檔案室管理制度

時(shí)間：2025-12-06 00:05:58 好文我要投稿

檔案室管理制度合集(15篇)

　　在學(xué)習(xí)、工作、生活中，很多地方都會(huì)使用到制度，制度就是在人類(lèi)社會(huì)當(dāng)中人們行為的準(zhǔn)則。我們?cè)撛趺磾M定制度呢？以下是小編為大家整理的檔案室管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

檔案室管理制度合集(15篇)

檔案室管理制度1

　　（一）建立健全校各類(lèi)檔案，目的主要在于為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)有關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)全面分析、總結(jié)、部署及調(diào)度學(xué)校工作作出決策提供科學(xué)可靠的`依據(jù)。

　　（二）檔案人員應(yīng)按檔案資料收集范圍及時(shí)收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類(lèi)、編制目錄，進(jìn)袋入檔。

　　（三）凡檔案資料收集范圍目錄中未編入，但確有使用、保存價(jià)值的其他資料，學(xué)校可根據(jù)需要自行決定是否保存。

　　（四）教職工考核、晉升專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)，獲得獎(jiǎng)懲等材料要及時(shí)收入個(gè)人檔案。

　　（五）校內(nèi)印發(fā)的文件是檔案補(bǔ)充的重點(diǎn)，平時(shí)校長(zhǎng)室、教務(wù)處、德育處、總務(wù)處、團(tuán)隊(duì)等部門(mén)應(yīng)將有關(guān)材料分類(lèi)保存，每學(xué)期結(jié)束時(shí)，集中交檔案人員立卷歸檔。

　　（六）校內(nèi)人員借閱業(yè)務(wù)性檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱，并要辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)完好無(wú)損地歸還。

　　（七）檔案資料室門(mén)窗要加固，要備有消防器材，保持整潔干燥，自然通風(fēng)，嚴(yán)禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。

檔案室管理制度2

　　一、檔案管理人員必須貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，做好檔案室的管理工作，落實(shí)防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠等措施。

　　二、檔案管理人員必須堅(jiān)持值日值班制度，堅(jiān)持每天下班前檢查門(mén)窗是否關(guān)好，電源開(kāi)關(guān)是否關(guān)閉。對(duì)所保管的案卷，半年進(jìn)行一次抽查，年終進(jìn)行一次全面檢查。嚴(yán)禁在檔案室抽煙、吐痰。外來(lái)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案室。

　　三、新接收的.檔案資料，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格核查和消毒處理后才能進(jìn)庫(kù)上架

　　四、值班人員必須做好檔案室內(nèi)外溫濕度記錄，做好溫濕度的調(diào)節(jié)工作（標(biāo)準(zhǔn)溫度為攝氏14—24℃，相對(duì)濕度為45%—60%）。

　　五、檔案室設(shè)施要經(jīng)常進(jìn)行檢查，壞了要及時(shí)報(bào)告或維修，保證各項(xiàng)設(shè)施完整正常。

　　六、保持檔案室的清潔衛(wèi)生，堅(jiān)持做到每周一小掃，每月一大掃。

檔案室管理制度3

　　一、總則

　　1、為了規(guī)范公司檔案管理，特制定本制度。

　　2、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。

　　3、本制度最終解釋權(quán)歸公司辦公室，辦公室負(fù)責(zé)本制度的修訂完善。

　　二、檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置及基本要求

　　（一）檔案劃分及管理部門(mén)

　　1、檔案是指本公司過(guò)去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營(yíng)管理、科學(xué)技術(shù)、企業(yè)文化等活動(dòng)中形成的對(duì)公司有保持價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。

　　2、公司設(shè)立檔案室，隸屬于辦公室，并設(shè)置檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理員崗位職責(zé)，檔案管理員必須嚴(yán)格履行職責(zé)。

　　3、公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級(jí)和部門(mén)級(jí)，公司級(jí)檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類(lèi)，有規(guī)范的檔案編號(hào)和標(biāo)簽，并建立電子與紙張分類(lèi)目錄。

　　（二）各部門(mén)資料管理

　　1、公司所屬各部門(mén)必須設(shè)兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責(zé)，規(guī)范部門(mén)檔案管理，實(shí)行部門(mén)檔案與公司檔案歸口管理。

　　2、各部門(mén)根據(jù)部門(mén)資料性質(zhì)結(jié)合公司級(jí)檔案管理辦法，實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)管理。

　　3、檔案的借閱和移交、銷(xiāo)毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。

　　三、檔案分類(lèi)

　　（一）檔案質(zhì)量

　　1、檔案封面應(yīng)逐項(xiàng)按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整，清晰，封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。

　　2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙。破損的檔案文件要進(jìn)行修復(fù)處理。

　　3、檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，便于保管和利用。

　　4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內(nèi)文件沒(méi)有提名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標(biāo)題。

　　5、檔案盒封面應(yīng)注明立卷人，審核人，立卷時(shí)間。

　　（二）立檔

　　1、檔案文件材料按照批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。

　　2、跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，無(wú)批復(fù)的放在請(qǐng)示年立卷；跨年度會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷；跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷；跨年度總結(jié)放在最后一年立卷。

　　3、檔案文件資料按時(shí)間順序排列，收交時(shí)公文處理用紙?jiān)谇埃瘴脑诤螅粌?nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。

　　（三）分類(lèi)

　　1、檔案各級(jí)分類(lèi)應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類(lèi)目、制度類(lèi)目、文件類(lèi)目、合同類(lèi)目等）。

　　2、公司檔案大致分為以下幾類(lèi)：

　　（1）證照類(lèi)：營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各類(lèi)證照，注冊(cè)資料、年檢資料、公司章程等；

　　（2）文件類(lèi)：分外來(lái)文件（政府職能部門(mén)的往來(lái)文件）和內(nèi)部文件；

　　（3）制度類(lèi)：管理制度匯編；

　　（4）合同類(lèi)：分內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。

　　（5）計(jì)劃總結(jié)類(lèi)：分年度計(jì)劃及總結(jié)等；

　　（6）會(huì)議紀(jì)要類(lèi)：辦公例會(huì)紀(jì)要等

　　（五）檔案編號(hào)

　　1、檔案分類(lèi)各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制《檔案登記目錄表》，將所有分類(lèi)各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　2、檔案分類(lèi)各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類(lèi)編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。

　　3、公司檔案員負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對(duì)號(hào)入座”，各部門(mén)要積極配合公司檔案管理工作。

　　四、歸檔及保存年限

　　（一）歸檔的文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔，在一個(gè)卷內(nèi)要按問(wèn)題或者文件形成的時(shí)間，系統(tǒng)的排列并填寫(xiě)《卷內(nèi)目錄》。

