什么是公文

時間：2022-03-04 14:48:41 寫作基礎我要投稿

什么是公文

　　公務文書，又叫公務文件，簡稱公文，是法定機關與組織在公務活動中，按照特定的體式，經過一定的處理程序形成和使用的書面文字材料（包括電報，下同），是傳達貫徹黨和國家政策、方針，發布行政法規和規章，施行行政措施，指示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。以下是小編收集整理了公文方面的資料，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

什么是公文

　　公文的概念

　　公文是在公務活動中形成和使用的文書材料，離開公務活動就不存在公務文書。法定機關和組織以公務文書作為實現其職能的重要手段的依據；公務文書必須反映和處理公務。這就是公務文書區別于私人文書的本質所在。

　　公文有廣義和狹義之分。廣義公務文書的指稱范圍包括機關、團體、企事業單位的各種文件、電報、報表、會議文件、調查材料、記錄、登記表冊等。它們都是法定機關與組織在公務活動中所形成和使用的，具有法定效力和規范體式并須經過一定處理程序處理的文書材料。

　　狹義公務文書的指稱范圍包括通用公文與專用公文。通用公文指《公文處理辦法》中規定的十二類十三種公文，專用公文指除通用公文外由外事、軍事、司法等機關根據本部門需要而使用的專用公文。

　　公文的類別

　　依不同標準，不同角度，公文有多種分類方式。

　　（1）通用公文與專用公文。

　　根據形成和作用的公務活動領域（即通常所說的按公文形成和使用范圍）劃分，通用公文是各類各級機關、團體、企事業單位都使用的文件，如請示、報告、函等，專用公文是在一定專業機關、部門和業務范圍專門使用的文件，如外交文件、司法文件、會議文件、軍事文件等。

　　（2）對外公開文件、限國骨公開文件、內部使用文件、秘密文件、機密文件、絕密文件。

　　這是根據文件內容所涉及的國家秘密程度劃分的。對外公開文件，內容不涉及國家秘密，可以直接對國內外公開發布；限國內公開文件，內容雖不涉及國家秘密，但其內容不宜或不必向國外公布；內部使用文件，內容不涉及國家秘密，但不宜對社會公開，只有在本系統或本機關內部使用；秘密文件，內容含有一般國家秘密，泄露會使國家安全、利益遭受損害；機密文件，是指內容含有最重要的國家秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害；絕密文件，是指內容含有最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全、利益遭受特別嚴重的損害。

　　（3）上行文、平行文、下行文。

　　是公文制發機關根據行文方向而劃分的。上行文，指向有隸屬關系的上級領導、指導機關報送的公文；平行文，是指向同一組織系統的同級機關或非同一組織系統的任何機關發送的公文；下行文，向所屬被領導、指導的下級機關發送的公文。

　　（4）規范性文件、領導指導性文件、公布性文件、陳述呈請性文件、商洽性文件、證明性文件。

　　是根據內容的性質所劃分的。規范性文件指強制性推行的，用以規定行為規范的法規、規章等；領導指導性文件是指領導機關制發的用于頒布方針政策、法規與規章，指導、布置工作，闡明領導指導原則的文件；公布性文件是指直接向國內外公開發布的文件；陳述呈請性文件指用于匯報工作，陳述情況，提出建議，請求指示或請求批準的文件；商洽性文件是指探討、協商一般事項的文件；證明性文件是指對某組織或個人的使命、身份、經歷或某事件提供證據和對有關各方面權力、義務、責任作出規定的文件。

　　（5）平件、急件、特急件。

　　是依據對處理時限的要求劃分的。平件是指沒有特殊時間要求，按常規處理的文件；急件是指因為內容重要、緊急而需要優先傳遞處理的文件；特急件是指內容非常重要并特別緊急，需立即優先迅速傳遞處理的文件。

