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項目檔案管理制度通用(15篇)
在社會一步步向前發(fā)展的今天，越來越多人會去使用制度，制度具有合理性和合法性分配功能。那么擬定制度真的很難嗎？以下是小編為大家整理的項目檔案管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
項目檔案管理制度1
一、目的
為了規(guī)范企業(yè)項目檔案的管理，保證項目檔案的安全性、完整性和可追溯性，提高企業(yè)管理水平和競爭力，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于企業(yè)所有項目的檔案管理。三、制度制定程序
由公司相關(guān)部門起草制度—企業(yè)法律顧問進行審查修改—征求相關(guān)部門意見—董事會審批—簽字頒布。
四、制度內(nèi)容
1、項目檔案的定義
項目檔案指的是項目立項后的所有文書材料、合同協(xié)議、工程圖紙、開工報告、竣工驗收報告、質(zhì)量驗收報告、工程圖紙、質(zhì)量檢驗單、項目工作日志、會議記錄等歷史檔案材料的統(tǒng)稱。
2、項目檔案的保存
�。�1）項目檔案按照項目工期和項目結(jié)束時間計算，交由檔案管理部門負責收集、整理、歸檔、保管和借閱。
（2）計劃立項的項目，需要提前做好檔案歸檔準備工作。
（3）已完成的`項目檔案必須在項目竣工驗收后3個工作日內(nèi)歸檔。
�。�4）項目檔案按照檔案保管期限進行管理，保存時間不少于30年，檔案保管期滿后，按照《檔案保管期限終止規(guī)定》確定處理方式。
3、項目檔案的責任
�。�1）項目部門負責項目檔案的有序收集、整理和歸檔，并且保證檔案的準確性和完整性。
�。�2）檔案管理部門負責對所收集、整理、歸檔的項目檔案進行保管，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性，并保證檔案在第一時間內(nèi)提供給有關(guān)部門借閱使用。
4、項目檔案管理制度的執(zhí)行程序
�。�1）項目部門在項目完成后，將所需的檔案交給檔案管理部門，并且在交檔前對所收集的資料進行核對，以確保檔案的完整性和準確性。
（2）檔案管理部門負責對每一個收到的檔案進行統(tǒng)計和歸檔，并且對檔案進行標記、檢索、借閱和保護。
�。�3）在需要使用檔案時，申請人需要向檔案管理部門提交申請表，經(jīng)過項目部門和檔案管理部門的審批后，由檔案管理部門提供檔案的借閱服務。
（4）檔案管理部門負責對檔案保管的有效時間進行記錄和監(jiān)督，確保檔案的保管期限符合國家相關(guān)規(guī)定。
5、責任追究
對未按照本制度規(guī)定辦事，交辦不到位，數(shù)據(jù)泄露等違規(guī)行為，我們將根據(jù)公司相關(guān)制度進行處理，并追究相應責任人的責任。
五、參考法律法規(guī)
1、《檔案法》
2、《勞動合同法》
3、《勞動法》
4、《勞動保障監(jiān)察條例》
5、《行政管理法》
項目檔案管理制度2
一、目的
為規(guī)范公司的工程項目檔案管理，防范與控制合同風險，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。
二、工程項目檔案歸檔范圍
本規(guī)定所指工程項目檔案是指過去和現(xiàn)在，公司在工程項目的開發(fā)、設計、實施、竣工等過程中形成的具有保存價值的文件、圖方案、軟件、圖錄像等。其主要包括：工程項目建議批文，中標通知書，工程承包合同，合同附件，勞務分包合同，專業(yè)分包合同，采購合同，工程預（結(jié)）算書，工程設計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，委托書，開工報告，請款報告，技術(shù)資料，主要設備材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。
三、檔案機構(gòu)及其職責
公司指定專人負責檔案管理工作（即資料員），資料員負責檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱等工作。其主要職責包括：
1、收集、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料；
2、檔案材料的保管和銷毀；
3、檔案材料的`查借閱、催還。
四、檔案的立卷、收集、整理
1、以工程項目為單位，分別立卷，一項目一卷。
2、在工程項目的招投標階段開始立卷，收集該項目有關(guān)資料歸檔管理。
3、各項目的職能人員應將在工作過程中形成的文件資料進行積累，整理和及時移交歸檔，移交檔案文件時，資料員必須在檔案移交清單上進行登記（見附表一）。
4、在檔案的首頁設卷內(nèi)文件目錄，并填寫文件序號、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見附表二）。
5、在檔案的次頁設“合同概要”、“主要事件備要”，主要內(nèi)容包括：合同標的價金，對方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應收工程款記錄等，該項工作由資料員負責，項目職能人員配合。
五、檔案的管理
1、對工程項目檔案系統(tǒng)排列編號，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。
2、每年對檔案進行一次清理。
3、清除不必要保存的材料。
4、對破損和褪色的材料進行修補和復制。
六、檔案要求
1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。
2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當管理。
3、傳真件應復印一份歸檔。
七、檔案的保管
1、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全。
2、所有檔案應專柜存放，加鎖。
3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場所。
4、公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。
八、檔案的銷毀
1、檔案管理人員根據(jù)檔案保管年限的規(guī)定對檔案進行鑒定，登記已失效的檔案，編制檔案銷毀清冊（見附表三）。
2、檔案銷毀清冊經(jīng)核準人批準，方能銷毀失效檔案。
3、銷毀一般以焚燒、粉碎的方式處理，特殊銷毀方式另作說明。
4、銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字。
5、銷毀人員應采取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密。
九、檔案的查借閱
1、因工作需要查閱檔案的應填寫好查閱申請單，由核準人簽字同意，方可查閱（見附表四）。
2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)核準人簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。
3、資料員對文件的查（借）閱情況要進行登記（見附表五）。
4、借閱人對所借之檔案必須妥善保管，不得私自復制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。
5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管及時處理。
6、外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，經(jīng)核準人批準后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內(nèi)容也須核準人同意且審核后才能帶出。
7、公司對調(diào)閱制度實行分級制度，公司可根據(jù)借閱人工作的需要及等級的評定，分別給予“原件借閱”“復印件借閱”“局部復印件借閱”。
十、有下列行為者，視情節(jié)輕重，給予違紀處分，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責任：
1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘檔案。
3、涂改、偽造檔案。
4、對檔案沒有及時上報、歸檔或管理不善，而造成公司損失。
5、未按手續(xù)借閱、外帶及越級借閱。
二00九年九月十日
項目檔案管理制度3
1、項目設兼職資料員，負責文件的接收、發(fā)放、登記、回收等工作。由資料員負責建立項目的收文、發(fā)文登記。
2、部門使用的資料由各部門專人發(fā)放并負責保管；長期保存的文件應需交由資料員統(tǒng)一保管。
3、所有文件必須按照檔案管理及項目有關(guān)規(guī)定進行收集、發(fā)放、整理、編目和保存。