　　（二）歸檔的同類(lèi)文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價(jià)值分為1年，5年，10年。

　　1、永久保存：

　　（1）公司章程、合同

　　（2）股東名冊(cè)

　　（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則

　　（4）董事會(huì)及股東會(huì)記錄

　　（5）財(cái)務(wù)報(bào)表

　　（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件

　　（7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證

　　（8）工程設(shè)計(jì)圖

　　（9）公司規(guī)章制度

　　（10）其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)

　　2、10年保存：

　　（1）預(yù)算、決算書(shū)類(lèi)

　　（2）會(huì)計(jì)憑證

　　（3）事業(yè)計(jì)劃資料

　　（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)

　　3、1年至5年保存：

　　（1）期滿或解除之合約

　　（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)

　　4、1年以下暫時(shí)保存：

　　（1）結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。

　　（三）公司可根據(jù)實(shí)際情況擬訂文件資料保存期限的補(bǔ)充規(guī)定。

　　（四）歸檔的.文件資料種類(lèi)，份數(shù)以及每份的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請(qǐng)示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開(kāi)。

　　（五）按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后，要對(duì)檔案做統(tǒng)一排列并編寫(xiě)檔號(hào)。

　　五、檔案日常管理

　　（一）借閱

　　1、借閱手續(xù)：

　　（1）各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)由其部門(mén)負(fù)責(zé)人出示書(shū)面借閱條向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。

　　（2）檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時(shí)催還。

　　（3）檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案員核查無(wú)異后，檔案即歸入檔夾，填寫(xiě)歸還日期，取消借閱記錄。

　　2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫(huà)線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。

　　3、借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門(mén)負(fù)責(zé)人書(shū)面請(qǐng)示，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

　　5、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。

　　（二）銷(xiāo)毀

　　1、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷(xiāo)人后方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》需注明：銷(xiāo)毀檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、檔案人簽章、監(jiān)銷(xiāo)人簽章、銷(xiāo)毀時(shí)間。

　　2、銷(xiāo)前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；銷(xiāo)后，在清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》需永久保管。

　　3、保管期限已滿但仍不能銷(xiāo)毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項(xiàng)；正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。

　　（三）移交

　　1、需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交。《檔案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時(shí)間、移交原因。

　　2、移交前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；移交后，在清冊(cè)上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。

　　（四）保密

　　1、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，主動(dòng)做好檔案的提供利用工作。任何無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。

　　2、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹(shù)立全心全意為公司各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，主動(dòng)，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。

　　3、愛(ài)護(hù)檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動(dòng)。

　　六、附則

　　（一）在本制度框架下，公司各部門(mén)可根據(jù)實(shí)際狀況制訂更為具體的實(shí)施細(xì)則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報(bào)行政部備案后，與本制度具有同等效力。

　　（二）本制度自印發(fā)試行之日起執(zhí)行。

　　附表

　　檔案員職責(zé)

　　1、負(fù)責(zé)收集、統(tǒng)計(jì)、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開(kāi)展檔案的提供利用工作；

　　2、認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。

　　3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂部分過(guò)窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過(guò)大的書(shū)寫(xiě)材料，要按宗卷大小折疊整齊，對(duì)字跡難以辨認(rèn)的資料，應(yīng)當(dāng)附上抄件。

　　4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對(duì)文件資料進(jìn)行分類(lèi)，再把文件資料按類(lèi)別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時(shí)所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。

　　5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等措施。

　　6、每年進(jìn)行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊(cè)》做好文件索引，以便查找。

檔案室管理制度4

　　檔案管理制度

　　1、凡是記錄和反映機(jī)關(guān)工作中具有保存價(jià)值的文件材料（包括黨政、人事、保衛(wèi)、財(cái)會(huì)、基建等）均屬文書(shū)檔案的歸檔范圍。

　　2、凡記錄和反映在履行審計(jì)職能活動(dòng)中，直接形成的文件、信函、憑證等的原件及復(fù)印件、照片、音像磁帶等與審計(jì)事項(xiàng)有關(guān)的其他材料，均屬審計(jì)檔案的歸檔范圍。

　　3、行政文書(shū)檔案、審計(jì)業(yè)務(wù)檔案，分別由文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)整理、立卷，在次年3月底前向檔案室移交；檔案室應(yīng)于次年6月底前立卷歸檔完畢。

　　4、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、基建工程和科研課題檔案，由承辦部門(mén)負(fù)責(zé)整理立卷，按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和事件，及時(shí)移交檔案室。

　　5、各類(lèi)文件材料歸檔實(shí)行兩套制。立卷歸檔的文件材料，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆、彩色墨水或復(fù)寫(xiě)等不耐久字跡。

　　6、凡歸檔的'各類(lèi)檔案材料，檔案室負(fù)責(zé)編制《案卷目錄》、《歸檔文件目錄》等檢索工具。

　　7、審計(jì)檔案要實(shí)行“審計(jì)組”負(fù)責(zé)制的原則。卷內(nèi)文件材料，要做到完整、精煉。

　　8、局機(jī)關(guān)的發(fā)文，紙質(zhì)文件與電子文件應(yīng)一并歸檔；局機(jī)關(guān)的收文，需長(zhǎng)期保存的，紙質(zhì)文件應(yīng)轉(zhuǎn)化成電子文件，網(wǎng)上收文應(yīng)下載轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件一并歸檔。

　　檔案鑒定銷(xiāo)毀制度

　　1、對(duì)保管期限已滿且需銷(xiāo)毀的檔案材料，須提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，編制《銷(xiāo)毀檔案目錄》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，檔案室和有關(guān)部門(mén)組成鑒定小組采用直接鑒定的方法，可以實(shí)施銷(xiāo)毀。

　　2、不歸檔文件材料和失去保管價(jià)值的檔案，嚴(yán)禁賣(mài)給廢品收購(gòu)部門(mén)或個(gè)人。

　　3、銷(xiāo)毀的檔案要登記造冊(cè)，注明順序號(hào)、案卷標(biāo)題、檔號(hào)、起止日期、數(shù)量，并附備考表。

　　4、執(zhí)行銷(xiāo)毀時(shí)，定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，監(jiān)督銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀表上至少有兩人以上簽字證明。

　　5、檔案銷(xiāo)毀后，報(bào)檔案管理部門(mén)備案，銷(xiāo)毀清冊(cè)、銷(xiāo)毀報(bào)告及審批手續(xù)須永久保存。

　　檔案借閱制度

　　1、凡需借閱本單位檔案者，必須經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并履行借閱審批、登記手續(xù)。