　　（6）收文、發文。

　　機關內部根據文件來源劃分的。收文指本機關收到的來自外部的文件；發文是指本機關制作發往外部的文件，本機關制成只供內部使用的也稱發文。

　　公文的功能

　　公文是能夠逾越時間與空間的限制，有效傳遞公務活動所需信息的重要工具，這一功能主要表現在下述方面：

　　（l）公文用于傳達貫徹黨和國家方針政策和各項指令。

　　在公務活動中發揮領導和指導的作用，是加強集中領導，維護政令統一，保證工作步伐整齊一致的有效形式。

　　（2）公文是下級機關請示、報告工作，反映情況，溝通自下而上縱向聯系的基本手段。

　　通過公文，使下情上達，為領導機關制定決策提供依據，同時，有利于對發生的問題予以及時處理。

　　（3）公文用于發布行政法規與規章，在國家行政管理與維護社會主義建設秩序方面發揮著規范作用。它使國家各項管理活動有法可依，有規可循，從而逐步實現法制化、規范化。

　　（4）公文是溝通機關之間橫向聯系的紐帶。

　　它比其它信息溝通形式具有更強的精確性、權威性與憑證性。通過公文，機關之間能夠相互交流信息、商洽事務，在工作中取得協調與配合。

　　（5）公文具有較強的政策性、理論性，在各項事業中發揮著闡明事理、啟發覺悟和提高認識水平的宣傳教育作用，是教育干部和群眾的好教材。

　　（6）公文是社會活動的真實紀錄。

　　它印證了公文作者的`合法身份；記錄了各項管理活動的性質、狀態；因此，具有重要的憑證作用。

　　公文格式寫作指導

　　公文格式，簡言之就是公文的表現形式。它是人類在漫長的社會歷史發展過程中，通過實踐，從語言到文字，不斷的總結完善，提高發展，在約定俗成的基礎上進行規范化、標準化，逐步形成和產生的書面語言文字表述形式。

　　換言之，公文格式就是把人類在社會生產活動中的思想。感情和行為，用文字從結構、內容到文字編寫要求，通過一定介質一一書面形式表達出來。公文格式一般由公文標題、主要內容、結尾三部分內容組成。

　　公文格式既然是一種文章的表現形式，它是人類借助進行社會活動的工具。由于人們的生產勞動和社會活動涉及到社會的方方面面，所以公文的種類很多，而且每類公文又都有自己獨特的表現方法、表述規律也就是表述形式，這些表述形式既相互聯系又相互制約。

　　現在社會中，每一個國家都是使用公文這種工具來實施管理，公文則以其特有的文章功能，幫助行政機關實現對行政管理的領導和指導。

　　我國的國家行政機關公文，正是利用公文的文章功能，來充當行政工作的工具，領導和指導政府的工作的。

　　公務員考試申論公文寫作指導倡議書

　　倡議書作為一種宣傳動員類的公文，在歷年公務員考試過程中多次測查。考察過程中，對情境性要求較高，倡議書要求具有現場感，具備號召力，能夠號召廣大民眾參與其中。把握倡議書的寫法，不論是在應對考試時，還是在日后的實際工作中，都具有很大作用。

　　一、題型釋義

　　倡議書指的是由某一組織或社團擬定、就某事向社會提出建議或提議社會成員共同去做某事的書面文章。它作為日常應用寫作中的一種常用文體，在現實社會中有著較廣泛的使用。在公職類考試中，倡議書是為倡議、發起某項活動而寫的號召性的公開提議性的專用書信。

　　二、書寫格式

　　倡議書一般由標題、稱呼、正文、結尾、落款五部分組成。

　　1、標題：居中書寫

　　（1）單獨寫文種“倡議書”三個字居中。

　　（2）關于+主題+文種。（例：關于節約用水的倡議書）

　　（3）單獨寫主題（例：節約用水人人有責）

　　2、稱呼（即倡議對象）：根據所處的題目情景，確定合適的稱呼，要注意符合題干要求。

　　3、正文：倡議書的主體部分。包括倡議目的以及倡議內容。

　　（1）倡議目的：倡議書的發出貴在引起廣泛的響應，只有交待清楚倡議活動的原因，以及當時的各種背景事實，并申明發布倡議的目的，人們才會理解和信服，才會自覺的行動。倡議目的主要介紹倡議書發布后所要達到的效果，在答題過程中，在題干和材料中會有倡議目的的相關表述。