4、檔案、資料要保持整潔，不允許在檔案和文件上亂涂亂寫。
5、存檔資料必須為原件。
6、涉及到經(jīng)濟方面的設計變更其它形式的文件，必須向經(jīng)營部門提供一份原件進行保存。
7、合同文件由經(jīng)營部門控制、保存和發(fā)放。
8、不得私自借閱或讓他人隨意查看，不得隨意攜帶外出。對檔案文件內(nèi)容不得隨意向外泄露。
9、對已歸檔的`文件借閱時，必須辦借閱手續(xù)，限期歸還。如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)。
10、作廢文件不統(tǒng)一收回，但應在替換文件里指明，或以通知形式告知文件持有者。
11、管理人員因工作調(diào)動或其他原因不在項目工作時，應有職能部門資料員收回其持有的所有文件。
12、工程竣工驗收后，項目應及時將工程交工資料整理、匯總，交由武漢項目工程部歸檔。
項目檔案管理制度4
文件及技術(shù)檔案管理工作,是工程施工的延續(xù),但常常因項目經(jīng)理部的解散、人員調(diào)動等原因而滯后,為了使本項目在該方面的管理工作上一個新臺階,同時為以后的工作提供依據(jù),體現(xiàn)'重生產(chǎn)同樣重技術(shù)檔案管理'的方針,實現(xiàn)生產(chǎn)和內(nèi)業(yè)雙豐收,特制定文件、技術(shù)檔案管理制度。
(1)文件及技術(shù)檔案管理的任務、意義
①文件及技術(shù)檔案管理的任務是
按照一定的原則和要求,系統(tǒng)地收集記述工程建設全過程中具有保存價值的用于指導施工的技術(shù)文件材料,并按歸檔制度加以分類整理,以便完工驗收后,完整地移交給有關(guān)技術(shù)檔案管理部門。
�、谖募凹夹g(shù)檔案管理的意義是
可以保證技術(shù)文件的完整性、正確性和及時性,組織有序的交流,及時滿足施工生產(chǎn)的需要,出了問題,有據(jù)可查,從而起到穩(wěn)定正常生產(chǎn)的作用。
(2)文件及技術(shù)檔案管理制度
①文件管理制度
施工過程中發(fā)生的往來文件,項目經(jīng)理部應設專職人員,按照is09001:20xx 的要求進行專門管理,并形成硬性規(guī)定,并由此建立文件管理制度。
�、诩夹g(shù)檔案管理制度
施工過程中產(chǎn)生的技術(shù)資料,項目經(jīng)理部應設專職人員,按照is09001:20xx 的要求進行專門管理,并形成制度貫徹落實。
(3)文件及技術(shù)檔案管理的'方法
�、傥募芾矸椒�
a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。
b、整理及編目:是在文件全面收集基礎上,對來文或發(fā)文進行科學地分類和有秩序地排列。分類應根據(jù)文件的行文類別區(qū)分。同時按文件的收發(fā)時間編制目錄,該受控的要建立受控文件清單并加蓋受控章。
�、诩夹g(shù)檔案管理辦法
a、收集:由項目經(jīng)理部工程管理部統(tǒng)一管理。
b、整理及編目:是在技術(shù)檔案材料全面收集基礎上,對技術(shù)檔案材料進行科學地分類和有秩序地排列。分類按技術(shù)檔案本身的自然形成規(guī)律進行。工程技術(shù)檔案分類,原則上按工程項目劃分,使同一項工程的技術(shù)檔案都集中在一起,以便能夠反映該項目工程的全貌。而每一類別下,又可按專業(yè)分為若干類。編目方針為能夠揭示技術(shù)檔案的內(nèi)容和他們之間聯(lián)系,便于檢查。
(4)交工驗收及資料整理
�、俳⒓夹g(shù)資料復核制,來源于施工過程中的資料,必須現(xiàn)場填寫且有人復核,決不允許一人一填到底,更不容許事后補填,且資料能夠反映工程實際。
�、诮还を炇召Y料的整理,要從工程施工一開始就著手抓,先化整為零,再化零為整。同時做到資料、圖紙和計量支付三者的統(tǒng)一。
�、奂訌娊还を炇占百Y料整理的管理工作,徹底根治此方面滯后的弊病。
(5)竣工資料整理、竣工圖繪制
�、僭诮还べY料的基礎上,進一步完善成竣工資料,摒棄持久戰(zhàn)。
�、诿恳环猪椆こ掏瓿珊�,要隨即把施工中變更的部分用鉛筆描繪在原施工圖紙上,并注明變更的依據(jù)及日期等。
�、郯芽⒐べY料的整理及竣工圖繪制與項目經(jīng)理的業(yè)績掛鉤,作為獎罰的依據(jù)之一。
項目檔案管理制度5
目的：
為規(guī)范項目檔案管理工作，提高管理效率和透明度，確保項目檔案的正常秩序和安全。
范圍：
本制度適用于公司內(nèi)部所有項目檔案的管理。制度制定程序：
1、公司領導確定項目檔案管理制度的編寫任務，并指定負責人負責編寫制度。
2、編寫者需收集、整理相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部政策規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況進行制定。
3、編寫者向公司領導提交初稿，經(jīng)過審批后，考慮意見和建議并進行修訂。
4、修訂后，公司領導簽署，并進行公告發(fā)布。
各項制度的名稱、范圍、目的`、內(nèi)容、責任主體、執(zhí)行程序、責任追究等方面的內(nèi)容：
項目檔案管理制度6
為了做好工程及設備檔案資料的管理工作,參照《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》等文件的有關(guān)要求結(jié)合本公司實際情況和公司領導對檔案管理的相關(guān)要求特制訂本檔案管理制度。
一、歸檔范圍
主要為工程和設備檔案資料
1、工程檔案是指各類報批文件(對政府各行政部門的各類報批文件、回復的批示文件、對外發(fā)文、對外接收的文件)、各類合同(所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的附件、補充合同,供應商(服務)單位的報價資質(zhì)資料、報價商務資料及報價匯總表說明文件,比價的考察調(diào)研報告,考察調(diào)研的影像、照片資料)、設計資料及圖紙、設計變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工日志、會議紀要、審計結(jié)論及各種驗收證件、檢測報告、材料設備的合格證及說明書、施工圖、財產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。
2、設備檔案是鑒定評價(儀器)技術(shù)狀態(tài)的科學資料,是為保障(儀器)設備正常運轉(zhuǎn)并處于良好狀態(tài)的重要依據(jù)。檔案員接收歸檔本公司的各類設備資料。主要包括計劃、選購階段的儀器設備購買申請單、協(xié)議、合同、重要來往函件、電文;開箱驗收階段的裝箱單、開箱驗收單、出廠合格證書、出廠精度檢
3、驗單、圖樣、技術(shù)手冊、使用維護手冊、說明書、校驗標準、隨機備件圖冊、軟件、硬件部分的文件材料、開箱檢驗記錄;安裝調(diào)試階段的試車、試驗記錄、安裝驗收單、存在問題及處理意見;運行及維護修理階段的設備儀器移交使用部門的附件和隨機工具清單、設備儀器維護保養(yǎng)和安全技術(shù)操作規(guī)程、設備儀器使用記錄、設備儀器保養(yǎng)情況記錄、設備儀器檢查記錄及維修記錄;改造、更新階段合理化建議及處理結(jié)果、設備儀器改造、改裝、更新的報告與批復、改進、改裝過程中形成的圖樣、技術(shù)文件、設備儀器報廢技術(shù)鑒定書、請示及批復文件、技術(shù)鑒定及成果申報獎勵等各類文件。
二、檔案保密制度
1、檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念,遵守公司的各項保密制度。
2、凡涉及不宜公開的公司機密等檔案,應作秘密保管并嚴格控制查閱范圍,本公司人員需要查閱者,須經(jīng)本公司主管領導批準。
3、凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案,應嚴格履行查閱審批手續(xù),嚴禁擅自拍照和復制,利用者應嚴格遵守保密規(guī)定,不得泄露公司秘密。
4、對確已無保存價值的建設工程和設備檔案,列出銷毀清冊,經(jīng)主管領導審批后,由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀,并簽名注銷。
三、檔案工作人員崗位職責
1、熱愛檔案事業(yè),忠于職守,遵紀守法,勤奮學習,具備檔案專業(yè)知識。
2、負責本公司建設工程中形成的資料和設備資料的.收集、整理、立卷、歸檔工作,積極提供利用,為各項工作服務。
3、按規(guī)定向當?shù)貦n案館移交應進館的檔案。
4、積極主動地向上級主管部門匯報檔案工作情況,接受其監(jiān)督、檢查和指導。
5、辦理領導交辦的其他檔案業(yè)務工作。
四、檔案管理制度
1、非檔案管理人員不得擅自查閱檔案柜里的案卷,確因工作需要,須經(jīng)本公司主管領導批準同意后方可查閱。
2、檔案柜內(nèi)的檔案要進行系統(tǒng)排列存放,不準堆放與檔案無關(guān)的東西,做到完整安全,存放有序,查找方便