　　2、凡屬永久保存的密級(jí)檔案原則上不準(zhǔn)借出，只能在檔案室內(nèi)借閱。如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借出，但必須按時(shí)歸還。

　　3、密級(jí)以上的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制、摘抄、轉(zhuǎn)借他人或公開(kāi)展覽等。

　　4、所需查閱的檔案材料一般不得攜出檔案室。遇特殊情況，必須借出時(shí)，按照規(guī)定辦理借出手續(xù)。如到規(guī)定時(shí)間還需借用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

　　5、借閱者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，嚴(yán)禁涂改、勾劃、轉(zhuǎn)借、拆卷、增刪和抽頁(yè)。檔案歸還時(shí)須清點(diǎn)無(wú)誤，方能簽收。如發(fā)現(xiàn)損害檔案，視情節(jié)給予處理。

　　6、借用檔案者如多次出現(xiàn)超期借用、并且有意推遲歸還日期，檔案室有權(quán)取消其借閱檔案資格。

　　7、外單位人員因工作需要借閱檔案，須持所在單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。

　　8、如遇借閱人員將檔案丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案部門(mén)，寫(xiě)出書(shū)面材料，以利于及時(shí)采取措施。

檔案室管理制度5

　　1、檔案室是學(xué)校黨政文書(shū)資料、從事檔案保存使用的場(chǎng)所，列為學(xué)校安全管理要害部位，工作人員應(yīng)特別做好安全工作。

　　2、檔案室是機(jī)密部位，非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨便進(jìn)入室內(nèi)。

　　3、各類(lèi)資料進(jìn)入檔案室，必須嚴(yán)格登記制度、借還制度，機(jī)密資料、檔案嚴(yán)防丟失、嚴(yán)防泄密事件的發(fā)生。

　　4、檔案室應(yīng)通風(fēng)、透氣、干燥，做好防濕、防蟲(chóng)蛆的.工作。

　　5、室內(nèi)消防器材、報(bào)警設(shè)備常年完好，性能良好有效。

　　6、嚴(yán)禁將任何火種帶入室內(nèi)，任何人不準(zhǔn)在檔案室內(nèi)吸煙。

　　7、門(mén)窗堅(jiān)固防盜，工作人員隨手關(guān)窗鎖門(mén)，假期、節(jié)日要特別加強(qiáng)看護(hù)，確保安全。

檔案室管理制度6

　　一、檔案人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《保密法》，遵守保密工作制度不準(zhǔn)以任何借口和形式向無(wú)關(guān)人員泄露和談?wù)摷皣?guó)家和單位秘密事項(xiàng)的檔案文件內(nèi)容。

　　二、劃分密級(jí)的檔案資料單獨(dú)組建保管單位，嚴(yán)格管理，控制使用，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得提供利用。

　　三、按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定及時(shí)處理檔案降密、解密工作。

　　四、銷(xiāo)毀保密檔案材料，必須嚴(yán)格履行批準(zhǔn)手續(xù)，防止銷(xiāo)毀過(guò)程中出現(xiàn)失泄現(xiàn)象。

　　五、檔案庫(kù)房為單位機(jī)要重地，非檔案管理人員未經(jīng)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得進(jìn)入。確需進(jìn)入，須經(jīng)批準(zhǔn)和嚴(yán)格登記，并由檔案管理人員陪同。

檔案室管理制度7

　　檔案員崗位職責(zé)

　　一、檔案室工作人員歸口辦公室管理,須遵守作息時(shí)間,按時(shí)上下班。

　　二、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙或燃燒廢紙。

　　三、嚴(yán)禁在檔案室內(nèi)外存放易燃易爆物品。

　　四、經(jīng)常檢查檔案室的照明等用電設(shè)備,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告處理。

　　五、經(jīng)常檢查門(mén)、窗和門(mén)鎖,以確保檔案室安全。

　　六、保持檔案室的'清潔衛(wèi)生,裝具案卷等排列整齊。

　　七、檔案室內(nèi)必須做到:防火、防盜、防鼠、防蟲(chóng)、防潮、防塵、防強(qiáng)光、防高溫、防有害氣體。

　　八、對(duì)防火設(shè)備要經(jīng)常檢查,做到有備無(wú)患。

　　九、嚴(yán)格遵守保密制度,做好檔案安全保密工作。

　　十、健全檔案管理制度。

　　檔案借閱制度

　　一、檔案室管理的檔案,主要提供上級(jí)主管部門(mén)和本局相關(guān)人員使用,科、室、校、人員借閱檔案時(shí)必須辦理登記手續(xù)方可借閱。

　　二、機(jī)密檔案借閱,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),就地查閱,不得帶出檔案室。

　　三、借閱檔案資料人員負(fù)責(zé)保管、保密、愛(ài)護(hù)所借檔案,不得拆卷涂改、疊頁(yè)和勾畫(huà)、污損檔案整潔,發(fā)現(xiàn)遺失及時(shí)報(bào)告,并追查處理。

　　四、未經(jīng)批準(zhǔn)的檔案,不得隨意抄錄,拍照原文。

　　五、所借閱的檔案,不得任意轉(zhuǎn)借他人,如需要轉(zhuǎn)時(shí),必須到檔案室辦理手續(xù)。

　　六、借閱人員所還回的檔案,檔案管理員必須檢查是否齊全。

　　七、檔案資料借閱最長(zhǎng)時(shí)間不得超過(guò)一個(gè)月,如要延長(zhǎng),可按規(guī)定辦理手續(xù)。

　　八、負(fù)責(zé)借閱人員如有調(diào)動(dòng)工作時(shí),在離職前必須將所有案卷歸還檔案室。

檔案室管理制度8

　　一、檔案保管制度

　　1、嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷(xiāo)毀等有關(guān)制度和規(guī)定，確保其完整、系統(tǒng)和安全。

　　2、檔案按檔號(hào)排放，檔案柜編順序號(hào)，庫(kù)房?jī)?nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。

　　3、借出的檔案須按時(shí)歸還，利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。

　　4、不得竊取、出賣(mài)和涂改檔案，違者追究法律責(zé)任。

　　5、切實(shí)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防霉工作。

　　6、做好庫(kù)房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。

　　7、每學(xué)期開(kāi)學(xué)初對(duì)庫(kù)房檔案進(jìn)行全面檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。

