公文寫作基礎(chǔ)：公文的文體和格式

　　公文的文體

　　公文的文體，指公文的表達方式。公文屬應(yīng)用文體，應(yīng)具有應(yīng)用文體的基本屬性，即具有直接應(yīng)用性，從本質(zhì)到現(xiàn)象，從總體到細節(jié)的全面真實性與嚴格遵守國家統(tǒng)一規(guī)定，保證公文內(nèi)容完整、標記明顯的格式規(guī)范性。但它又不同于一般的應(yīng)用文，具有其自身的特殊屬性。

　　第一、公文被規(guī)定以現(xiàn)代漢語的書面形式(即白話文)作為必須使用的符號系統(tǒng)。白話文具有通俗易懂、語義確切的優(yōu)點。

　　第二、公文兼用說明、敘述、議論三種表達方式。這是因為公文內(nèi)容的表述，必須做到事理結(jié)合，除去對客觀事物的性質(zhì)、狀態(tài)、特征作出敘述與說明以外，還要求在此基礎(chǔ)上進行科學(xué)的分析與論證，以表明作者的觀點與態(tài)度。只是不同文種因其性質(zhì)與行文目的不同而在三種表達方式的運用上，各有側(cè)重。如規(guī)范性、公布性文件側(cè)重于說明的方式;工作報告、會議紀要側(cè)重于敘述的方式;而內(nèi)容復(fù)雜的公文，如調(diào)查報告，則需同時兼用三種表達方式。

　　公文的格式

　　公文格式是指組成公文的各部分文字符號在載體(紙張等)上排列的規(guī)定。公文格式具有較強的規(guī)范性;國家有關(guān)機關(guān)以法規(guī)、規(guī)章、標準等形式對其加以規(guī)范。規(guī)范的公文格式有利于維護公文的嚴肅性，方便對其直接閱讀與傳遞、處理;有利于應(yīng)用各種現(xiàn)代化信息技術(shù)處理與管理公文。

　　公文格式主要是對載體的規(guī)格尺寸、載體區(qū)域劃分、公文各組成部分的排列次序和編排式樣、文字符號的形體及尺寸等予以規(guī)范。

　　目前我國通用公文的格式一般為：

　　(1)公文紙采用國內(nèi)通用的16開型，推薦采用國際標準A4型。供張貼的公文的用紙幅面尺寸，可根據(jù)實際需要確定。

　　(2)公文紙分為可用以書寫、印刷文字、圖形等符號的圖文區(qū)，與不允許出現(xiàn)任何符號的白邊區(qū)兩個區(qū)域。上白邊(天頭)和左白邊(訂口)應(yīng)分別寬于下白邊(地腳)和右白邊(翻口)。

　　(3)所有文字符號從上至下，自左而右依次橫寫橫排版)。正文的行長應(yīng)與圖文區(qū)寬度相等(即通欄排)。

　　(4)左側(cè)裝訂。(少數(shù)民族可按其習(xí)慣書寫，排版)。正文的行長應(yīng)與圖文區(qū)寬度相等(即通欄排)

　　(5)在公文撰寫和印制過程中，各個組成部分的標注編排均需遵循一定的規(guī)范性要求。

　　①保密等級的標注與編排。在文稿上，應(yīng)根據(jù)公文的實際涉密程度，用漢字“絕密”、“機密”、“秘密”分別予以標注，并后加“★”，必要時還應(yīng)注明保密期限(如機密★5年)。

　　在正式發(fā)出的印制本上，保密等級位于公文首頁圖文區(qū)左上角，一般用3號或4號黑體字印刷。

　　②緊急程度的標注與編排。在文稿上，根據(jù)情況分別標注“急”或“特急”。&考&試大$在印制本上，緊急程度位于保密等級的下一行，字體字號與保密等級相同。

　　③文頭的編排。在印刷本上，文頭位于公文首頁上端，約占圖文區(qū)面積的1/3弱，以大號黑體字、黑變體字或標準體、宋體字套色(一般為紅色，但也可根據(jù)需要用其他顏色)印制，居中排一行。聯(lián)合行文的公文，一個作者占一行。