3、做好檔案柜內(nèi)'六防'(防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀)工作,平時要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛(wèi)生整潔、安全。
4、對檔案柜所藏檔案要進行經(jīng)常檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時采取有效措施。
5、凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設備的全套隨機技術(shù)文件,儀器設備說明書、樣本、圖紙、技術(shù)操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等材料若系一式二份,應留一份存檔;只有一份的,將原件存檔,復印件隨機使用。
6、檔案員負責儀器設備檔案的收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計工作。儀器設備檔案內(nèi)的文件材料,要按時間先后排列好,用鉛筆編寫頁號,凡有文字的頁面,都要編號,正面編在右上角,背面寫在左上角,然后填寫好卷內(nèi)目錄。
五、檔案安全制度
1、嚴格執(zhí)行定期檢查和進出檔案清點制度,檔案柜實行專人負責,鑰匙應妥善保管,如有丟失應及時匯報并采取措施,非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。
2、每次長假前應對檔案進行全面檢查,檔案柜加貼封條,切實消除安全隱患。
六、檔案資料查閱利用制度
1、本單位人員借閱檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時間,不得超過半個月,確需繼續(xù)借閱,必須辦理續(xù)借手續(xù)。對于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應使用復印件,盡量不用原件,一般由使用人復印。
2、檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時,須經(jīng)分管領導批準,辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,按期歸還,如有損壞、遺失,由借用人負責。外單位人員需要復印檔案柜里資料時須經(jīng)主管領導同意后方可進行。
3、檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時應填交接單方可交付。
4、查閱檔案時,嚴禁吸煙,嚴禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等,嚴禁涂改和拆撕檔案,違者且造成檔案損毀的,依法追究當事人行政、法律責任。
5、查閱檔案者有義務將利用效果反饋給檔案管理人員,以利探索和總結(jié)檔案利用工作規(guī)律,更好地為各項工作服務。
七、檔案的收集
1、檔案管理人員收到公司內(nèi)部人員或相關(guān)單位人員給予的資料應及時登記。
2、工程檔案資料按項目收集檔案應按系統(tǒng)分類統(tǒng)一存放檔案盒貼上標簽并做電子目錄方便日后檢索。
3、設備檔案資料按名稱分類組卷,將一組內(nèi)容上具有有機聯(lián)系的材料組合成一個保管單位。卷內(nèi)文件排列,依照設備材料的自然形成過程排列并做電子目錄方便日后檢索。
4、應妥善保存各類檔案和資料,如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應交總工程師審閱確定用途。
5、勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位向本公司移交檔案時,應編制移交清單,雙方簽字、蓋章后方可交接。
6、項目簽訂承包合同中應明確規(guī)定工程檔案資料和設備資料編制的責任范圍、內(nèi)容、套數(shù)、案卷質(zhì)量標準及時間要求。施工單位不按時提交合格竣工圖的不算完成施工任務。
7、本公司購置的設備儀器的隨機全套資料,由拆箱負責人收集齊全,及時移交檔案員,統(tǒng)一積累和集中保管。
項目檔案管理制度7
一、目的
為規(guī)范公司的工程項目檔案管理，防范與控制合同風險，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。
二、工程項目檔案歸檔范圍
本規(guī)定所指工程項目檔案是指過去和現(xiàn)在，公司在工程項目的設計、實施、竣工等過程中形成的具有保存價值的文件、圖紙、方案、圖錄像等。其主要包括：中標通知書，工程承包合同，合同附件，勞務分包合同，專業(yè)分包合同，采購合同，工程預（結(jié)）算書，工程設計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，委托書，開工報告，請款報告，技術(shù)資料，主要設備材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。
三、資料員及其職責
部門經(jīng)理指定專人負責檔案管理工作（即資料員），資料員負責檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱、交接等工作。其主要職責包括：
1、收集、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料；
2、檔案材料的保管；
3、檔案材料的查借閱、催還；
4、項目結(jié)束后與綜合部相關(guān)負責人完成檔案資料的交接。
四、檔案的立卷、收集、整理
1、以工程項目為單位，分別立卷，一項目一卷。
2、在工程項目的招投標階段開始立卷，收集該項目有關(guān)資料歸檔管理。
3、各項目的職能人員應將在工作過程中形成的文件資料進行積累，整理和及時移交歸檔，移交檔案文件時，資料員必須在檔案移交清單上進行登記。
4、在檔案的`首頁設卷內(nèi)文件目錄，并填寫文件序號、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見附表二）。
5、在檔案的次頁設“合同概要”、“主要事件備要”，主要內(nèi)容包括：合同標的價金，對方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應收工程款記錄等，該項工作由資料員負責，項目職能人員配合。
五、檔案的管理
1、對工程項目檔案系統(tǒng)排列編號，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。
2、每月對檔案進行一次清理。
3、清除不必要保存的材料。
4、對破損和褪色的材料進行修補和復制。
六、檔案要求
1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。
2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當管理。
3、傳真件應復印一份歸檔。
七、檔案的保管
1、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全。
2、所有檔案應專柜存放，加鎖。
3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場所。
八、檔案的查借閱
1、因工作需要查閱檔案的應填寫好查閱登記表方可查閱。
2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)項目經(jīng)理簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。
3、借閱人對所借之檔案必須妥善保管，不得私自復制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。
4、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告項目經(jīng)理及時處理。
九、有下列行為者，視情節(jié)輕重，給予違紀處分，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責任：
1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘檔案。
3、涂改、偽造檔案。
4、對檔案沒有及時上報、歸檔或管理不善，而造成公司損失。
5、未按手續(xù)借閱、外帶及越級借閱。
附件一
工程技術(shù)資料參考目錄
1、開工報告、施工現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄
2、圖紙會審紀要、設計變更、洽商記錄
3、施工組織設計(施工措施)
4、技術(shù)交底、技術(shù)復核
5、工程定位測量、放線記錄、復核記錄
