行政文秘工作職責細化

時間：2021-04-03 11:54:56 文秘資料我要投稿

行政文秘工作職責細化

　　作為一名文秘，每天在辦公室需要的負責的工作有哪些呢？下面是小編為大家整理了行政文秘工作職責細化，希望能幫到大家！

行政文秘工作職責細化

　　職責一：行政文秘崗位職責

　　一、接聽前臺電話

　　1、前臺任意一臺電話機在鈴聲響起三聲之內接起電話，即使是你正在接聽一個電話，公司行政文秘工作職責。

　　2、做好前臺電話的轉接工作，有人需要轉接到總經理辦公室、財務室時需要與總經理、財務相關人員溝通好后方可接入。

　　3、出現電話沒有辦法轉接或是需要聽電話的員工不在辦公室時及時留下顧客的電話與姓名，方便公司員工與他取得聯系。

　　二、接待好來公司拜訪的客戶

　　1、來公司上門維修的顧客先將顧客的維修機做一個初步檢查方可將機器交到維修員手中并告知此機器的詳細故障后維修員再進行詳細檢測，在維修員給顧客檢測時可以請顧客做下喝水或是介紹公司的相關新產品。

　　2、在接待上門下載客戶時做好客戶下載登記，多詢問顧客的使用情況及周圍朋友有無在使用同類產品，留下客戶的重要信息資料。

　　3、來公司洽談業務的客戶先讓客戶做下喝杯水再來通知此項目的相關負責人洽談相關業務。

　　4、一次性接待顧客三個以上時可以叫維修員幫忙接待上門維修客戶。

　　5、認真接待每一位顧客，做好公司的形象窗口。

　　三、及時處理與打印公司相關文檔資料

　　1、商場在辦理相關事項需要公司出示相關證明時及時打櫻

　　2、公司有相關新品訂價與貨品調價時出示相關貨品價格通知。

　　3、公司有員工調動是及時出示調動通并及時更改公司的通訊錄。

　　4、每月9日、17日、25日、1日將公司商場部的電子報表與批條按照合理的格式通過打印機打印出來交給財務。

　　5、及時整理電腦中的文檔資料，合理歸檔。

　　四、考勤的制作

　　1、文秘在每日早晨做好考勤的嚴格把關。

　　2、每月月初將上個月的考勤用電子表格制作出來，在制作過程中注意請假、轉正人員及已滿周年人員的詳細標注。

　　五、人事處理

　　1、新員工在入職時一定要將入職書、個人擔保書及擔保人的身份證復印件一起存檔放入檔案庫中。

　　2、新員工在入職后要將新員工的員工檔案輸入電腦中的電子檔案之中。

　　3、所有員工離職均要辦理好公司的離職書并及時發放離職員工通知告之公司所有部門同事。

　　4、員工離職后均有一份離職書保存在公司檔案資料。

　　六、后勤處理

　　1、為公司所有員工名片制定的確定與核實。

　　2、及時收取公司電子郵箱的電子信件。

　　3、收理好送上公司的包裹。

　　4、公司日用品的采購。

　　5、報銷公司相關開支費用及公司的郵寄費用。

　　6、及時處理好客戶的投訴問題。

　　七、與維修部的緊密合作，及時收取維修費用并將維修費用上交到公司財務。

　　八、業務部客戶資料的入檔

　　1、每天早上到公司提醒業務員及時整理昨天的工作日記，在業務員整理完畢之后輸入到電腦電子檔案之中，分企業與客戶電子檔案兩份資料進行輸入。

　　2、業務員沒有及時填寫的要向他的上級反應要求及時補加功課。

　　九、協助倉庫整理一些新貨的入倉蓋章。

　　十、熟悉公司每一個品牌、每一個型號的下載工作。

　　職責二：行政文秘崗位職責

　　一、負責做好計算機打字、復印等行政工作。

　　二、負責公司辦公設備的管理，計算機、傳真機、簽字長途電話、復印機的具體使用和登記，名片印制等工作。

　　三、負責公司郵件和報刊的收娶分發工作。

　　四、負責公司電話小總機的接線工作。對來往電話駁接準確及進、聲音清晰、態度和藹，恰當使用禮貌用語;對未能聯絡上的'記錄在案并及時轉告;對緊急電話設法接通，未通者速報行政部經理處理。