　　（2）倡議內容：倡議的內容一定要具體化。開展怎樣的活動，都做哪些事情，具體要求是什么，它的價值和意義都有哪些均需寫。倡議的具體內容一般是分條列項的，這樣寫往往清晰明確，一目了然。

　　4、結尾

　　結尾要表示倡議者的決心和希望或者寫出某種建議。倡議書一般不在結尾寫表示敬意或祝愿的話。

　　5、落款

　　落款即在右下方寫明倡議者單位、集體或個人的名稱或姓名，署上發倡議的日期。在作答時根據題目要求，一般情況下用XX年XX月XX日代替即可。

　　三、注意事項

　　1、書寫倡議書時注意倡議對象，根據倡議對象確定倡議書的用語，如果倡議對象為廣大民眾，書寫時語言需要通俗易懂；如果倡議對象是政府官員，則應該規范用語。

　　2、落款的書寫注意不要透漏個人真實信息，涉及具體部門及人名、日期時一般用“xx年xx月xx日、xx部門”代替。

　　提醒大家，倡議書在不論在公職類考試中還是在日常工作中出現的頻率都比較高，掌握倡議書的寫法對日后工作有一定積極意義。

　　公文寫作指導

　　（1）明確行文目的與要求

　　每一件公文的制發都是有其具體目的的。為了確保公文的目的能夠得到實現，公文撰稿人在寫作之前對這些目的應該具有真正、深入的了解，以免無的放矢，文不對題。對此，撰稿人還要明確有關寫作的具體要求。因為，在公文寫作中，文章主題的確立、材料的取舍，以及表達方式的確定和文種的選擇都是以行文目的及行文要求為依據的。

　　公文的行文目的是指公文制發者希望通過發布公文而實現的結果或某種狀態。行文要求則是指為實現這一結果或狀態而由制作者向受文者提出的有關公文的執行、答復等事項的具體規定或愿望。行文目的是公文的核心，文件的內容都是為實現這一目的服務的。同時，公文的表達方式及文種的的選擇也要服從于實現行文目的需要。離開了行文目的，公文的內容、表達方式及文種的確定和選擇就失去了依據和意義，文件自身也就因此而喪失了存在的價值。

　　在現實管理活動中，公文的行文目的與要求一般是根據現實的需要而確定的。制作者依據機關領導的授意而行事。授意必須清晰具體、確定無疑。要明確交待文件的收受對象、目的要求和主要內容。撰稿人要對機關領導的授意進行認真、細心地體會，并據此組織材料和寫作。

　　（2）確立主題

　　公文的主題是指公文在匯報工作、說明事物、闡明政策中所表述的基本觀點或主張，也就是公文的中心思想。從根本上來說，每一件行政公文的目的都是為反映某個問題，或依據一定的主張解決某個問題的。因而，公文的目的能否實現，在一定程度上取決于主題是否鮮明、正確。主題沒有得到鮮明正確表現的文件是沒有任何實效的。它們不僅無法為受文者提供某些有益的認識，有時甚至還會適得其反，即增加了受文者對某一問題認識的不確定性，從而使他們迷惑不解、手足無措。

　　現實生活中，有一部分公文的主題是根據機關領導的授意而確立的，還有一些公文的主題則是必須經過全面深入的調查研究才能確立。在確立主題的過程中，撰稿人最主要的任務是使主題具有高度的針對性，符合實際工作的需要，不僅有助于解決問題，同時還應便于受文者理解和執行。

　　（3）選擇文種

　　文種，也就是公文名稱。它是文件的一個不可缺少的組成部分。主要用以概括公文的性質、用途和作者的職權范圍以及行文目的。公文文種不僅決定著文件的內容、結構及語言表述，同時也關系到公文的權威性和有效性。在撰寫公文之前，作者必須正確地選擇文種。