6、原材料出廠合格證及進場檢(試)驗報告（鋼筋、水泥、磚、防水材料等）
7、施工試驗報告及見證檢測報告
8、隱蔽工程驗收記錄、基槽驗收記錄
9、施工記錄
10、預制構(gòu)件、預拌混凝土合格證
11、地基基礎、主體結(jié)構(gòu)驗收記錄及抽樣檢測資料
12、檢驗批、分項、分部工程質(zhì)量驗收記錄
13、單位(子單位)工程質(zhì)量竣工驗收記錄
14、施工日志、地質(zhì)勘察報告
15、土壤(素土、灰土)干密度試驗報告（回填土試驗報告）
16、砂漿配合比通知單
17、砂漿(試塊)抗壓強度試驗報告及評定
18、混凝土配合比通知單
19、混凝土(試塊)抗壓強度試驗報告及評定
�。ㄍ瑮l件養(yǎng)護混凝土試塊強度報告匯總及測溫記錄）
20、商品混凝土出廠合格證、復試報告
21、鋼筋接頭(焊接)試驗報告，焊條（劑）合格證
22、水池滿水試驗記錄
23、建筑物沉降觀測記錄
24、結(jié)構(gòu)吊裝記錄
25、現(xiàn)場施工預應力記錄
26、工程質(zhì)量事故處理記錄
27、管道、配件出廠合格證及進場檢（試）驗報告
28、管道、設備強度試驗、嚴密性試驗記錄
29、系統(tǒng)清洗、灌水、通水、通球試驗記錄
30、進場電器材料、設備出廠合格證及試驗報告）
31、設備調(diào)試記錄、接地、絕緣、電阻測試記錄
32、暖氣管道、散熱器壓力試驗記錄
33、單位(子單位)工程質(zhì)量控制資料核查記錄
34、單位(子單位)工程質(zhì)量竣工驗收記錄
35、單位(子單位)工程安全和功能檢驗資料核查及功能抽查記錄
36、單位(子單位)工程觀感抽查記錄
37、竣工驗收報告
38、竣工驗收證書
項目檔案管理制度8
●檔案管理規(guī)定
1、檔案資料由經(jīng)理負責監(jiān)督保管,內(nèi)務管理員專職文件存檔、注記工作。
2、有關(guān)物業(yè)的驗收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設施和設備檔案及保養(yǎng)制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜上鎖,未經(jīng)經(jīng)理許可,任何人不得動用。
3、物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔清單和編號目錄。
4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。
5、物業(yè)檔案在歷任經(jīng)理離職或調(diào)職時,應向接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)認可后方可離開。
6、物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的,需經(jīng)經(jīng)理書面認可,如有違反的,作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實情況,對不符合要求的保管人將作適當處分。
9、小區(qū)檔案資料因保管不當而造成遺失、泄密的,對小區(qū)管理有重大影響及損害小區(qū)和公司利益的,公司將視情節(jié)追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權(quán)利。
●小區(qū)管理保密規(guī)定
1、公司、物業(yè)內(nèi)部資料,業(yè)主、住戶單元和公司員工個人資料及其所載有的通訊地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、小區(qū)及公司內(nèi)部情況、業(yè)主/住戶個人情況等均屬保密范圍。
2、業(yè)主/住戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜內(nèi),由內(nèi)務管理員專人管理。
3、公司文件柜備用鑰匙由經(jīng)理保管,內(nèi)務管理員休假時,由經(jīng)理指定者方可代為執(zhí)行以上事務。
4、因工作所需而放置在辦公室、監(jiān)控室的業(yè)主/住戶的`聯(lián)系電話、地址等,必須隱蔽放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。
5、公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引,嚴禁任何形式的抄襲和復印,嚴禁外泄。
6、公司發(fā)布的各類通知通告,應限定時效,過時收回。
7、員工應具有維護他人隱私的法律意識,主動為公司和小區(qū)住戶保守秘密,對任何人的不正當打探行為,應堅決拒絕并向公司報告。
8、員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當,致使公司、業(yè)主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的,公司將從重處罰,并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。
●小區(qū)檔案資料
1、小區(qū)驗收檔案:
1)小區(qū)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料)。
2)小區(qū)各類設備的質(zhì)檢、消防、勞動局等部門驗收合格文件。
3)小區(qū)機電設備保養(yǎng)合約。
4)小區(qū)公共區(qū)域設施設備驗收記錄。
5)小區(qū)公共區(qū)域設施設備移交記錄。
6)單元驗收及移交記錄。
2、小區(qū)二次裝修檔案:
1)住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù)。
2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料。
3、住戶資料:
1)小區(qū)住戶入伙資料。
2)小區(qū)住戶情況登記(包括姓名、房號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間等)。
4、小區(qū)管理文本匯編:
1)管理合同、業(yè)主公約、用戶手冊。
2)小區(qū)各類管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定。
3)小區(qū)各項管理分包合約。
5、小區(qū)設備維修保養(yǎng)資料:
1)各類設施設備專門的維修保養(yǎng)制度和應急措施。
2)各類設施設備獨立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。
3)主要部位如配變電間、監(jiān)控中心等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進出記錄。
4)住戶維修報修單及維修后的回訪記錄。
6、小區(qū)設施設備檢測:
1)電梯有勞動部門合格證書及年檢報告。
2)消防泵、管道等有定期試機及換水記錄。
3)小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測報告。
4)小區(qū)其他設施設備檢測記錄資料。
7、日常文檔:
1)日常通知、文件的存檔。
2)小區(qū)管理費收繳情況。
3)公司管理費財務報告。
4)會議記錄。
5)值班記錄。
6)安保值班記錄。
7)其他管理記錄。
●檔案資料的管理要求
1、采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等,并采用適當?shù)谋９�、儲存方法�?/p>
2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存,便于查找和利用。
3、電腦文件必須由專人按照規(guī)定設置子目錄進行分類管理,并定期清除過期無效文件。
4、原始文件按照文件的使用性質(zhì)及重要性進行分類,并編制相應的文件目錄,文件狀況有所變動時,應及時調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以保證查閱者及時找到有效的文件。
5、檔案的鑒定必須由經(jīng)理或其他指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數(shù)、保存期限、保存數(shù)量等作出決定,其他未經(jīng)授權(quán)者無權(quán)決定。
6、檔案按不同業(yè)務性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,最好按不同業(yè)務部分分柜保存。
7、檔案保管有專人負責,以達到文件管理要求,必須做到檔案標識清晰、分類明確,易查找;檔案必須由具備資格人員經(jīng)過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關(guān)責任。檔案歸還必須經(jīng)過檢查,如有輕微破損應立即修補,損壞嚴重須追究借閱人員的責任。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導致的文件流失和泄密。