　　④發(fā)文字號的標注與編排。文稿上，應(yīng)由有關(guān)人員在注發(fā)之后，依照發(fā)文字號登記冊上的式樣，依次標注作者代字，置于方括號中的年份號，順序號。如國務(wù)院1997年第一發(fā)文即標作：“國發(fā)[1997]001號”。一件公文只有一個發(fā)文字號，聯(lián)合行文時只標注主辦機關(guān)的發(fā)文字號。

　　在印制本上，發(fā)文字號位于公文首頁文頭以下，居中;如有簽發(fā)人時，應(yīng)居左，兩者排一行。常采用3號或4號仿宋體印刷。發(fā)文字號下應(yīng)居中印一條長10omm的細實線。

　　⑤簽發(fā)人的編排。在印制本上，簽發(fā)人位于發(fā)文字號的同一行，居右側(cè)。排印出“簽發(fā)人”字樣后空一格排發(fā)簽發(fā)人的姓名，字體字號與發(fā)文字號相同。

　　⑥標題的標注與編排。撰寫文稿時，應(yīng)根據(jù)有關(guān)要求正確標注標題：結(jié)構(gòu)完整;語意確切;文字簡練、醒目，字數(shù)一般不超過50字。

　　⑦主送機關(guān)的標注與編排。在撰寫文稿時，應(yīng)將收受并對本文負實際辦理、簽復(fù)責(zé)任的機關(guān)的全稱或規(guī)范化簡稱或統(tǒng)稱標出，標注時需注意：除了普發(fā)性公文外，一份公文(特別是上行文)只能以一個機關(guān)為主送機關(guān)，不能“多頭主送”;除非領(lǐng)導(dǎo)者本人曾有要求，否則不能直接主送領(lǐng)導(dǎo)者，更不能同時直接主送幾位領(lǐng)導(dǎo)者;應(yīng)準確界定主送機關(guān)與抄送機關(guān)的區(qū)別，避免僅依據(jù)機關(guān)的級別而不是辦理方面的責(zé)任確定受文機關(guān)中的主送與抄送機關(guān);應(yīng)正確標注受文機關(guān)的名稱，禁止使用不規(guī)范的簡稱或籠統(tǒng)含混的統(tǒng)稱，以免無人承擔(dān)實際辦理責(zé)任，削弱公文的效用。

　　在印制本上，主送機關(guān)位于標題下，從左至右頂格排列機關(guān)的名稱，回行繼續(xù)頂格，結(jié)尾用冒號。如主送機關(guān)不止一個時，應(yīng)按其性質(zhì)、級別輕重高低以及有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列，機關(guān)名稱之間用頓號、逗號或分號分隔。常用3號或4號仿宋體字印刷。

　　⑧正文的編排。在印制本上，正文位于主送機關(guān)下，按自然段依次排列，每段起首空兩格，回行頂格，常用3號或4號仿宋體印刷。

　　⑨附件標記的標注與編排。撰擬文稿時，應(yīng)準確標注附件標記，注明其標題、件數(shù)、份數(shù)。

　　印制本上，附件標記必須位于正文以下日期之上，排出附件件號(只一件時不排)、標題、份數(shù)。每件一般占一行，字體字號與正文同。

　　⑩印章或簽署的編排。簽署位于正本的右下方，一位領(lǐng)導(dǎo)者占一行，先排出機關(guān)名稱、簽署者職務(wù)，后空兩格后請領(lǐng)導(dǎo)簽注姓名。

　　印章位于正式發(fā)出的印制本正文的右下方，應(yīng)上不壓正文，下壓日期。

　　⑾作者與日期的標注與編排。撰擬文稿時，應(yīng)如實在相應(yīng)欄目內(nèi)標注完稿時間、審核時間、簽發(fā)時間、會議通過或批準時間等，并注意標明完整確切的年月日。

