公文處理常用知識

　　一、公文處理中常見的問題

　　1、照抄省市文件較多，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。

　　2、格式不對。主題詞標(biāo)注錯(cuò)誤；印刷不清晰、裝訂不規(guī)范；公文字體字號使用錯(cuò)誤；缺頁、少頁等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生；主送機(jī)關(guān)不規(guī)范。

　　3、審核程序不對。經(jīng)常出現(xiàn)有些部門起草代擬的文件，涉及經(jīng)費(fèi)、編制、人事、數(shù)字統(tǒng)計(jì)等問題，在未經(jīng)有關(guān)部門協(xié)調(diào)一致的情況下，直接報(bào)送黨委辦公室或直接呈遞領(lǐng)導(dǎo)閱定；有些內(nèi)容未經(jīng)某項(xiàng)工作涉及的主管領(lǐng)導(dǎo)閱知。

　　4、傳遞程序不對。有些部門公文起草、審核、傳遞中嚴(yán)重違反公文運(yùn)轉(zhuǎn)程序，領(lǐng)導(dǎo)先簽發(fā)，出現(xiàn)公文倒流現(xiàn)象，辦理質(zhì)量較差。

　　5、紙制文檔和電子文檔歸檔不能主動(dòng)按要求按時(shí)存檔。

　　二、公文排版規(guī)格

　　1、用紙：（1）黨委系統(tǒng)公文一般用b5或a4紙，現(xiàn)在經(jīng)常用a4型，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm，公文用紙訂口：（左白邊）為：28mm±1mm。版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）。（2）公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2-80g/m的膠紙印刷紙或復(fù)寫紙。紙張白度為85%—90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，ph值為7.5—9.5。（3）多于3頁必須用a3幅面，無論a4或a3都必須正反兩面印刷。

　　2、正文用3號仿宋體字，文中如有小標(biāo)題用3號黑體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。

　　3、印刷要求：雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)bl100％，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)y80％，m80％。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

　　4、裝訂要求：公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷�芯上下�?/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書間的距離為3mm~5mm；無壞釘、漏釘、重釘，針腳平伏牢固；后脊不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90度，無毛茬或缺損。

　　5、字體、字號：標(biāo)題用二號標(biāo)宋或新標(biāo)宋，正文中一級標(biāo)題用三號黑體，二級標(biāo)題用三號楷體，三級以下標(biāo)題和正文用三號仿宋，頁碼用四號全角楷體阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。

　　6、附件標(biāo)注于落款前、正文之后。黨的機(jī)關(guān)公文附件不空行，如：附（黑體）:“秘書工作”“秘書工作”××（楷體）。若有多個(gè)附件可用阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3上下排列，附件標(biāo)識每行后面不能有標(biāo)點(diǎn)符號，另外，如果所附內(nèi)容需回行，第二行應(yīng)與冒號后第一個(gè)字符對齊。附件正文要在附件材料左上角用3號黑體頂格標(biāo)識“附件”二字。

　　7、公文中頁碼距正文7mm，用4號全角楷體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，a4型紙置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。雙面印刷時(shí)，單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁以后的頁不標(biāo)識頁碼。

　　三、黨的機(jī)關(guān)公文與國家行政公文這兩種公文的種類與格式有什么異同

　　1、用紙格式不統(tǒng)一。按規(guī)定，黨的機(jī)關(guān)公文用紙規(guī)格既可采用b5型，也可采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型;國家行政機(jī)關(guān)一般用a4型。但當(dāng)前黨的機(jī)關(guān)公文普遍采用的是16開型，國家行政機(jī)關(guān)公文普遍采用的是a4型。

　　2、排印字號不統(tǒng)一。黨的機(jī)關(guān)公文使用的字號比較多,有2號、3號、4號、5號字，而行政機(jī)關(guān)公文除標(biāo)題外都用3號字。如，黨的機(jī)關(guān)公文發(fā)文字號、簽發(fā)人、印發(fā)單位和印發(fā)日期用4號字、抄送機(jī)關(guān)名稱用5號字;而行政機(jī)關(guān)都用3號字。

　　3、排印字體不統(tǒng)一。主要是份號、簽發(fā)人姓名、正文小標(biāo)題、主題詞和主題詞目字體不同。如，黨的機(jī)關(guān)公文簽發(fā)人姓名用仿宋，行政機(jī)關(guān)公文用楷體；黨的機(jī)關(guān)公文主題詞目用書宋體，行政機(jī)關(guān)公文用小標(biāo)宋體；黨的機(jī)關(guān)公文正文一級小標(biāo)題用黑體，二級小標(biāo)題用楷體，行政機(jī)關(guān)公文正文小標(biāo)題用仿宋。

　　4、標(biāo)注位置不統(tǒng)一。黨政機(jī)關(guān)公文一些格式要素標(biāo)注的位置也不同，最容易使辦文人員忽略。黨的機(jī)關(guān)公文不標(biāo)注保密期限的，密級標(biāo)注在份號的下方，標(biāo)注密級期限的，密級二字在首頁版心右上角，行政機(jī)關(guān)公文密級標(biāo)注在首頁版心右上角，右側(cè)標(biāo)2號五角星與保密期限；黨的機(jī)關(guān)不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，主送機(jī)關(guān)排印在印發(fā)傳達(dá)范圍處，行政機(jī)關(guān)不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文和主送機(jī)關(guān)名稱首頁排不下時(shí)，主送機(jī)關(guān)排在主題詞之下，抄送機(jī)關(guān)之上；黨的機(jī)關(guān)公文附件名稱在正文末行之下接著排印，行政機(jī)關(guān)的公文在正文末行之下空一行排印；黨的機(jī)關(guān)公文抄送兩字在左邊頂格排印，行政機(jī)關(guān)的公文抄送兩字在左邊空一字排印；黨的機(jī)關(guān)公文印發(fā)單位與印發(fā)日期左右各空半個(gè)4號字排印，行政機(jī)關(guān)的公文印發(fā)單位與印發(fā)日期左右各空1個(gè)3號字排印。

　　5、標(biāo)注方式不統(tǒng)一。黨政機(jī)關(guān)公文格式有些在標(biāo)注方式和要求上也不統(tǒng)一，最容易讓辦文人員混淆。如，黨的機(jī)關(guān)公文間接行文均用書名號將其標(biāo)題全部標(biāo)出，行政機(jī)關(guān)公文除法規(guī)性文種用書名號外，其余文種均用綜合性標(biāo)題，無標(biāo)點(diǎn)符號；縣級與基層黨的機(jī)關(guān)行文，所有公文均署名，三個(gè)以上行政機(jī)關(guān)聯(lián)合行文才署名；黨的機(jī)關(guān)公文成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，行政機(jī)關(guān)公文用漢字標(biāo)注；黨的機(jī)關(guān)有特定版頭的普發(fā)性公文不蓋章，行政機(jī)關(guān)的所有的公文均加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的印章；黨的機(jī)關(guān)公文主題詞用主題詞法標(biāo)注，一般不超過10個(gè)主題詞詞目，行政機(jī)關(guān)公文用分類法標(biāo)注，一般不超過5個(gè)主題詞詞目等等。

　　四、公文校對的主要內(nèi)容

　　1、校正與文稿不符的錯(cuò)誤內(nèi)容、不規(guī)范的字句等；

　　2、校正顛倒的字、句、行、段及層次不清；

　　3、校正標(biāo)點(diǎn)、公式等方面的錯(cuò)誤；

　　4、校正格式、注文、頁碼編排等方面的錯(cuò)誤；

　　5、校正簽批程序；

　　6、校正印制質(zhì)量。

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