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文秘專業知識試題及答案
無論是在學校還是在社會中，我們會經常接觸并使用試題，試題可以幫助參考者清楚地認識自己的知識掌握程度。相信很多朋友都需要一份能切實有效地幫助到自己的試題吧？以下是小編收集整理的文秘專業知識試題及答案，希望能夠幫助到大家。
文秘專業知識試題及答案 1
一、單項選擇題
1.秘書學，從學科大類來說，屬于 范疇。
A.社會科學 B.人文科學 C 管理科學 D 綜合科學
2.“秘書”的涵義，有一個 的演變過程。
A.由人到物 B 由小到大 C 由物及人 D 由上到下
3. 朝廷中出現了最早的秘書機構一一太史寮。
A.東周 B 商末周初 C 秦末漢初 D 隋末唐初
4.虞舜時的史官稱為“ ”。
A.納言 B 出納 C 長史 D 記言
5.秘書，是一種職務名稱，指處于 地位，主要以辦文、辦會、辦事來輔助決策并服務于領導的人員，是領導的參謀和助手。
A.中心 B 樞紐 C 中樞 D 中介
6.公文寫作必須以黨和國家的方針政策為指導，同時必須 。
A.反映作者的思維活動 B 在法律賦予的職權范圍內進行
C 熟練掌握修辭技巧 D 有業務目的
7.秘書工作的輔助性主要體現在地位的 與工作的被動性兩個方面。
A.被領導性 B 中介性 C 從屬性 D 隱秘性
8.智能結構即 和能力的綜合反映。
A.智力 B 智商 C 知力 D 知識
9.協調是一門學問，要做好協調工作，必須藝術。一是要掌握好分寸;二是要善于掌握有利時機;三是要講究一定的 。
A.技巧 B 技術 C 藝術 D 語言藝術
10. 是表現在人的態度和行為方面的比較穩定的心理特征的總和。
A.性格 B 興趣 C 意志 D 毅力
11. 隨機抽樣，又叫機械隨機抽樣。
A.等距 B 純 C 標準 D 簡單
12.信訪工作的特點，一是高度的 性;二是廣泛的監督性;三是綜合的服務性。
A.時效 B 整體 C 政策 D 政治
13.按信息形式分，可分成 信息和物化信息。
A.內化 B 內儲 C 內存 D 內蓄
14.協調工作的內容主要是 協調、關系協調和事務協調。
A.組織 B 領導 C 政策 D 法律
15.從邏輯學的角度講，分類的第三條邏輯規則：分類應該按一定的 逐級進行。
A.層次 B 邏輯 C 子項 D 母項
16.下列各組文種中，屬于行政公文的一組是 。
A.報告 命令 議案 B 條例 辦法 章程
C 條例 章程 簡報 C 報告 辦法 方案
17.按行文關系分，報告屬于 。
A.上行文 B 下行文 C 平行文 D 多行文
18.按性質作用分，會議紀要屬于 公文。
A.公布性 B報請性 C指揮性 D 記錄性
19.某市工商局最近任免了一批干部，需要制發公文，將人事變動情況告知全局干部職工，該文種應選用 。
A.通告 B 命令 C 決定 D 通報
20.下列各結束用語中， 適用于呈轉性報告。
A.特此報告 B 妥否，請批復 C 敬請函復 D 如無不妥，請批轉有關部門執行
21.“此件發至縣團級”履行政公文 的內容。
A.批示域 B 正文域 C 附件域 D 附注域
22.行政訴訟當事人不服第一審人民法院的裁判或重新審理而提出的書狀叫 。
A.上訴狀 B 復議申請書 C 強制執行申請書 D 申訴狀
23.新聞是新近發生的、群眾所關心的重要變遷事實的報道，包括評論。這個定義最重要的是新聞的 。
A.收集 B傳播 C 撰寫 D 評價
24.經濟文書是一個大類，有各種差距極大的體裁，廣告屬于 類。
A.理論 B 報告 C 規約 D 文學
25.下列行政公文中，可以不寫主送機關的是 。
A.請示 B 通知 C 通告 D 批復
26.下列各組文種中， 組同屬于工作規約文書。
A.辦法 計劃 報告 B 條例 辦法 章程
C.條例 章程 報告 D 章程 報告 辦法
27.下列各組文種中， 組同屬于事務文書。
A.合同 簡報 經濟論文 B 簡報 合同 會議紀要