　　選擇文種的依據主要以下四點：

　　其一，遵循國家關于公文處理法規的有關文種的規定。我國法規規定的公文種類包括命令、決定、指示、公告、通知等，公文制作者應根據實際需要從中選取，而不能生造或錯用。

　　其二，依據作者與主要受文者之間的工作關系選擇相應的文種。在選用文種時，如果不遵循機關之間的工作關系，在一定程度上會妨礙公文效用的發揮，嚴重的甚至會構成制作者的違法失職行為。

　　根據作者與主要受文者之的工作關系選擇文種，要求撰稿人首先對這些關系有清楚的認識，以此來指導自己的行為。一般來說，當機關之間的關系不平等時，即是指導與被指導，領導與被領導的關系時，上級機關一般采用指導性、公布性的下行文種，如規定、決議、命令等，下級機關則使用陳述、申請性的上行文，往往采用商洽性文種，如函。呈請性或指令性的文種則不宜使用。

　　其三，依據制發機關的職權范圍選用恰當的文種。

　　在現實管理活動中，有一些公文文種對使用者有明確的限制條件。只有具備這些條件的機關才可以采取這些文種。如命令，它是一種領導性文件，下級機關向上級機關行文或平行機關之間相互行文是不能夠使用的。同時，也決非一切處于領導地位的機關或組織都可使用。任何機關都必須嚴格按照自身的職權范圍行文，否則，所制發的公文一律無效。

　　其四，依據行為目的選擇文種

　　各機關應依據公文的行文目的及表現主題的需要來選用文種。所選議程應該有助于實現行為目的和行為要求，有助于使公文主題得到正確、鮮明表現。在上行文中，報告和請示在性質上比較相近，但在表現主題、表明行文目的和要求等方面的作用卻是不同的。報告可用于匯報工作、反映情況和提出建議，卻不能表現有關請示事項的工作匯報或情況反映。文種選擇不當，將會影響行文目的及行為要求的實現。

　　（4）調查研究、收集材料

　　材料對于公文寫作來說是必不可少的，它既要確立公文主題的基礎，同時又是表現主題的重要手段或工具。沒有材料的支持，公文的主題就無法有效地表達出來，并為受文者很好地理解和接受。

　　在明確了行文目的與要求、選定公文文種之后，撰寫者便應該通過深入調查研究來收集和占有材料。收集材料是占有材料的基礎和前提，在收集過程中，材料的數量越大越好，要全面收集各種類型的材料。只有材料豐富、翔實，撰寫人才有可能準確的把握事物的來龍去脈及其發展規律和條件。從而使文章具有較強的針對性及直接應用性。占有材料則是在廣泛收集材料的基礎上，經過認真分析或篩選而獲得、吸收有用材料。

　　材料的來源除了現成的檔案資料外，主要的是撰寫人通過廣泛、深入的調查研究所獲得的第一手材料。在調查研究過程中，作者應該注意防止或消除各種主觀因素的干擾。調查可采用會議、訪問、問卷等方式來進行。對于調查所獲得的資料，要進行認真的分析和整理，從中篩選出符合主題要求的材料，以求實現觀點與材料的統一。切忌盲目地堆砌材料，以免降低文章的說服力和有效性。

　　（5）選擇恰當的表達方式

　　說明、敘述、議論是公文常用的三種表達方式。在寫作之前，撰稿人需要根據公文的性質、行為目的與要求以及受文對象的實際狀況等因素，確定一種或幾種符合主題表現要求的表達方式。

　　撰擬文稿

　　必要的準備工作完成以后，撰擬文稿的工作便可以進行了。它包括安排結構、擬寫提綱、書定文稿三個步驟。

　　（1）安排結構

　　公文的結構即公文的組織構造，它是指公文的數據構成。在公文寫作中，安排結構的涵議是指具體確定公文的數據構成，同時對數據的表達次序、相互間的銜接酴以及正文開頭結尾的方式等進行籌劃。

　　其一，確定公文數據構成

　　為維護公文的權威性和有效性，公文的數據項目必須完整有效。各項數據的確立應以使公文發生效用的各種要求為依據，絕對不能把一切與有效實現行文目的無關的數據也強扯進來，數據的確立應該堅持少而精的原則，并且構成一個統一、完整的體系。