　　檔案保密制度

　　一、高度認(rèn)識(shí)檔案保密工作的重要性，嚴(yán)格遵守有關(guān)法規(guī)和制度。

　　二、查閱涉密檔案或內(nèi)部材料，須經(jīng)有關(guān)部門(mén)和辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，必要時(shí)報(bào)請(qǐng)有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱時(shí)須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，注明查閱目的和內(nèi)容。

　　三、未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得私自帶檔案出館；檔案工作人員不得私自摘抄、復(fù)制、傳播具有保密性質(zhì)的檔案內(nèi)容。

　　四、因需要經(jīng)批準(zhǔn)摘錄或復(fù)制涉密檔案材料的，須妥善保管，用后銷(xiāo)毀，如發(fā)生涉密問(wèn)題，后果由利用者負(fù)責(zé)。

　　五、不歸檔的重份文件及內(nèi)部材料，須交由學(xué)校集中銷(xiāo)毀。

　　六、在校保密委員會(huì)的指導(dǎo)下，做好檔案密級(jí)變更和解密工作。

　　七、檔案館工作人員或利用者，如有違反保密規(guī)定的，視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。

　　檔案利用制度

　　一、查閱利用本館開(kāi)放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學(xué)歷證書(shū)）等有效證件，同時(shí)填寫(xiě)查閱登記表；受他人委托者，還須出具他人上述任一證件（含復(fù)印、傳真件）及委托查閱。

　　二、查閱重要的或密級(jí)檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職范圍外的重要檔案，須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；查閱珍貴檔案時(shí)，以復(fù)印件代替原件利用。

　　三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人或?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理外借手續(xù)（限5天內(nèi)歸還）；若續(xù)借，需辦續(xù)借手續(xù)。

　　四、提供利用檔案時(shí)，按學(xué)校有關(guān)規(guī)定收費(fèi)。

　　五、外國(guó)組織和人員利用開(kāi)放檔案、資料，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理。

　　六、查閱利用檔案時(shí)不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對(duì)違規(guī)者，有權(quán)給予勸告、責(zé)令賠償或其它處置，直至追究法律責(zé)任。

　　七、未經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或辦公室授權(quán)，任何單位、個(gè)人無(wú)權(quán)公布檔案內(nèi)容。

　　檔案室人員

　　一、積極宣傳黨和國(guó)家關(guān)于檔案管理的法規(guī)、條例。

　　二、遵守各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)。

　　三、維護(hù)檔案的完整、系統(tǒng)和安全，定期檢查檔案保管情況，改進(jìn)檔案保護(hù)技術(shù)，嚴(yán)守國(guó)家機(jī)密。

　　四、積極開(kāi)展咨詢服務(wù)；熱情接待檔案利用者，迅速、準(zhǔn)確提供所需檔案和資料。

　　五、深入基層，開(kāi)展對(duì)兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。

　　檔案鑒定制度

　　一、在主管校領(lǐng)導(dǎo)主持下，由校辦、檔案室及有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人與負(fù)責(zé)該門(mén)類(lèi)的專(zhuān)、兼職檔案員組成鑒定組，按照分工，個(gè)人初鑒、集體審查，具體工作由檔案室組織。

　　二、對(duì)在整理的歸檔材料，要以全面的`、歷史的和發(fā)展的觀點(diǎn)鑒定其價(jià)值，準(zhǔn)確把握歸檔范圍和保管權(quán)限，有異議時(shí)由鑒定組裁定。

　　三、檔案達(dá)到開(kāi)放期，由鑒定組作出是否向社會(huì)開(kāi)放的決定。

　　四、檔案保密期滿，由鑒定組作出是否變更密級(jí)或解密的決定。

　　五、檔案存留期滿，由鑒定組提出銷(xiāo)毀或延長(zhǎng)保管期限的意見(jiàn)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可存、毀。

　　六、銷(xiāo)毀檔案前登記造冊(cè)（注明題名、數(shù)量、鑒定時(shí)間、參加鑒定人員）；銷(xiāo)毀時(shí)由3人執(zhí)行；事后在清冊(cè)上注明銷(xiāo)毀日期并簽字；清冊(cè)歸檔。

　　安全與消防制度

　　一、庫(kù)房重地，非本室工作人員不得擅入。

　　二、嚴(yán)禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進(jìn)室。

　　三、做好安全巡查工作，下班時(shí)關(guān)好水電、鎖好門(mén)窗。

　　四、檔案工作人員應(yīng)熟悉消防器材的性能及使用方法；做好消防器材的保養(yǎng)更新工作，使之可靠有效。

　　五、發(fā)生火警、火災(zāi)要迅速報(bào)告，并全力撲救。

檔案室管理制度9

　一、檢測(cè)設(shè)備技術(shù)檔案管理制度

　　進(jìn)場(chǎng)設(shè)備的裝箱單、產(chǎn)品合格證、使用說(shuō)明說(shuō)、隨機(jī)備件、圖冊(cè)逐臺(tái)登記存檔。

　　設(shè)備儀器的維護(hù)、保養(yǎng)、小修、大修、更換要求記錄及時(shí)準(zhǔn)確，不得隨意更改、遺失。

　　做好設(shè)備定期檢定的記錄存檔。

　　指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案資料的搜集、整理、保管、借閱，并做到及時(shí)準(zhǔn)確。

　　嚴(yán)格遵守借閱制度，防止檔案丟失。

　　檔案應(yīng)妥善保管，不得隨意銷(xiāo)毀。

　　檔案資料力求完整、準(zhǔn)確，并做好保密工作。

　　二、檔案保管制度

　　收進(jìn)的`檔案應(yīng)及時(shí)入庫(kù)保管，外借歸還的檔案及時(shí)入庫(kù)放回原處，便于查詢。

　　檔案庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，不能存放腐蝕易燃品。

　　檔案庫(kù)房門(mén)窗隨時(shí)加鎖，隨開(kāi)隨關(guān)，配備庫(kù)房安全設(shè)施。

　　檔案庫(kù)房要保持清潔，并注意做好防潮、防高溫、防光、防鼠、防蟲(chóng)等，確保檔案的完整和安全。

　　每年對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行兩次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。

　　檔案人員變動(dòng)時(shí)，必須辦理交接手續(xù)。

　　三、資料管理人員崗位責(zé)任制

　　負(fù)責(zé)檢測(cè)站所有儀器設(shè)備資料和檔案檢定證書(shū)的管理工作及測(cè)試報(bào)告的管理工作。

　　負(fù)責(zé)對(duì)上級(jí)文件、專(zhuān)題報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)等文件的歸檔管理。