C.計劃 總結 調查報告 D 意見 總結 商業廣告
28.公文在閱辦階段的程序是： 。
A.審批→傳閱→擬辦→擬辦→承辦 B 傳閱→審批→批辦→擬辦→承辦
C.擬辦→擬辦→承辦→審批→傳閱 D 審批→擬辦→擬辦→傳閱→承辦
29.下列各類詞語中， 類詞語不宜用于公文。
A.文言詞匯 B 能愿動詞 C 方言俚語 D 公文慣用語
30.下列修辭方法中， 不宜用于公文。
A.對比 B 排比 C 夸張 D 對偶
二、多項選擇題
31.秘書學具有 特點。
A.政治性 B 綜合性 C 應用性 D 穩定性
32.以個性特征與能力劃分，秘書可分為 等多種類型。
A.參謀型秘書 B 秀才型秘書 C 公關型秘書 D 辦事型秘書
33.秘書工作的政治性體現在 等幾個方面。
A.階級性 B 政策性 C 思想性 D 機要性
34.秘書人員應具有的職業道德有 等。
A.忠于職守 B 廉潔奉公 C 團結合作 D 相關知識
35.秘書人員需有包括 等幾個面較合理的知識結構。
A、基礎知識 B、綜合知識 C 專業知識 D 相關知識
36.人際關系一般具有這樣幾個特點，即 。
A.個體性 B 情感性 C 易變性 D 對應性
37.寫作過程中的準備階段包括 幾個方面。
A.明理 B 儲材 C 辨體 D 修改
38.雜文類是報刊上內容廣泛、形式繁多、筆法靈活、風格多樣、短小精悍，帶有文學色彩的、戰斗性極強的社會論文。包括日記、 等各種短文。
A.通訊 B 書信 C 序跋 D 隨筆
39.傳播文體的一般特點可以概括為公開性、 、可讀性。
A.真實性 B 針對性 C 事宜性 D 說明性
40.通訊最常風的是人物通訊、 。有時以“巡禮”、“側記”、“見聞”、“報告”等形式寫的報道也屬于通訊范圍。
A.事件通訊 B 工作通訊 C 旅游通訊 D 小通訊
41.消息寫作要領有以下幾點： 、要有立場、要讓事實說話。
A.抒情 B 客觀 C 公正 D 全面
42.請示寫作應注意： 、不要事無大小，樣樣都請示。
A.內容要單一 B 以事實為依據，以法律為準則
C.避免多頭請示 D 夾敘夾議，敘議結合
43.批復寫作應注意掌握 等要領。
A.口氣婉轉 B 態度明確 C 內容簡短 D 緊扣請示
44.會議的作用，主要包括 。
A.決策指揮作用 B 組織協調作用 C 動員教育作用 D 信息交際作用
45.調查的方法，主要有文獻調查法 等。
A.問卷調查法 B 訪問調查法 C 實地調查法 D 電話調查法
三、判斷題
1.廣義的秘書機構，指承擔辦文辦事、信息調研、綜合協調、督促檢查與事務管理等全部秘書工作的部門，一般冠以“辦公”字樣。
2.秘書工作也是一種管理工作，但它是一種特殊的管理活動，即帶有領導性質的管理。
3.道德是一種社會意識形態，是人們調整自身與社會之間關系的行為規范的總和。
4.演繹是從一般推到個別的方法，從一般性的結論推演到歸屬類事物的個別對象。
5.國家秘密的密級分為“絕密”、“機密”和“秘密”三個等級。保密期限絕密級事項不超過五十年，機密級事項不超過三十年，秘密級事項不超過十年。
6.典型調查，是指在一定的總體范圍內，根據調查目的，選擇有代表性的單位進行調查，以推論總體，是深入了解社會情況的重要方法。
7.按人對信息的感知方式分，信息可分成直接信息與間接信息。
8.文章的層次大于段落，即若干個段落連綴組合成一個層次。
9.所謂照應，是指文章前后內容上的照顧和呼應。
10.新聞述評的標題一般要求多樣化，不像消息的標題那樣單一。
11.聯合行文，主辦機關名稱應當排列在前，聯合下發的文件，應由主辦機關蓋章。
12.從表達方式上來說，消息和通訊一樣，除了概括敘述外，都要適當運用抒情、議論、描寫的手法，不但要讓事實說話，而且要用形象感人。
13.雜文的事實材料和一般議論文中的事實材料一樣，都是作為證明或駁論點的論據。
14.敘述以語言文字的詳略程度而言，可以分為概括敘述和具體敘述兩種。
15.文藝文訴諸讀者的是情感和想象;應用文訴諸讀者的則是無可辨駁的事實和不可辨駁的真理。
四、簡答題