　　五、負責低值易耗辦公用品的發放、使用登記和離職時的繳回，管理制度《公司行政文秘工作職責》。

　　六、負責各類辦公用品倉庫保管，每月清點，年終盤存統計，做到入庫有驗收、出庫有手續，保證帳實相符。

　　七、按標準定額，做好添購辦公用品的計劃編制和申購手續工作，做到既不脫檔又是不長期積存。

　　八、完成各項勤雜、采購工作。

　　九、負責公司辦公場所的室內外綠化、盆景狀況的檢查監督，保證舒適良好的工作氛圍。

　　十、負責下班時對整個辦公區的巡視，查看門窗、水機電源、電腦電源等、關閉情況并做記錄。

　　十一、完成行政部經理臨時交辦的其他任務。

　　職責三：行政文秘崗位職責

　　一、及時處理與打印公司相關文檔資料

　　1、商場在辦理相關事項需要公司出示相關證明時及時打櫻

　　2、公司有相關新品訂價與貨品調價時出示相關貨品價格通知。

　　3、公司有員工調動是及時出示調動通知并及時更改公司的通訊錄。

　　4、及時整理電腦中的文檔資料，合理歸檔。

　　二、考勤的制作

　　1、文秘在每日早晨做好考勤的嚴格把關。

　　2、每月月初將上個月的考勤用電子表格制作出來，在制作過程中注意請假、轉正人員及已滿周年人員的詳細標注。

　　三、人事處理

　　1、新員工在入職時一定要將入職書、個人擔保書及擔保人的身份證復印件一起存檔放入檔案庫中。

　　2、新員工在入職后要將新員工的員工檔案輸入電腦中的電子檔案之中。

　　3、所有員工離職均要辦理好公司的離職書并及時發放離職員工通知告之公司所有部門同事。

　　4、員工離職后均有一份離職書保存在公司檔案資料。

　　四、后勤處理

　　1、為公司所有員工名片制定的確定與核實。

　　2、及時收取公司電子郵箱的電子信件。

　　3、收理好送上公司的包裹。

　　4、公司日用品的采購。

　　5、報銷公司相關開支費用及公司的郵寄費用。

　　6、及時處理好客戶的投訴問題。

　　五、與跟單部署的緊密合作，及時收快遞費用單并將快遞費用單上交到公司財務。

　　六、跟單部客戶資料的入檔

　　職責四：行政文秘崗位職責

　　一、執行辦公用品的采購、發放、管理

　　1、新員工入職時，由部門經理根據辦公用品實際需要，提出申請，向行政文秘簽字領齲其余時間，員工急需領取辦公用品，必須簽字，并寫清楚領用時間、項目、數量等。

　　2、員工離職時，部門經理應認真清點其辦公用品，并到行政部填寫移交清單并簽字。

　　3、行政文秘每月對辦公用品進行一次盤點，辦公用品采購原則上由各部門向行政部提出申請后統一采購，特殊物品采購由部門主管、副總同意后另行購買。

　　二、信件的收發、文件資料打、復印，傳真管理

　　1、公司所有打英復印文檔工作及信件、報刊收發管理工作由行政文秘統一負責。收到信件資料由行政文秘及時通知或遞送給收件人。對投遞錯誤的信件，退回或轉移。發件時，由發件人填寫好資料，再由行政文秘執行發送。

　　2、行政文秘妥善保管外部提供的文件資料打英復印或快遞的結賬單據，并負責核對單據數量、金額，便于財務結算。

　　3、員工不得利用公司機器打印或傳真與工作無關的文件，行政文秘有權監管教育。

　　三、執行印制名片的聯系、校稿與管理

　　1、公司名片格式統一化，由公司行政文秘依據企業形象規劃并聯系印刷業務。

　　2、需做名片的員工，先填寫名片印制申請單，經部門經理簽字后交由行政文秘負責辦理。

　　3、名片印制前需校稿，確認名片職務、部門是否相符，姓名、聯系辦法等需確認無誤。自確認名片內容起，一周內，行政文秘將做好的名片發放給名片印制申請者。

　　四、執行固定資產及低值易耗品的管理

　　1、負責對公司的固定資產進行盤點、登記。做到編好號、貼標碼、注明使用狀況、統計數量、并責任到具體員工。使用者離開本公司時，公司資產收歸行政部管理。對需要報廢的資產進行報廢登記處理。

　　2、行政文秘根據盤點狀況，制作《公司固定資產使用情況登記表》，發給公司相關負責人。

　　3、行政文秘負責對打印機、傳真機等其它辦公設備、設施的保養維護和聯系維修工作。

　　五、執行書籍、文件、資料的規范管理

　　1、公司所有書籍應編碼貼號、做好編目、分類存放、按順序排列整齊，及時更新登記表。

　　2、公司員工借書、領取文件資料時，必須簽字登記。應注明“日期、姓名、編號、項目名稱、數量、歸還日期、備注”等。

　　3、員工借書的限期不超過一個月，行政文秘應提醒催還。員工離開公司時，應歸還所領文件、資料給行政文秘。書籍、資料被歸還時，行政文秘應備注說明歸還日期。

　　六、執行公司證照、年檢及員工社保卡的申辦

　　1、公司變更或申請辦理分支機構，先準備辦理營業執照相關資料，然后到工商局領取營業執照登記申請表;營業執照申辦完畢后，持營業執照原件及公司法人代表身份證復印件辦理組織機構代碼證;組織機構代碼證辦理完畢后，準備相關資料辦理稅務登記證。

　　2、公司年檢一般從三月份開始，至六月底結束。可登錄“深圳市工商行政物價管理局”網站，了解當年度辦理年檢的需要的資料，先進行網上申請，再交實物資料到工商局辦年檢。

　　3、需辦理社保卡的員工，先提交“勞動保障局數碼照片回執”，行政部打影制證清單”后，行政文秘到社保局四樓交錢辦理。后憑社保局回執領取社保卡。

　　七、飲用水管理、訂餐、訂會議廳、訂房、訂票等

　　1、根據飲用水的飲用情況，及時負責公司飲用水的訂送。確認送水桶數、空桶回收數量。

　　2、公司負責人或其它部門根據實際需要，提出訂餐、訂會議廳、訂票、訂房申請時，行政文秘

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