　　檢測(cè)報(bào)告、原始記錄按門(mén)類(lèi)歸檔，歸檔檔案內(nèi)容清楚完整。

　　嚴(yán)格執(zhí)行本站各種文件規(guī)定和保密制度。

　　定期清理技術(shù)資料，按規(guī)定定期銷(xiāo)毀的資料應(yīng)列清單，經(jīng)主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后再進(jìn)行銷(xiāo)毀。

　　未經(jīng)站長(zhǎng)批準(zhǔn)，本站技術(shù)文件、資料、檔案不準(zhǔn)外借或查閱。

　　完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作任務(wù)。

　　四、原始記錄管理制度

　　原始記錄、原始數(shù)據(jù)要完整、齊全、準(zhǔn)確、清晰無(wú)誤，要建立檔案，由資料室管理。

　　本站檢測(cè)的各種原始數(shù)據(jù)，記錄和各種資料要及時(shí)歸檔，保存期為三年，到期后，經(jīng)站長(zhǎng)批準(zhǔn)，方能銷(xiāo)毀。

　　原始記錄、測(cè)試數(shù)據(jù)，不得任意更改，如需要更改在更改處蓋上原檢測(cè)人手章，否則數(shù)據(jù)無(wú)效，記錄單作廢。

　　原始記錄，測(cè)試數(shù)據(jù)，要有操作人員和檢測(cè)負(fù)責(zé)人簽字方可生效。

　　五、檔案人員崗位責(zé)任制

　　熱愛(ài)本職工作，熟悉檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，了解本站的業(yè)務(wù)和機(jī)構(gòu)演變歷史。

　　熟悉檔案工作的方針政策，制定各項(xiàng)規(guī)章制度，傳達(dá)和貫徹上級(jí)有關(guān)檔案工作的方針政策、法規(guī)、辦法等。

　　集中統(tǒng)一管理本站各門(mén)類(lèi)的檔案，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理和保密制度。

　　編寫(xiě)檢索工具和資料，為單位日常工作和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。

　　按照上級(jí)的要求，做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。

檔案室管理制度10

　　一、嚴(yán)格執(zhí)行檔案法和保密法，自覺(jué)遵路項(xiàng)目和國(guó)家的`制度，守保密紀(jì)律和相關(guān)積極采取措施，確保檔案秘密；

　　二、嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，按照審批權(quán)限和借閱范圍借閱檔案資料，檔案管理人員不得將檔案擅自帶出閱檔室，也不得擴(kuò)大借閱范圍；

　　三、對(duì)保管的檔案資料內(nèi)容、數(shù)量、存放位置等保密事項(xiàng)，不得外傳和泄密；

　　四、不得在公共場(chǎng)所和對(duì)非檔案工作人員談?wù)摍n案秘密，嚴(yán)禁在私人通訊中涉及檔案秘密；

　　五、檔案工作人員不得擅自帶人進(jìn)入檔案庫(kù)房，更不得讓非檔案管理人員自己查找翻閱柜內(nèi)檔案；

　　六、非本檔案室工作人員未經(jīng)允許，禁止進(jìn)入檔案庫(kù)房；

　　七、禁止私自出賣(mài)屬于青臨高速項(xiàng)目和國(guó)家所有的檔案、資料；

　　八、因工作需要攜帶檔案外出，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，并采取有效的安全措施；

　　九、銷(xiāo)毀檔案資料時(shí)需進(jìn)行登記，按照保密規(guī)定派專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，須兩人以上監(jiān)督，嚴(yán)防泄密；

　　十、定期對(duì)保密工作進(jìn)行檢查，堵塞漏洞，確保檔案安全；

　　十一、檔案室鑰匙由專(zhuān)職檔案員專(zhuān)管、專(zhuān)用，實(shí)行壹把鑰匙制度；

檔案室管理制度11

　　一、檔案柜要規(guī)范排列，各種設(shè)備放置整齊、合理，檔案柜鑰匙統(tǒng)一編號(hào)，集中存放，不準(zhǔn)隨便攜帶。

　　二、堅(jiān)持半年一次清點(diǎn)，核對(duì)室藏檔案，登記清點(diǎn)結(jié)果，做到賬物相符。

　　三、做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體工作，正確使用電器，熟練操作各種設(shè)備，做到人走燈滅、機(jī)停;門(mén)窗及時(shí)關(guān)閉、上鎖。

　　四、保持庫(kù)內(nèi)清潔，嚴(yán)格存放有毒和易燃品。不準(zhǔn)在庫(kù)內(nèi)吸煙和放置雜物、花草及可食物品。

　　五、按時(shí)做好庫(kù)內(nèi)溫濕度測(cè)試、記錄，通過(guò)控制與調(diào)節(jié)，使溫度力爭(zhēng)達(dá)到14-20℃，恒對(duì)濕度達(dá)45-60%的要求。

檔案室管理制度12

　　一、按照本單位《檔案保管期限表》，對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料和已滿保管期限的檔案文件進(jìn)行鑒定，對(duì)不需歸檔的文件和不需繼續(xù)保存的.檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。

　　二、對(duì)是否歸檔文件材料進(jìn)行鑒定時(shí)，由檔案工作人員與承辦部門(mén)的文書(shū)人員一同完成;對(duì)已滿一定保管期限的檔案鑒定時(shí)，應(yīng)由單位領(lǐng)導(dǎo)主持。

　　三、鑒定檔案應(yīng)嚴(yán)肅認(rèn)真，嚴(yán)格遵守鑒定原則，堅(jiān)持逐份鑒定，保證單位利益與國(guó)家利益不受損失。

　　四、銷(xiāo)毀檔案前，應(yīng)編制待銷(xiāo)清冊(cè)，報(bào)請(qǐng)單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案行政管理機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，不得擅自銷(xiāo)毀檔案。

　　五、銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指派兩名以上監(jiān)銷(xiāo)人員。銷(xiāo)毀后監(jiān)銷(xiāo)人員要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，注明銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式。銷(xiāo)毀清冊(cè)歸入全宗卷保存。

檔案室管理制度13

　　一、檔案室應(yīng)以科學(xué)、堅(jiān)固、安全為基本條件，標(biāo)準(zhǔn)溫度為14—24℃，標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)濕度為45—60%，應(yīng)裝備必要的防火、防盜、防潮、防塵、防強(qiáng)光、防高溫、防蟲(chóng)等設(shè)施。

　　二、庫(kù)房的檔案柜、架按要求進(jìn)行排放，對(duì)接收來(lái)的檔案要進(jìn)行分類(lèi)、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的`加工整理。

　　三、檔案室應(yīng)納入學(xué)校自動(dòng)化管理系統(tǒng)，根據(jù)工作需要要逐步設(shè)置計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備。