8、檔案保管環(huán)境要求達到防火、防潮、防變質(zhì)的要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì),檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。
項目檔案管理制度9
一、工程項目文件的收集標準
1、工程項目文件的形成和積累項目文件產(chǎn)生于項目建設全過程。其形成、積累和管理項目建設計劃和有關(guān)部門及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制.并有相應的檢查、控制及考核措施。
2、項目建設各階段文件的收集及其責任
（1）、項目準備階段建設單位各機構(gòu)負責收集、積累和整理項目前期文件以及設備，工藝和涉外文件，設計單位負責收集、積累勘查設計文件，并按規(guī)定向建設單位提交有關(guān)設計基礎資料和設計文件。
�。�2）、項目施工階段項目實行承包的。由承包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理，并提交承包單位匯總；
由建設單位分別向承包單位收集、積累其承包項目的全部文件；項目監(jiān)理單位負責收集,積累項目監(jiān)理性文件。建設單位委托的項目監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目建設中文件收集、積累和完整、準確系統(tǒng)情況、審核，簽認竣工文件。并向建設單位提交有關(guān)專項報告、驗證材料及其他監(jiān)理文件。
（3）、項目試運行階段試運行單位負責收集、積累在生產(chǎn)技術(shù)準備試運行中形成的文件：項目器材供應管理單位或部門應負責收集、積累所承擔項目的器材供應、管理中形成的有關(guān)文件資料.
3、收集范圍
（1）、反映與項目有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件,應收集齊全，規(guī)入建設項目檔案.
（2）、項目文件歸檔范圍和保管期根據(jù)項目要求而定。
4、收集時間各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集:引進技術(shù)、設備文件應首先由建設單位或接受委托的承包單位登記、歸檔、再行譯校、復(完整word版)項目工程質(zhì)量檔案管理制度
印和分發(fā)使用.
5、項目文件質(zhì)量要求
(1）、字跡清楚，圖樣清晰。圖表整潔、簽字手續(xù)完備。
（2)、需永久、長期保存的文件不應用易褪色的書寫材料(如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等)書寫、繪制。
�。�3)、復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設計標定質(zhì)量的要求。
�。�4）、錄音、錄像文件應保證載體的有效性。
�。�5)、長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。
二、項目文件的整理與歸檔標準
1、項目文件的整理
�。�1)、建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定,并按檔案管理的要求，形成文件形式進行整理。
(2)、建設單位各機構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設項目的前期文件、設備技術(shù)文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容分別按年度、項目的單項或單位工程整理
（3)、勘查、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按項目或?qū)I(yè)整理.
�。�4）、施工技術(shù)文件應按單項工程的專業(yè),階段整理;檢查驗收記錄、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理.
2、項目文件的歸檔組卷
（1)、組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系；分類科學,組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求.
（2)、項目施工文件按單項工程、單位工程或安裝、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷:項目(完整word版)項目工程質(zhì)量檔案管理制度
竣工圖按建筑、建設、、結(jié)構(gòu)等順序組卷；設備文件按專業(yè)、臺件等組卷；管理性文件按問題、時間或項目依據(jù)性、基礎性、竣工驗收文件組卷；監(jiān)理文件按文種組卷;原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。
（3）、案卷及卷內(nèi)文件不重份；
同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長。
3、案卷與卷內(nèi)文件的排列
�。�1）、管理性文件按問題、時間或重要程度排列歸檔。
�。�2)、施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測試驗記錄、評定、驗收排列.
�。�3）、設備設施文件，按依據(jù)性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調(diào)試和運行維修等順序排列歸檔.
�。�4）、竣工圖按專業(yè)、圖號排列歸檔。
�。�5）、卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；
譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草)稿在后。
4、聲像材料整理
聲像材料整理時應附文字說明.對事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容進行著錄.
5、項目文件的歸檔
�。�1)、建設單位各機構(gòu)、各施工承包單位、監(jiān)理單位應在建設項目完成后，將經(jīng)整理，編目后所形成的項目文件按規(guī)定的要求,向建設單位檔案管理機構(gòu)歸檔。
（2）、根據(jù)基本建設程序和項目特點,歸檔可按階段分期進行，也可在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后于竣工驗收文件一并歸檔。
(3）、歸檔文件應完整、成套、系統(tǒng)。應記述和反應建設項目的規(guī)劃、設計、施工及竣工驗收的全過程；真實記錄和準確反應項目建設過程和竣工的實際情況，圖物(完整word版)項目工程質(zhì)量檔案管理制度相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備;文件質(zhì)量應符合項目文件質(zhì)量要求的規(guī)定。
（4）、設計、施工單位需向本礦歸檔的文件，應按國家有關(guān)檔案管理的'規(guī)定的要求單獨立卷歸檔。
6、項目文件的歸檔審查施工單位在項目竣工文件收集，編制和整理后,應依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對文件的完整、準確情況和案卷質(zhì)量進行審查或三方會審,經(jīng)建設單位確認并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交建設單位檔案管理機構(gòu)。
7、項目文件的歸檔時間
�。�1）、除受委托進行項目檔案匯總整理外，各施工承包單位應在項目實體完成后三個月內(nèi)將項目所有文件、措施、方案、各種檢驗報告、測試報告等向建設單位歸檔；
有尾工的應在尾工完成后及時歸檔。即:在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。
(2)、購置的設備儀器或引進項目的文件材料在開箱設備驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔，任務結(jié)束后一周內(nèi)向上級檔案室移交（如：生產(chǎn)產(chǎn)家、產(chǎn)品合格證、說明書等相關(guān)資料)。
�。�3）、電子文件的歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。
(4）、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結(jié)束后及時歸檔（一周內(nèi)）.