　　為保證公文的質量，各項數據所表達的信息必須完整正確，使受文者能夠準確把握作者的意圖，同時消作思想認識上的不確定性。其次，數據項目的選擇也還應參照公文的具體情況而進行，不可生搬硬套。

　　其二，確定正文的表述次序

　　正文數據項目的次序安排一般需要撰稿人根據實際情況進行靈活處理。例題的表述次序，可以使公文層次精晰、條理分明，同時也為受文者閱讀和理解公文提供方便。在現實生活中，有些公文依據事物發展的時間順序排列次序，其特點是以文件所反映的客觀事物發展的時間順序為數據排列的主要線索。有些公文則按事物總體的各部分的性質及相互關系進行排列，也有的以事物構成要素的邏輯次序為線索。但是，不論采用何種方式，都必須考慮到不同文種的特點，并根據該文種反映信息的角度及方式進行排列。

　　其三，安排好層次、段落間的銜接與轉換

　　公文的層次及段落物銜接與轉換應該做到前后連貫，形成一個嚴密完整的有機整體。這一問題如何處理得當，不僅能夠使公文結構更加周密嚴謹，文風順暢通達，而且也有利于受文者閱讀和理解。

　　具體銜接和轉換方式的選擇，應該視具體情況而定，盡量選取有效而又簡潔的形式。同時，恰當地運用各種關聯詞，使之有效而又簡潔的形式。同時，恰當地運用各種關聯詞，使之很好地發揮出承上啟下的作用，從而進一步維護和突出公文的整體性。

　　其四，寫好開頭與結尾

　　公文的開頭和結尾也是整篇內容的一個重要組成部分。它們的表述是否恰當或有力，在一定程度上也會對公文的質量產生影響。

　　公文的開頭大都采取開門見山式，直接、平實是其顯著特點。就其具體的表現形式來說，主要包括以下幾種：以簡要文字交待制發公文的目的和根據；簡明揭示全文主題；概述有關制發公文的背景；闡明基本觀點，以提問的形式表達出公文的結論；表明批準、批轉、轉發執行的態度；表示賀意、敬意、謝意等。

　　公文的結尾，又稱結語，其功能主要在于維護公文的完整性，加深受文者對正文的理解。具有簡練的特點。其形式也多種多樣，主要有：使用專用詞語，總結全文；對主題進行簡要概括或強調，以加深讀者的理解；再次強調行文目的或行為要求，發出號召，提出要求和希望；說明生效、施行時間或處罰措施等有關事項。

　　（2）擬寫提綱

　　提綱即指公文的寫作計劃。在動筆之前，撰寫人對全文的結構安排應有通盤考慮，據此對材料及各層次、段落的銜接與轉換作出恰當的安排。

　　公文的提綱一般包括下述內容：公文標題；公文的開頭；公文正文的表述層次與各層次中的論點、論據與安數安排；各個層次、段落間的銜接、轉換、呼應；公文的結尾及其它數據項目。

　　（3）書寫文稿

　　公文提綱擬定之后，就可以據此寫作文稿。文稿應在各式規范的發文稿紙上形成，在寫作時，公文中的人名、地名、數字、引文必須準確；引用公文需先引標題；后引發文字號，日期應寫具體的年月日。此外，字跡要清晰規范，公文的結構層次也按統一規定書寫。

　　（4）審核修改

　　對于初創文稿的審核和修改也是非常重要的。審核修改的步驟是：首先由撰寫者自己仔細推敲修改，對于重要的文稿則需提交組織討論或請示領導。領導核稿是最后一道關口。

　　公文審核修改的內容主要是：文稿內容是否符合國家的法律、法規、政策；文字表述的準確性：文稿中所提工作原則、措施的可行性；書寫字跡及文稿格式的規范性等內容。

　　（5）簽發定稿

　　簽發是指機關或組織的領導人在對文稿作出終審核準之后，批準正式定稿并予以簽署。這是公文生效的必經程序。它實際上是對文稿的一次全面核查。只有這項工作完成以后，公文才可發揮執行效用

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