　　四、檔案部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案的安全定期組織檢查，記錄在案，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決。

　　五、檔案室工作人員調(diào)、換工作時(shí)應(yīng)有嚴(yán)格的交接手續(xù)。

　　六、非工作人員不得擅自進(jìn)入檔案室，節(jié)假日加強(qiáng)保衛(wèi)工作。

　　七、檔案保管工作，必須認(rèn)真嚴(yán)格地按照各項(xiàng)規(guī)章制度辦事，不得徇私舞弊，玩忽職守。

檔案室管理制度14

　　為了加強(qiáng)本校檔案工作的業(yè)務(wù)建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化，全面提高檔案管理水平，有效地為教育事業(yè)和各項(xiàng)工作服務(wù)，為國(guó)家積累檔案史料，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本校的具體情況，特制定本制度。

　　檔案工作管理體制

　　1、檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則。本校在公務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的全部檔案均由本校綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。

　　2、加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確分管校長(zhǎng)，并列入議事日程。辦公室由主任具體分工主管檔案工作。

　　3、建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，由各部門(mén)配備專(zhuān)職檔案人員，業(yè)務(wù)上受檔案室指導(dǎo)并配合檢查。

　　4、本校綜合檔案室同時(shí)接受上級(jí)主管部門(mén)和地方檔案行政管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

　　檔案工作基本任務(wù)

　　1、集中統(tǒng)一管理本校在工作活動(dòng)中形成的、除人事檔案外的各種門(mén)類(lèi)載體的全部檔案，積極提供利用，為本校各項(xiàng)工作服務(wù)。

　　2、指導(dǎo)、檢查、督促文件的形成、積累、整理、歸檔工作。

　　3、制訂檔案工作計(jì)劃和管理規(guī)定。

　　4、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。

　　檔案收集制度

　　應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料，必須由各部門(mén)兼職檔案員收集齊全，分類(lèi)整理，編制移交清單，按規(guī)定時(shí)間移交學(xué)校綜合檔案室集中管理，任何個(gè)人或部門(mén)都不得據(jù)為己有或拒絕移交。

　　1、日常工作中形成的應(yīng)歸檔的文件材料，各部門(mén)一律在次年的第一季度內(nèi)整理完畢，向檔案室移交。文書(shū)檔案應(yīng)在第二年的六月底以前完成歸檔工作；教學(xué)檔案應(yīng)在第二學(xué)年的九月底以前完成歸檔工作。

　　2、基建工程、設(shè)備儀器在項(xiàng)目完成后或告一段落時(shí)，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)將歸檔材料組成保管單位，經(jīng)負(fù)責(zé)人審定后向檔案室移交。

　　3、一次專(zhuān)題會(huì)議、一次活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將歸檔文件材料向檔案室移交。

　　4、因公外出參觀、學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議，獲得的文件材料在一個(gè)月內(nèi)向檔案室移交。

　　5、會(huì)計(jì)文件材料，一般次年的第一季度由財(cái)會(huì)人員完成整理立卷，在財(cái)務(wù)部門(mén)保存一年后向檔案室移交。

　　6、聲像材料要用文字標(biāo)出攝像、錄音、攝影的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容和作者，應(yīng)及時(shí)向檔案室移交。

　　檔案整理制度

　　檔案室在接收到各部門(mén)檔案材料后，要按照本校《學(xué)校檔案分類(lèi)方案》和《學(xué)校檔案檔號(hào)編制方法》的有關(guān)要求，分類(lèi)整理，并編制歸檔文件目錄、案卷目錄等。

　　1、文書(shū)檔案實(shí)行以件為單位進(jìn)行整理歸檔，應(yīng)當(dāng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》的有關(guān)要求整理編目。

　　2、教學(xué)檔案實(shí)行以卷為單位進(jìn)行整理歸檔，應(yīng)當(dāng)按照《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的有關(guān)要求整理編目。

　　3、會(huì)計(jì)檔案按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》的有關(guān)要求整理編目。

　　4、基建、設(shè)備、科研檔案按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的有關(guān)要求整理編目。

　　5、照片檔案按照《照片檔案管理規(guī)范》的有關(guān)要求整理編目。

　　6、錄音、錄像檔案按照《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》的有關(guān)要求整理編目。

　　7、計(jì)算計(jì)光盤(pán)、激光視盤(pán)和激光唱盤(pán)等檔案應(yīng)按《電子文件歸檔管理規(guī)范》的有關(guān)要求整理編目。

　　8、實(shí)物檔案包括各種榮譽(yù)獎(jiǎng)品的、宣傳紀(jì)念品等不同載體和不同物質(zhì)形態(tài)的實(shí)物原件，應(yīng)當(dāng)按件編寫(xiě)說(shuō)明和編制目錄。

　　檔案保管制度

　　1、檔案員每季度要對(duì)庫(kù)房檔案管理狀況進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)向分管主任匯報(bào)，并采取有效措施，保證檔案的安全。

　　2、庫(kù)房做到防盜、防光、防火、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫，室內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆、易腐蝕的物品，杜絕有害氣體和物理污染竄入室內(nèi)。

　　3、做好庫(kù)房溫、濕度記錄，定期進(jìn)行，發(fā)現(xiàn)超過(guò)規(guī)定的溫、濕度時(shí)，要及時(shí)采取降溫、降濕措施。

　　4、對(duì)膠片、照片、錄音帶、錄像帶等采取特制的.裝具進(jìn)行保管。

　　5、定期打掃庫(kù)房衛(wèi)生，做到窗明地凈，箱柜無(wú)灰塵，，室內(nèi)無(wú)蛛網(wǎng)，櫥柜架排列有序。

　　6、下班前認(rèn)真檢查門(mén)窗，切斷庫(kù)房電源，保證檔案的安全。

　　檔案保密制度

　　1、加強(qiáng)保密教育，認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《保密法》，充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性、機(jī)要性，自覺(jué)保守黨和國(guó)家的機(jī)密。

　　2、健全保密制度，嚴(yán)格遵守接待、保管、安全、保衛(wèi)等有關(guān)保密規(guī)定，杜絕工作差錯(cuò)。

　　3、開(kāi)展保密檢查，定期對(duì)室藏檔案資料進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)泄密事件及時(shí)追查，并報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門(mén)。