三、下列文件材料應隨時歸檔:
1、變更文件、修改、補充措施、方案等的文件材料隨時歸檔；
2、礦內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；
3、礦產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料;
4、其他臨時活動形成的文件材料。
項目工程質(zhì)量檔案管理制度
四、項目檔案的整理與移交標準
1、項目檔案的整理
全部項目檔案的匯總整理應由施工單位負責進行或組織，其內(nèi)容包括：
�。�1）、根據(jù)專業(yè)主管部門的建設項目檔案分類編號規(guī)則以及項目的實際情況，設計、制定統(tǒng)一的項目檔案分類編號體系.單項項目直接按單項項目整理；
專項按照專項分類；大中型項目按工程或類別分類。
�。�2）、依據(jù)項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進行統(tǒng)一的分類和編號；
建設使用單位需要按企業(yè)檔案統(tǒng)一進行分類和編號的。
�。�3）、對全部項目檔案進行清點、編目,并編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明.
（4）、負責貫徹實行國家及本行業(yè)的技術(shù)規(guī)范及各種技術(shù)文件表格
2、項目檔案的移交
�。�1）、項目檔案驗收合格后，施工方應按規(guī)定的要求，在項目正式通過竣工驗收后三個月內(nèi)，向建設使用單位辦理檔案移交。凡是分期或分項的項目，應在每期或每項正是通過驗收后辦理檔案移交。
(2)、施工單位與監(jiān)理單位、建設使用單位及其它有關(guān)單位應辦理項目檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容、項目、工程量及工程驗收情況說明等，并有完備的清點、簽字等交接手續(xù)。
項目檔案管理制度10
一、檔案的建立。
1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查
1.2明確建檔內(nèi)容，實行系統(tǒng)收集、集中管理。
1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;
1.2.2設備設施檔案：包括各種設施設備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;
1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時所填寫的"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務協(xié)議"、"接房登記表"等。
1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)進行管理的各項規(guī)章制度等;
1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡歷、身份證復印件、上崗證、學歷證復印件、職稱證復印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;
1.2.6財務檔案：包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務報表、納稅報表、維修基金使用的預算、計劃、業(yè)委會批準使用的文件等。
1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。
二、檔案管理
2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經(jīng)常使用，對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理，并保存復印件。
2.2檔案管理要求：
2.2.1進行標準化的檔案管理。
2.2.2采用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并采用適當?shù)谋４娣椒ā?/p>
2.2.3加強保密意識培養(yǎng)，確保檔案在使用過程中的`安全、不丟失、不泄密。
2.2.4實行檔案管理手段的現(xiàn)代化，運用計算機檢索手段，開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。
2.2.5堅持檔案資料收集的系統(tǒng)化。
2.2.6作到檔案分類科學化。檔案按內(nèi)容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分柜保存。
2.2.7實行檔案管理工作檢查經(jīng)�；�。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。
項目檔案管理制度11
一、制度編制的目的項目檔案管理制度的編制，是為了規(guī)范和統(tǒng)一一切與項目檔案有關(guān)的工作，強化檔案管理，保障企業(yè)法制經(jīng)營和項目落地運營的有序進行。
二、制度范圍適用于企業(yè)內(nèi)所有項目檔案管理工作。三、制度制定程序1、制定立項審批程序和文件：由企業(yè)管理者組織項目決策、立項審批過程，確定項目檔案管理計劃、政策和程序。
2、制定草案：由企業(yè)相關(guān)部門和人員按照審批程序，進行項目檔案管理制度的起草和修改。
3、部門意見征詢：由立項審批機構(gòu)對起草的制度草案進行審查，征求相關(guān)部門、人員和專家評審意見。
4、實施監(jiān)督評估：由負責人對制度的實行情況進行監(jiān)督評估，以供下一次修改參考。
四、制度內(nèi)容1、制度名稱：項目檔案管理制度。
2、目的：規(guī)范項目檔案管理工作，保障企業(yè)法制經(jīng)營和項目落地運營的有序進行。
3、范圍：適用于企業(yè)內(nèi)所有項目檔案管理工作。
4、內(nèi)容：
�。�1）立項審批程序和文件；
�。�2）檔案管理的組織管理體制；
�。�3）檔案的評審、歸檔和保管；
（4）檔案的利用和報送；
�。�5）檔案的保密和安全措施；
（6）檔案的'處置和清理。
5、責任主體：
（1）企業(yè)管理者對檔案管理工作負總責；
（2）相關(guān)部門負責制訂和實施檔案管理制度；
（3）項目負責人負責檔案管理工作的執(zhí)行；
�。�4）所有員工都有責任遵守檔案管理制度。
6、執(zhí)行程序：
�。�1）制定檔案管理工作計劃；
（2）檔案的歸檔、存儲和報送工作；
�。�3）檔案的利用和保密；
�。�4）檔案的處置和清理。
7、責任追究：對檔案管理中出現(xiàn)的失誤、疏漏等問題，要追究相應責任人的責任。
五、法律法規(guī)要求在制訂項目檔案管理制度時，應充分考慮符合中國法律要求，涉及的法律法規(guī)有：《勞動合同法》《勞動法》《勞動保障監(jiān)察條例》《行政管理法》等相關(guān)法律法規(guī)。對于違反法律法規(guī)的行為，應及時進行處理并落實責任。
項目檔案管理制度12
第一條：項目文件的形成和積累項目文件產(chǎn)生于項目建設全過程。其形成、積累和管理應列入項目建設計劃和有關(guān)部門及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制。并有相應的檢查、控制及考核措施。
第二條、項目建設各階段文件的收集及其責任
1、項目準備階段
建設單位各機構(gòu)負責收集、積累和整理項目前期文件以及設備，工藝和涉外文件：勘查、設計單位負責收集、積累勘查、設計文件，并按規(guī)定向建設單位檔案部門提交有關(guān)設計基礎資料和設計文件。
2、項目施工階段
項目實行總承包的。由各分包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理，并提交總承包單位匯總；由建設單位分別向幾個單位發(fā)包的。由各承保單位負責收集、積累其承包項目的全部文件；項目監(jiān)理單位負責收集，積累項目監(jiān)理文件。建設單位委托的項目監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目建設中文件收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況、審核，簽認竣工文件。并向建設單位提交有關(guān)專項報告、驗證材料及其他監(jiān)理文件。