　　在印制本上，作者位于正文右下方，排印發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范簡稱，一個作者一般占一行，字體字號同正文。

　　在印制本上，日期位于正文右下方，稍偏右排一行。字體字號與正文同。

　　⑿注釋的編排。除個別簡短的注釋采用正文夾注(在正文待解釋說明的對象后用圓括號標出釋文)外，注釋排印在印制本的末頁日期的下方。每項為一個自然段，如有兩項或兩項以上時，注意使正文中的序號和釋文前的序號保持一致。注釋常用小于正文的4號或小4號仿宋體字印刷。

　　⒀主題詞的標注與編排。在印制本上，主題詞位于末頁注釋之下，通常排一行，起首頂格標“主題詞：”字樣，然后排印主題詞，詞間空一格，常用與正文字號相同的黑體字印刷。

　　⒁抄送機關(guān)的標注與編排。在印制本上，抄送機關(guān)位于主題詞以下，用兩條與圖文區(qū)寬度相等的平行細實線作為界線，形成“抄送欄”。起首頂格排印“抄送：”字樣，而后，按機關(guān)的性質(zhì)、級別和有關(guān)規(guī)定或慣例依次排印抄送機關(guān)的名稱，其間用頓號、逗號或分號等分隔。常用與正文字體字號相同或小一號的文字印刷。

　　⒂印發(fā)說明的編排。在印制本上，印發(fā)說明位于抄送欄以下公文末頁最下端，在圖文區(qū)與下白邊交界處劃一條與抄送欄界線等長并平行的細實線，形成“印發(fā)說明欄”，字行的首尾各空一格。常用與抄送機關(guān)字體字號相同的文字印刷。

　　公文的結(jié)構(gòu)

　　公文的結(jié)構(gòu)指公文的組織結(jié)構(gòu)，具有規(guī)范性和相對確定性。國家有關(guān)機關(guān)對公文的基本構(gòu)成作出了規(guī)范性要求;其基本組成部分為一切公文所必備，其他組成部分可視具體情況決定取舍。

　　公文的基本組成部分有：標題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。&考&試大$

　　公文的其他組成部分有：文頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人、保密等級、緊急程度、主送機關(guān)、附件及其標記、抄送機關(guān)、注釋、印發(fā)說明等。

　　公文的稿本

　　在公文形成過程中，將有各種文稿、文本產(chǎn)生，它們在內(nèi)容、外觀形式以及效用方面均有很大區(qū)別。

　　草稿、是公文的原始文稿，包括有討論稿、送審稿、征求意見稿、草案等多種形式，均供討論、征求意見和修改審核使用，不具備戚公文的效用。

　　定稿、又稱原稿，是已經(jīng)履行法定生效程序的最后完成稿，即業(yè)經(jīng)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審核并簽發(fā)、正式會議討論通過或經(jīng)上級機關(guān)審核批準的文稿。具備正式公文的法定效用，是用以制作公文正本的標準依據(jù)。

　　正本、是供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式規(guī)范并具備各種生效標志。

　　副本、再現(xiàn)正本內(nèi)容及全部或部分外形特征的公文復(fù)制本或正本的復(fù)份。備存查、知照使用。

　　試行本、法規(guī)文件正本的一種特殊形式，在試驗推行期間具有法定效用。

　　暫行本、法規(guī)文件正本的一種特殊形式，在哲互里萬期間具有法定效用。

　　修訂本、對已經(jīng)發(fā)布生效的文件，在實行一定時期后進行修改訂正再行發(fā)布時使用的文本。修訂本具有法定效用。

　　不同文字稿本、同一公文在形成過程中，需要兩種或兩種以上文字撰制時，不同文字所形成的內(nèi)容相同的文稿或文本在效用上相同。

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