　　4、嚴(yán)格調(diào)閱制度，健全借閱手續(xù)。凡外地、外來(lái)單位來(lái)查閱檔案者，須持單位介紹信，嚴(yán)禁將檔案帶出閱檔室。

　　5、不得讓無(wú)關(guān)人員隨意進(jìn)入檔案庫(kù)房。

　　6、無(wú)保存價(jià)值的檔案資料及文件材料，嚴(yán)格辦理銷(xiāo)毀審批手續(xù)，統(tǒng)一送市保密回收站銷(xiāo)毀。

　　7、凡違反保密規(guī)定造成損失的，根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。

　　檔案利用制度

　　1、檔案人員熟悉室藏檔案情況和主動(dòng)了解學(xué)校各項(xiàng)工作對(duì)利用檔案的需要，積極主動(dòng)地做好提供利用工作。

　　2、檔案室必須編制《歸檔文件目錄》、《案卷目錄》、《全引目錄》，并根據(jù)利用工作的需要編制專(zhuān)題文件目錄（卡片）等檢索工具。

　　3、建立計(jì)算機(jī)文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理和檢索檔案，做到調(diào)卷迅速、準(zhǔn)確。

　　4、檔案室利用檔案資源，開(kāi)展檔案的編研工作，編寫(xiě)全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、發(fā)文匯集、專(zhuān)題文件匯集等匯編資料。

　　5、外單位來(lái)檔案室借閱檔案，應(yīng)按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，在檔案室閱覽室或指定地點(diǎn)閱檔，不得外借。查閱檔案時(shí)，不允許在案卷上圈劃、批注、污損、涂改、剪裁、撕頁(yè)、折卷。

　　6、本校工作人員或基層單位因工作需要查閱檔案時(shí)，一般應(yīng)在檔案室內(nèi)閱看，不得外借，如特殊情況需外借時(shí)，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理登記批準(zhǔn)手續(xù)，約定歸還日期。借閱者不得將案卷轉(zhuǎn)借他人。

　　7、秘密級(jí)檔案須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱，閱者對(duì)所借檔案負(fù)有保密和安全責(zé)任，并須在檔案室閱辦，閱后及時(shí)歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借、損壞、拍照或復(fù)印。

　　8、凡經(jīng)批準(zhǔn)查閱的檔案，如需摘抄、復(fù)制（印），須經(jīng)檔案專(zhuān)管干部審核，確認(rèn)無(wú)誤后加蓋證明章才能生效。

　　9、檔案利用反饋工作，由利用者或檔案人員填寫(xiě)《檔案利用效果登記簿》。

　　檔案統(tǒng)計(jì)制度

　　1、檔案統(tǒng)計(jì)工作的主要內(nèi)容包括：檔案室人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、面積情況；室藏檔案資料的種類(lèi)和數(shù)量情況；檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用、編研情況，以表、冊(cè)等形式提示它們的過(guò)程、現(xiàn)狀和變化。

　　2、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)必須準(zhǔn)確可靠，不得馬虎草率和弄虛作假。

　　3、定期、不定期地進(jìn)行帳物核對(duì)，做到帳物相符。

　　4、建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，及時(shí)做好平時(shí)原始數(shù)據(jù)的登記工作，注意積累統(tǒng)計(jì)資料。

　　5、統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)注明填報(bào)單位、時(shí)間、填表人、審核人。填寫(xiě)時(shí)一律用阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫(xiě)，字跡工整清晰。

　　檔案鑒定制度

　　1、根據(jù)國(guó)家檔案局1987年12月4日頒發(fā)的《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》、《文字檔案保管期限表》，結(jié)合本校的具體情況，制定本校檔案保管期限表，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地判定檔案的存毀。

　　2、為了保證鑒定工作有組織、有監(jiān)督地進(jìn)行，必須建立檔案鑒定工作小組，由校分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員和有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的代表組成。

　　3、鑒定應(yīng)采取直接鑒定法，按照檔案的實(shí)際情況以案卷為單位，逐件逐張地審查，直接判定其價(jià)值。對(duì)一時(shí)難以判定價(jià)值的檔案，應(yīng)采取保存從寬，銷(xiāo)毀從嚴(yán)；孤本從嚴(yán)，復(fù)本從寬的處理方法。

　　4、對(duì)鑒定后需要銷(xiāo)毀的檔案，必須確認(rèn)已無(wú)價(jià)值，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并報(bào)區(qū)文教局、檔案局后再行銷(xiāo)毀。

　　5、銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的檔案須由鑒定小組提出意見(jiàn)，登記造冊(cè)，經(jīng)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由二人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期、地點(diǎn)，并由監(jiān)銷(xiāo)人簽字。

　　6、檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)歸入全宗卷，以留存查。

檔案室管理制度15

　　一、單位應(yīng)當(dāng)建立健全消防檔案。消防檔案應(yīng)當(dāng)包括消防安全基本情況和消防安全管理情況。消防檔案應(yīng)當(dāng)詳實(shí)，全面反映單位消防工作的基本情況，并附有必要的圖表，根據(jù)情況變化及時(shí)更新。

　　二、單位應(yīng)當(dāng)對(duì)消防檔案統(tǒng)一保管、備查，消防安全管理人應(yīng)明確消防檔案管理的責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人，消防檔案的制作、使用、更新及銷(xiāo)毀的要求。

　　三、消防檔案管理應(yīng)符合下列要求：

　　1、按照有關(guān)規(guī)定建立紙質(zhì)消防檔案，并宜同時(shí)建立電子檔案。

　　2、消防檔案應(yīng)包括消防安全基本情況、消防安全管理情況、滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案。可結(jié)合本單位實(shí)際增加檔案種類(lèi)，但不應(yīng)少于第四、五項(xiàng)的共18種檔案。

　　3、消防檔案內(nèi)容應(yīng)詳實(shí)，全面反映消防工作的基本情況，并附有必要的圖紙、圖表。

　　4、消防檔案應(yīng)由專(zhuān)人管理，按檔案管理要求裝訂成冊(cè)，建立統(tǒng)一的檔案盒。并存放在本單位消防安全歸口管理部門(mén)。

　　5、消防檔案裝訂應(yīng)符合下列要求：

　　a)、第四、五項(xiàng)中的每份檔案應(yīng)有一個(gè)檔案盒，檔案盒大小、型號(hào)、顏色應(yīng)統(tǒng)一，在檔案盒正面和側(cè)面設(shè)置標(biāo)簽，注明該檔案名稱。

　　b)、檔案內(nèi)的裝檔材料應(yīng)統(tǒng)一采用a4紙，相片等非a4紙材料應(yīng)粘貼在a4紙上。

　　c)、第4.3條消防基本情況類(lèi)檔案在統(tǒng)一裝訂后有修改補(bǔ)充材料的，應(yīng)及時(shí)重新裝訂；其余檔案應(yīng)以時(shí)間順序按年度裝訂成冊(cè)。