3、項目試運行階段
試運行單位負責收集、積累在生產(chǎn)技術(shù)準備試運行中形成的文件：項目器材供應、財務管理單位或部門應負責收集、積累所承擔項目的器材供應和財務管理中形成的文件。
第三條、收集范圍
1、反映與項目有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應收集齊全，規(guī)入建設項目檔案。
2、項目文件歸檔范圍和保管期限見附表1
第四條、收集時間
各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集：引進技術(shù)、設備文件應首先由建設單位或接受委托的承包單位登記、歸檔、再行譯校、復印和分發(fā)使用。
第五條、項目文件質(zhì)量要求
1、字跡清楚，圖樣清晰。圖表整潔、簽字手續(xù)完備。
2、需永久、長期保存的文件不應用易褪色的書材料（紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等）書寫、繪制。
3、復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設計標定質(zhì)量的要求。
4、錄音、錄像文件應保證載體的有效性。
5、長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。
項目文件的整理與歸檔標準
第一條、項目文件的整理
1、建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，并按檔案管理的要求，由文件形成單位進行整理。
2、建設單位各機構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設項目的前期文件、設備技術(shù)文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據(jù)文件的性質(zhì)
、內(nèi)容分別按年度、項目的單項或單位工程整理
3、勘查、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按項目或?qū)I(yè)整理。
4、施工技術(shù)文件應按單項工程的專業(yè)，階段整理；檢查驗收記錄、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理。
5、設備、技術(shù)、工藝、專利及商檢索賠文件應由承辦單位整理；現(xiàn)場使用的譯文及安裝調(diào)試形成的非標準圖、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件，工程事故處理文件由施工單位整理。
第二條、項目文件的組卷
1、組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系；分類科學，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。
2、項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷：項目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷；設備文件按專業(yè)、臺件等組卷；管理性文件按問題、時間或項目依據(jù)性、基礎性、竣工驗收文件組卷；監(jiān)理文件按文種組卷；原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。
3、案卷及卷內(nèi)文件不重份；同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長。
第三條、案卷與卷內(nèi)文件的排列
1、管理性文件按問題、時間或重要程度排列。
2、施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測試驗記錄、評定、驗收排列。
3、設備文件按依據(jù)性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調(diào)試和運行維修等順序排列。
4、竣工圖按專業(yè)、圖號排列。
5、卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。
第四條、卷內(nèi)編目，裝訂必須符合規(guī)定要求，詳見綜合科檔案管理制度
第五條、聲像材料整理
聲像材料整理時應附文字說明。對事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容進行著錄。
第六條、項目文件的歸檔
1、建設單位各機構(gòu)、各施工承包單位、監(jiān)理單位應在建設項目完成后，將經(jīng)整理，編目后所形成的項目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求，向建設單位檔案管理機構(gòu)歸檔。
2、根據(jù)基本建設程序和項目特點，歸檔可按階段分期進行，也可在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后于竣工驗收文件一并歸檔。
3、歸檔文件應完整、成套、系統(tǒng)。應記述和反應建設項目的`規(guī)劃、設計、施工及竣工驗收的全過程；真實記錄和準確反應項目建設過程和竣工的實際情況，圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備；文件質(zhì)量應符合項目文件質(zhì)量要求的規(guī)定。
4、勘查、設計、施工及建立單位需向本礦歸檔的文件，應按國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定和附表1的要求單獨立卷歸檔。
5、外文資料應將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文，經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。
第七條、項目文件的歸檔審查施工單位在項目竣工文件收集，編制和整理后，應依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對文件的完整、準確情況和案卷質(zhì)量進行審查或三方會審，經(jīng)建設單位確認并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交建設單位檔案管理機構(gòu)。
第八條、項目文件的歸檔時間
1、除受委托進行項目檔案匯總整理外，各施工承包單位應在項目實體完成后三個月內(nèi)將項目文件向建設單位歸檔；有尾工的應在尾工完成后及時歸檔。即：在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。
2、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱設備驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔（任務結(jié)束后一周內(nèi)向上級檔案室移交）。
3、電子文件的邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。
4、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結(jié)束后及時歸檔（一周內(nèi)）。
5、下列文件材料應隨時歸檔：
5.1、變更、修改、補充的文件材料；
5.2、礦內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；
5.3、礦產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料；
5.4、其他臨時活動形成的文件材料。
項目檔案的整理與移交標準
第一條、項目檔案的整理
全部項目檔案的匯總整理應由建設單位負責進行或組織，其內(nèi)容包括：
1、根據(jù)專業(yè)主管部門的建設項目檔案分類編號規(guī)則以及項目的實際情況，設計、制定統(tǒng)一的項目檔案分類編號體系。小型項目直接按項目、結(jié)構(gòu)或?qū)I(yè)分類；大中型項目按工程或?qū)I(yè)分類，下設屬類。