1.簡述秘書機構設置的原則。
2.簡述調查研究的基本原則。
3.構思的任務。
4.標題的種類及作用。
五、公文修改(找出錯誤并加以改正)
商洽代培文秘人員的函
x農函字〔1999〕6號
xx大學中文系：
獲悉你系將于99年9月份開辦秘書業務進修班，系統講授有關秘書業務以及公文寫作處理的基本理論與方法。1984年機構改革以來，不少新的文秘人員由于沒有經過系統的專業學習，我廳所屬各單位的文秘人員調整較大，業務素質較差。現在你們開辦進修班，為這些同志提供了一個非常難得的學習機會，我廳擬派10名文秘人員隨班學習，委托你們代培。有關代培所需的一切費用，我廳將如數撥付。以上各項望遵照執行。
xx省農業廳人事教育處(公章)
1999年7月3日
六、作文
以《車站偶記》為標題，寫一篇800以內字的記敘文。
參考答案
一、單項選擇題
1、A 2、C 3、B 4、A 5、B 6、B 7、C 8、D 9、D 10、A 11、A 12、D
13、B 14、C 15、A 16、A 17、A 18、D 19、A 20、D 21、D 22、A 23、B
24、D 25、C 26、B 27、C 28、D 29、C 30、C
二、多項選擇題
31、ABC 32、ABCD 33、ABD 34、ABCD 35、ACD 36、ABD 37、ABC 38、BCD 39、ABC 40、ABCD 41、BCD 42、AC 43、BCD 44、ABCD 45、ABC
三、判斷題
1、√ 2、x 3、x 4、√ 5、x 6、√ 7、√ 8、√ 9、√ 10、x 11、x 12、x 13、x 14、√ 15、√
四、簡答題
1、答：秘書機構的設置，必須遵循適應性、精簡性、高效性的原則。
即指秘書機構的設置，要適應領導的決策與管理工作的需要;要盡可能少，秘書機構的層次應嚴加控制，不能分層過多;要力求高效，要重視秘書群體結構的優化，充分發揮秘書機構的整體效能。
2、答：在調查研究的具體實踐中，必須堅持以科學的理論為指導，遵循客觀性原則、實踐性原則、群眾性原則和綜合性原則。
客觀性原則是指在調查研究中應尊重客觀事實，一切從實際出發，實事求是，準確地、真實地反映客觀地社會現象、社會問題、社會事實。
實踐性原則是指要從實踐的需要出發確定調查研究課題，回答實踐中提出的問題，把調查研究的成果用于指導實踐。
群眾性原則是指調查研究，必須深入到廣大群眾中去，充分相信和依賴群眾，拜群眾為師，虛心向群眾學習求教。
綜合性原則是指調查研究應多方位、多層次、多角度地綜合進行。
3、答：1.明確主題。首先要解決選題立意。選題有兩個意思，一是選擇研究和寫作的課題，二是選擇、確定文章的主題。
2.理清思路。主題明確后，還必須經過頭腦的繼續思索加工，解決一個怎么認識和怎么反映的問題。
3.選擇材料。根據主題和思路進一步審查和篩選材料，對能表現主題的要詳寫，一般的應剔出。
4.醞釀框架。思路的具體表現則為構筑文章的框架，安排文章的格局，要根據寫作目的和需要選擇適當的語言手段和文章體式。
4、答：標題的種類有：
主題(又稱正題)、副題，又稱副標題，包括引題(肩題或眉題)、腳題(下輔題、下標題)。
1. 主題的作用是揭示文章的主體內容
2. 主副標題往往一虛一實，互相補充。
五、公文修改
1. 標題少引導介詞——關于商洽代培文秘人員的函
2. “X農函字[1999]6號”——改為“X農函[1999]6號”
3. 文內年份要用公元紀年——“1999年9月份”
4. “系統講授有關”后的“秘書業務”——改為“秘書業務知識”
5. 正文第二句話語序混亂——應個改為“1984年機構改革以來，我廳所屬各單位的文秘人員調整較大，不少新的文秘人員由于沒有經過系統的專業學習，業務素質較差。”
6. “委托你們代培”——改為“委托你們培訓”或“請你們代為培訓”。
7. “有關代培所需的一切費用”——改為“代培所需費用”或“有關代培的一切費用”
8. 結尾用語應注意商洽性，不可用命令語言——可用“可否，敬請復函”