　　d)、消防法律文書(shū)檔案應(yīng)按同一工程項(xiàng)目或隱患整改項(xiàng)目的所有法律文書(shū)放在一起的原則裝訂，當(dāng)年未完工的項(xiàng)目納入下年度裝訂。

　　e)、每份檔案應(yīng)有卷內(nèi)文件目錄，目錄上注明該檔案種類(lèi)、卷內(nèi)編號(hào)、卷內(nèi)文件名稱、頁(yè)碼、卷內(nèi)文件的文號(hào)以及其他需要備注的內(nèi)容，按年度裝訂的應(yīng)在目錄上標(biāo)出年份，卷內(nèi)資料應(yīng)在每頁(yè)右上角標(biāo)出頁(yè)碼。

　　f)、不同檔案內(nèi)容重復(fù)應(yīng)復(fù)印分別裝檔。

　　6、消防安全重點(diǎn)單位應(yīng)設(shè)立消防檔案專(zhuān)用柜。

　　四、消防安全基本情況應(yīng)包括下列8個(gè)檔案：

　　1、單位基本概況和消防安全重點(diǎn)部位情況。應(yīng)包括：?jiǎn)挝磺闆r簡(jiǎn)介；建筑基本情況介紹（建筑的分類(lèi)、總面積和各層面積及功能分布、建筑高度、消防設(shè)施情況，多棟建筑應(yīng)分別介紹）；重點(diǎn)部位情況（重點(diǎn)部位的名稱及分布）；公安消防機(jī)構(gòu)下發(fā)的防火檔案正本。

　　2、所在建筑消防設(shè)計(jì)審核、消防驗(yàn)收以及場(chǎng)所裝修消防設(shè)計(jì)審核、驗(yàn)收及使用或者開(kāi)業(yè)前消防安全檢查的許可文件和相關(guān)資料。

　　3、消防組織和各級(jí)消防安全責(zé)任人。主要指確定各級(jí)消防安全責(zé)任人、管理人以及專(zhuān)兼職消防隊(duì)和義務(wù)消防隊(duì)等消防組織的文件和相關(guān)資料。

　　4、消防安全管理制度和保證消防安全的操作規(guī)程。主要指本單位建立的各種消防安全制度、操作規(guī)程等相關(guān)資料。

　　5、消防設(shè)施、滅火器材配置情況。主要指本單位設(shè)置的所有消防設(shè)施設(shè)備的廠家、型號(hào)、數(shù)量、設(shè)置部位、配置時(shí)間等資料。

　　6、專(zhuān)職消防隊(duì)、志愿消防隊(duì)、義務(wù)消防隊(duì)人員及其消防裝備配備情況。主要指本單位消防組織名單、年齡、學(xué)歷等以及所配備的裝備情況。

　　7、消防安全管理人、自動(dòng)消防設(shè)施操作人員、電氣焊工、電工、易燃易爆化學(xué)物品操作人員的`基本情況。主要指本單位這些人員的姓名、年齡、學(xué)歷、技術(shù)職稱、消防培訓(xùn)持證情況等相關(guān)資料。

　　8、新增消防產(chǎn)品、防火材料的合格證明材料。主要指新增消防產(chǎn)品名單、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、地點(diǎn)及檢測(cè)報(bào)告、合格證明等相關(guān)資料。

　　五、消防安全管理情況應(yīng)包括下列10個(gè)檔案：

　　1、消防安全例會(huì)紀(jì)要或決定。

　　2、公安消防機(jī)構(gòu)或派出所填發(fā)的各種法律文書(shū)。

　　3、消防設(shè)施定期檢查記錄、自動(dòng)消防設(shè)施全面檢查測(cè)試的報(bào)告以及維修保養(yǎng)記錄。主要指消防控制室值班記錄、消防設(shè)施每日巡視檢查、每月測(cè)試檢查、年度檢驗(yàn)檢查等記錄表以及消防維保單位進(jìn)行檢查的記錄等有關(guān)資料。

　　4、火災(zāi)隱患、重大火災(zāi)隱患及其整改情況記錄。應(yīng)包括：

　　a）公安消防機(jī)構(gòu)或派出所監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的火災(zāi)隱患和單位自行組織的防火檢查及巡查中發(fā)現(xiàn)的火災(zāi)隱患情況；

　　b）《火災(zāi)隱患整改登記本》；

　　c）單位對(duì)存在的重大問(wèn)題提出的整改方案、落實(shí)整改的部門(mén)、人員、資金情況，以及整改完畢后復(fù)查情況；

　　d)給公安消防機(jī)構(gòu)或派出所寫(xiě)出的火災(zāi)隱患整改復(fù)函等。

　　5、防火檢查、巡查記錄。主要指本單位開(kāi)展防火巡查、防火檢查的情況，應(yīng)包括每日防火巡查記錄表、防火檢查記錄表等相關(guān)資料。

　　6、有關(guān)燃?xì)狻㈦姎庠O(shè)備檢測(cè)等記錄資料。主要指本單位有關(guān)燃?xì)狻㈦姎狻⒎览住⒎漓o電等設(shè)施設(shè)備的檢測(cè)記錄、時(shí)間、人員以及檢測(cè)單位情況等相關(guān)資料。

　　7、消防安全培訓(xùn)記錄。主要指本單位組織或參加公安消防機(jī)構(gòu)組織的消防培訓(xùn)情況，應(yīng)包括培訓(xùn)的通知、時(shí)間、培訓(xùn)記錄等資料，以及消防培訓(xùn)合格證的復(fù)印件等。

　　8、滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案的演練記錄。主要指本單位的滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案以及演練的記錄。

　　9、火災(zāi)情況記錄。主要指本單位發(fā)生火災(zāi)的時(shí)間、部位、主要燃燒物質(zhì)、火災(zāi)照片、火災(zāi)原因及火災(zāi)損失、內(nèi)部通報(bào)、總結(jié)等以及公安消防機(jī)構(gòu)下發(fā)的有關(guān)火災(zāi)直接財(cái)產(chǎn)損失核定書(shū)、火災(zāi)原因認(rèn)定書(shū)、責(zé)任認(rèn)定書(shū)、行政處罰決定書(shū)等相關(guān)資料。

　　10、消防獎(jiǎng)懲情況記錄。主要指各級(jí)政府、行業(yè)部門(mén)和公安消防機(jī)構(gòu)，以及本單位內(nèi)部關(guān)于消防安全的獎(jiǎng)懲情況的有關(guān)文件資料。

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