2、依據(jù)項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進行統(tǒng)一的分類和編號；生產(chǎn)使用單位需要按企業(yè)檔案統(tǒng)一進行分類和編號的，建設單位（并責成設計、施工及建立單位）可用鉛筆臨時填寫檔案號。
3、對全部項目檔案進行清點、編目，并編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。
4、負責貫徹實行國家及本行業(yè)的技術(shù)規(guī)范及各種技術(shù)文件表格
第二條、項目檔案的移交
1、項目檔案驗收合格后，建設單位應按合同及規(guī)定的要求，在項目正式通過竣工驗收后三個月內(nèi)，向生產(chǎn)使用單位及其它有關(guān)單位辦理檔案移交。凡是分期或分機組的項目，應在每期或每機組正是通過竣工驗收后辦理檔案移交。
2、建設單位與業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位及其它有關(guān)單位應辦理項目檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，并有完備的清點、簽字等交按手續(xù)：建設單位轉(zhuǎn)為生產(chǎn)單位的，按企業(yè)檔案管理要求辦理。
3、竣工驗收以后，在大中型城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重要建設項目。建設單位應在6個月內(nèi)向城市建設檔案接收單位報送與城市規(guī)劃、建設及其管理有關(guān)的項目檔案。
項目檔案管理制度13
一、目的
為了加強對項目檔案的管理，規(guī)范項目檔案的收集、保存、利用和保密，確保項目檔案的完整性和可靠性，提高管理的效率和水平。
二、范圍
適用于本公司各項目實施過程中形成的項目檔案的管理。三、制度制定程序
1、制訂初稿由項目管理部門負責人牽頭，組織相關(guān)人員起草制度初稿。
2、征求意見初稿完成后，邀請公司內(nèi)部部門、項目組成員和專業(yè)人員進行討論和修改，并征求公司領導的意見。
3、審批公布經(jīng)公司領導批準后，制度正式公布。四、制度內(nèi)容
1、項目檔案的名稱和范圍本管理制度適用于公司各項實施中形成的書面資料、圖紙、報告、計劃等項目檔案。
2、項目檔案的'目的保障項目檔案的完整性和可靠性，提高管理的效率和水平。
3、項目檔案的收集各項目組應按照《勞動合同法》、《勞動法》、《勞動保障監(jiān)察條例》等相關(guān)法律法規(guī)要求，制定項目檔案管理計劃，明確項目檔案的收集和維護工作。
4、項目檔案的保存項目檔案應存放在公司檔案庫中，并按照項目檔案歸檔分類、編號、注銷和保管期限進行管理。
5、項目檔案的利用項目檔案的利用應遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部政策規(guī)定，除法律法規(guī)規(guī)定外，項目檔案只能被授權(quán)人員查閱和使用。
6、項目檔案的保密項目檔案應保密，不得向外界泄漏項目的技術(shù)、商業(yè)和其他機密資料，任何人員不得涂改、刪改、挪用項目檔案，一旦發(fā)現(xiàn)，將依法追究責任。
五、責任主體
1、項目管理部門負責人負責指導和監(jiān)督項目檔案的收集、保存和利用工作。
2、各項目組成員應按規(guī)定要求，嚴格按照規(guī)定程序收集和管理項目檔案。
3、項目檔案保密管理人負責項目檔案的保密工作。六、執(zhí)行程序
1、各項目組應按照《勞動合同法》、《勞動法》、《勞動保障監(jiān)察條例》等相關(guān)法律法規(guī)要求，制定項目檔案管理計劃。
2、項目檔案應存放在公司檔案庫中，按照檔案管理標準進行管理。
3、項目檔案的利用要經(jīng)過授權(quán)，在授權(quán)范圍內(nèi)使用。如有重要的敏感信息，必須經(jīng)過公司領導批準才能使用。
4、項目檔案保密工作應按照公司保密管理制度執(zhí)行，任何人員不得涂改、刪改、挪用項目檔案，一旦發(fā)現(xiàn)，將依法追究責任。
七、責任追究
任何人員有違反本管理制度規(guī)定的，將根據(jù)公司有關(guān)規(guī)定，依法追究責任，承擔相應的法律責任。
項目檔案管理制度14
1項目部配置檔案信息員，由工程管理部技術(shù)員兼任，負責工程檔案、信息的收集和整理工作。
2檔案信息員必須收集各部門需要歸檔的資料，按照檔案管理相關(guān)文件要求審查收集的`資料是否符合文件要求，對不符合者退回整改處理。
3檔案信息員對收集來的資料按照檔案管理相關(guān)文件要求進行整理，收集整理工程竣工資料，在項目總工領導下完成竣工資料移交工作。
4檔案信息員負責做好對內(nèi)信息傳達工作，并將內(nèi)部反饋意見及時上達。
5檔案信息員負責做好對外信息發(fā)布工作，對本單位及時報送《工程簡報》、《工程周報》、《質(zhì)量月報》、《安全月報》等報表，對業(yè)主項目部、監(jiān)理項目部及時報送《工程月報》、《日報》等報表。
6及時聯(lián)系各物資供貨單位，按規(guī)定要求審查各單位提供物資質(zhì)量保證文件，對不合格文件及時退回，并要求提供合格文件。
項目檔案管理制度15
一、制度目的本制度的目的是規(guī)范企業(yè)項目檔案的收集、整理、保存、利用、處置和管理，提高檔案管理的科學性和規(guī)范性，保護企業(yè)的合法權(quán)益，保障企業(yè)正常運營。
二、范圍本制度適用于本企業(yè)內(nèi)的所有項目檔案管理工作。
三、制度制定程序企業(yè)管理人員組織項目檔案管理工作小組，對項目檔案管理的需求、法規(guī)、政策等進行調(diào)研和分析，制定草案，通過內(nèi)部審批，最終提交企業(yè)領導審批并正式發(fā)布并施行。
四、相關(guān)法律法規(guī)
1、《中華人民共和國檔案法》
2、《中華人民共和國勞動合同法》
3、《中華人民共和國勞動法》
4、《中華人民共和國勞動保障監(jiān)察條例》
5、《行政管理法》
6、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》
五、制度內(nèi)容
1、項目檔案的范圍：包括項目申請、立項、實施、驗收以及存檔等全過程所涉及的文件和資料。
2、收集和整理：各部門需及時提供相關(guān)文件和資料，并按照規(guī)定進行匯總和整理。項目檔案的分級保存原則為按照保管期限和重要性進行分類。
3、檔案的保存：項目檔案應按照檔案管理規(guī)定進行嚴格保管、保存和整理，同時分級保存和備份，以避免信息丟失或損壞。
4、檔案的利用：項目檔案按照規(guī)定可以向公司內(nèi)部和相關(guān)部門進行借閱，但需要先準確審核借閱人員的身份，保證文件資料的安全性。
5、檔案的處置：項目檔案應根據(jù)相關(guān)規(guī)定進行定期清理，對于保管期限已經(jīng)到期的文件應及時進行銷毀。對于項目檔案的檔案資料備份必須及時保存，以便于萬一出現(xiàn)意外情況，備份資料可以保障企業(yè)的利益不受損失。
6、責任追究：對于無故丟失、泄露、損毀等行為，相關(guān)責任人將承擔相應的法律責任和經(jīng)濟賠償責任。
六、責任主體1、項目檔案管理工作小組負責指導項目檔案管理工作。
2、各部門負責項目檔案的.整理和收集工作，并按時上報項目檔案管理工作小組。
3、保管人員負責對項目檔案的保管、保存、借閱和處置工作，并遵守相關(guān)規(guī)定。
4、項目負責人負責保證項目檔案的真實性和完整性，并負責項目檔案借閱的審核工作。
七、執(zhí)行程序
1、項目檔案管理工作小組將制度及有關(guān)規(guī)定向各部門宣傳和落實。
2、各部門收到文件和資料后，應當及時匯總和整理。
3、項目檔案保管人員按照規(guī)定進行保管、保存、借閱和處置。
4、項目檔案借閱需做好借閱登記手續(xù)，特定檔案的借閱需審核和批準。
5、對于失誤行為的責任人員需承擔相應的法律責任。
八、責任追究對于違反本制度的行為，相關(guān)責任人員將受到警告、紀律處分，甚至可能涉及到法律責任和經(jīng)濟賠償責任。
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