9. 發文機關不對——應對“XX省農業廳”，《國家行政機關公文處理辦法》中規定，機關內設部門除辦公室以外，不得單獨對外行文。
10. 落款在文日期不對——用漢語數字“一九九九年七月三日”
六、作文題
略
文秘專業知識試題及答案 2
一、選擇題
1、我國最早的秘書機構產生于：(A)
A、商朝 B、戰國 C、秦朝 D、漢朝
2、(B)的出現是秘書活動產生的前提條件。
A、皇帝 B、社會管理組織 C、文字 D、公文
3、貼黃是(D)首創的公文糾誤制度，就是在制敕等文書的寫錯之處貼上黃紙，然后改正。
A、商朝 B、秦朝 C、漢朝 D、唐朝
4、指出下列不屬于秘書工作主要內容的選項：(C)
A、辦文 B、辦事 C、辦證 D、辦會
5、漢末曹操為魏王時，設“(D)”，從此，“秘書”由指物轉為指人。
A、太史 B、尚書 C、丞相 D、秘書令
6、請指出對公文處理的特點說法錯誤的一項。(C)
A、政治性 B、時限性 C、公開性 D、規范性
7、代表大會的會場布置要體現的是(C)氣氛。
A、莊嚴肅穆 B、熱烈喜慶 C、莊嚴隆重 D、自由活潑
8、下列選項不屬于公文處理的作用的一項是：(D)。
A、助手作用 B、樞紐作用 C、 查考作用 D、總結作用
9、下列程序中不屬于發文處理階段的是(D)。
A、擬稿 B、審核 C、繕印 D、批辦
10、下列選項不屬于會后工作的一項是(C)。
A、清理會議文件 B、離會與送別
C、撰寫會議記錄 D、會議工作總結
11、法規性公文以(C)日期為成文日期。
A、簽發 B、用印 C、批準 D、 定稿
12、官印被作為公文有效性的標記，是從(B)開始的。
A、商朝 B、漢代 C、唐朝 D、宋朝
13、(C)是指主要領導人對審核過的文稿進行最后審閱，并簽字同意發文。
A、批辦 B、注辦 C、簽發 D、分發
14、橫向溝通最經常采用的溝通形式是(B)。
A、面談 B、會議 C、備忘錄 D、報告
15、秘書做好隨從工作的主要目的是(C)。
A、為領導者創造良好環境 B、保證領導者身體健康
C、節約領導時間 D、提高領導效能
16、下列選項不屬于辦公室的辦事原則的是：(D)。
A、服務原則 B、高效原則 C、保密原則 D、分散原則
17、下列選項不屬于辦公室日常事務管理的是：(D)。
A、郵件管理 B、值班管理 C、印信管理 D、行政管理
18、秘書應把(D)作為接待工作的主要依據。
A、領導指示 B、單位條件 C、來賓要求 D、接待方案
19、(C)曾四次擔任中央秘書長和軍委總政治部秘書長職務。
A、毛澤東 B、周恩來 C、鄧小平 D、瞿秋白
20、“尊者決定”的原則適用于(C)。
A、致意 B、介紹 C、握手 D、寒暄
21、下列選項不屬于秘書職業著裝“TOP”原則是(D)。
A、整齊的 B、 適合特殊場合的 C、舒適愉快的 D、高級的
22、下列中不符合設計合理的辦公室環境標準的選項是(D)。
A、方便 B、 安全 C、整潔舒適 D、豪華
23、接到打錯的電話時，比較妥當的處理方式是(C)。
A、告訴他打錯了，然后掛電話。
B、告訴對方你的號碼是什么。
C、仔細問他找的人是誰，看能否幫忙。
D、告訴他，查清楚號碼再打。
24、下列中不屬于公文處理的基本環節的選項是(C)。
A、收文處理 B、發文處理 C、辦文處理 D、公文管理
25、商末，朝廷中出現了我國最早的秘書機構(A)。
A、太史寮 B、丞相府 C、尚書臺 D、太尉府
26、(A)是在收文處理和發文處理中的一個共同的工作程序。
A、登記 B、擬辦 C、批辦 D、用印
27、(A)適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。
A、報告 B、請示 C、函 D、調查報告
28、下列中不屬于商務交際的禮節與禮貌的選項是(A)。
A、宴請 B、致意 C、握手 D、寒暄
29、檔案集中制度產生于(D)。
A、商朝 B、秦朝 C、唐朝 D、宋朝
30、(D)是指文件承辦完畢，由經辦人在公文處理單上注明處理結果和處理日期。
