慮：要增強自信，對未來充滿信心，不為一時一事所困擾，不為一得一失而計較，努力去實現一個有意義的目標，

　　急躁：遇事冷靜，處變不驚。

　　厭煩：樹立正確的理想信念和工作目標，要有正確是思維方法，懂得厭煩是無濟于事的。

　　自傲和自卑：樹立正確的自我表現意識，從而保持心理平衡。

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