二、判斷題
1、通知是最為常見的行政公文，屬于知照性公文。(√)
2、通告的使用范圍大于公告。(x)
3、繕印是指公文人員對已簽發的文稿進行打印和用印。(x)
4、會議記錄是記載、傳達會議情況和議定事項的公文。(x)
5、公文處理包括收文處理、發文處理和公文管理三個基本環節。(√)
6、會議具有必要性、適宜性、合法性、可行性等特征 。(√)
7、公文處理要遵循及時、準確、公開、統一、簡化的基本原則。(x)
8、啟封是秘書特有的職責，單位和領導的所有文件、信件，秘書人員都有權拆封。(x)
9、文稿經領導簽發即成為定稿，文稿據此可以生效。(√)
10、文件用印要核實份數，超過份數的文件不能蓋印，并要及時銷毀。(√)
11、接待通常包括五要素：來訪者、來訪意圖、接待地點、接待任務、接待方式。(x)
12、下行溝通是指上級作為信息發布者對下屬進行的一種溝通。(√)
13、名片應放在伸手可及的地方，以便隨時取出，如放在褲子后口袋里。(x)
14、握手應遵循“尊者決定”的原則，即由身份尊貴的人決定雙方有無握手的必要。(√)
15、跨部門的橫向溝通通常采用會議、備忘錄、報告等形式，其中報告是最經常采用的溝通形式。(x)
16、開放參觀活動是指將組織內部有關場所和作業程序對外開放的活動。(√)
17、一個設計合理的辦公室布局應該符合以下標準：方便;整潔舒適;和諧統一;安全。(√)
18、為他人作介紹時，應將男士介紹給女士，將職位低者介紹給職位高者。(√)
19、宴請和會談的座次安排一般應遵循國際上“主左客右”的慣例安排。(√)
20、值班時應做到：準確、嚴謹、及時、熱情。(√)
21、秘書是在各種社會組織中為領導者或私人辦文、辦會、辦事的參謀和助手。(√)
22、印章最早出現于先秦時期，印章管理制度以唐代規定最為嚴格和具體。(√)
23、貼黃是宋朝首創的公文糾誤制度，就是在文書的寫錯之處貼上黃紙，然后改正。(x)
24、請示具有一文一事、請批對應、事后行文等特點。(x)
25、在落款處加蓋的印章要“騎年蓋月”，以示莊重、嚴肅，并防止他人作弊。(√)
26、商末，朝廷中出現了我國最早的秘書機構——太史寮。(√)
27、印章是一種標志，具有權威作用、法律效力和憑證作用。(√)
28、會見的目的是正式交換意見，須達成書面協議并正式簽署協議。(x)
29、商務交際的禮節與禮貌主要包括：致意、介紹、握手、寒暄等。(√)
30、會見合影，按禮賓次序，一般由主人居中，以主人右手為上，主客雙方間隔排列。(√)
三、填空題
1、秘書活動的產生必須具備兩個基本條件：一是(秘書活動產生的前提條件即社會管理組織)的出現;二是(秘書活動產生的必要條件即文字和公文)的出現。
2、公文處理包括(收文處理)、(發文處理)和(公文處理)三個基本環節。
3、禮儀基本內容包括 (儀容)、(儀表)、(儀姿.儀態)、(氣質風度) 。
4、辦公室管理包括四個要素：(組織目標 )、(符合目標的運轉方式)、(管理人員)和 (科技管理手段) 。
5、秘書是在各種社會組織中，為領導者或私人(辦文)、(辦會)和(辦事)的參謀和助手。
6、秘書面臨的溝通有兩種形式：(縱向溝通)、(橫向溝通) 。
7、(會議紀要)，適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
8、(調查報告)是對某一情況、事件、經驗或問題，根據市場調查研究成果而寫出的有情況、有分析的書面報告。
9、我國現行的13種行政公文中最典型的上行文種是(請示)和(報告)，既可上行又可下行，還可平行的公文文種是(函)。
10、辦公室布局一般有(封閉式)和 (開放式)兩種。傳統的辦公室主要是(封閉式)的，現在較多采用(開放式)布局。
11、秘書在商務場合的著裝應做到四個協調：與 (環境)協調、與 (社會角色)協調、與(自身條件)協調和與 (時節)協調。
12、秘書工作的主要構成要素可以概括為 (辦文)、(辦會)和(辦事)。
四、問答題
1、什么是秘書?
答：在我國現階段，通常是指黨政機關、部隊、社會團體或企業、事業單位領導的助手，這一職業的工作具有輔助性和服務性。
2、秘書部門的職能性和工作特點?
答：(1)綜合性。
(2)輔助性。
(3)門面性。
(4)機要性。
3、秘書工作的主要內容?(風險題)
答：(1)處理文電。
(2)撰擬文稿。
(3)辦理會務。
(4)調查研究。
(5)查辦、催辦。
(6)根據領導意圖協議本單位的有關工作。
(7)安排禮儀活動。
(8)處理來信來訪。
(9)組織機要交通。
(10)檔案的管理。
(11)其他日常事處及領導臨時交辦的任務。
4、秘書工作的作用：
答：(1)樞紐作用。
(2)助手作用。
(3)參謀作用。
(4)協調作用。
(5)耳目作用。
5、秘書工作的指導思想：
答：一是為直接領導服務;二是為與本系統有關的部門及其成員服務;三是為廣大人民群眾服務。
6、秘書工作的原則：
答：(1)準確。
(2)迅速。
(3)求實。
(4)保密。
7、秘書工作者的政治素質：
答：(1)具有較高的理論水平。
(2)具有較強的法律意識和政策觀念。
(3)具有全心全意為人民服務的思想。
(4)嚴于律己，遵守紀律。
8、秘書工作人員應具備的基礎知識：
答：(1)基礎知識。
(2)社會知識。
(3)專業知識。
(4)業務知識。
(5)輔助知識。
9、秘書人員應具備的能力：
答：(1)調查研究能力。
(2)收集資料的能力。
(3)文字表達能力。
(4)口頭表達能力。
(5)組織協調能力。
(6)辦事能力。
(7)管理事務的能力。
(8)文字書寫的能力。
(9)操作現代辦公設備的能力。
10、信息的作用?
答：①為領導的科學決策提供依據。
②為實現科學管理創造條件。
③是發揮參謀，助手作用的主要內容。
11、現代秘書部門信息工作應遵循兩條原則?
① 全面服務。
②實事求是。不夸大縮小，既報喜，又報憂。
12、值班記錄電話記錄應包括五個要素?
答：a、來電時間。b、來電單位、姓名及職務、電話號碼等。c、來電內容。d、領導批示和處理意見。e、接電話記錄人。
13、值班日記四要素：
答：值班員、值班時間、記事內容、辦理情況。
14、打電話的一般程序是什么?
答：(1)打電話就應對電話內容擬出腹稿或擬出文字提綱，特別重要的事情，要寫出通話全文。
(2)電話接通后，先問明對方是否就是要通知的單位或當事人，然后先通報自己單位名稱、職務、姓名，再問對方姓名、職務，最后再說通話內容。
(3)向下級打的電話比較重要的，需要記錄的電話，打完后應要求對方復述一遍，確保對方記錄無誤。下級人員在接完上級的重要電話后，亦應主動復述。
(4)要找的人不在時，可要求對方轉告或安排回電話。
15、回電話接電話的一般程序是什么?
答：(1)回答電話要迅速，盡可能在鈴響第一遍后就接并立即打招呼。
(2)問清對方單位、姓名、職務后，通報自己的單位、職務和姓名。
(3)所接電話一般都應有記錄，必要時使用錄音電話，并時常檢查自己對所接電話的處理情況。
(4)來電話者要找的人不在時，問清是否需要代為轉告，不清楚的事情不盲目回答。
16、電話記錄有哪五個部分?
答：一是來電時間、包括年、月、日、時、分;二是來電單位、姓名及電話號碼;三是來電內容;四是處理意見和領導批示;五是接電話記錄人。
17、什么是文書?
答：指個人、社會組織、政黨集團、國家政權在社會活動中為了一定目的而形成并使用的特定格式的文字資料。
18、什么是文件?
答：通常所說的文件，是指機關、團體、部隊、企事業單位制發使用的具備一定格式的公務文書。
19、什么是會簽?
答：兩個及兩個以上機關聯名行文，須經各聯名機關的領導同志聯名簽署。聯名簽署文件的過程稱作會簽。會簽本身也是一種會商，但大量的實質性的會商工作應在會簽之前進行。
20、什么是傳達范圍?
答： 指可以聽到宣讀文件的人員范圍。文件需要傳達到哪個范圍，一般都是根據臨時情況確定的，文件中應當注示清楚。
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