公文函格式

時間：2024-10-09 13:44:03 偲穎好文我要投稿

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公文函格式

　　函是指不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項時所使用的公文。下面是小編收集整理的公文函格式，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

公文函格式

　　格式1：

　　請示函的特點、類型如下：

　　(一)期復性

　　在公文體系中，請示是為數不多的雙向對應文體之一，與它相對應的文體是批復。下級有一份請示報上去，上級就會有一份批復發下來。不管上級是不是同意下級的請示事項，都必須給請示單位一個回復。因此可以說，寫請示最直接的目的就是得到批復。而且，下級機關都是在遇到比較重要的情況和問題需要解決時，才會及時向上級機關請示，急切地期待回復是請示者的必然心態。我們把這一特點稱為期復性。

　　(二)單一性

　　跟其它上行文相比，請示更要強調遵循一事一報的原則。在一份請示中，只能就一項工作或一種情況、一個問題作出請示，不得在一份公文中就若干事項請求指示和批準。如果確有若干事項都需要同時向同一上級機關請示，可以同時寫出若干份請示，它們各自都是一份獨立的文件，有不同的發文字號和標題。而上級機關則會分別對不同的請示作出不同的批復。

　　(三)針對性

　　請示的行文，有很強的針對性。必須針對本機關沒有對策、沒有把握或沒有能力解決的重要事件和問題，才能運用請示。不得動轍就向上級請示，那樣看起來像是尊重上級，實際上卻是把矛盾交給上級，而自己躲避責任的表現。

　　(四)時效性

　　請示所涉及的情況和問題，都有一定的迫切性，應該及時寫作、及時發出，如有延誤，就有可能耽誤解決的時機。相應地，上級機關在處理下級的請示時，也會注意到時效性問題，對請示作出及時的批復。

　　請示函有兩種在內容、性質、行文目的方面不盡相同的類型，一種是請求指示的請示，一種是請求批準的請示。

　　請示函的寫法：

　　(一)標題

　　請示的標題可以由發文機關、事由、文種構成，如《省人民政府關于增撥防汛搶險救災用油的請示》。也可以由事由和文種構成，如《關于成立老干部辦公室的請示》。

　　(二)主送機關

　　請示的主送機關就是負責受理和答復請示的機關。請示在確定主送機關時，要注意以下三點：

　　1.主送機關只能有一個

　　請示一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送的形式。，受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復其請示事項。請示如果多頭行文，很可能得不到任何機關的批復。

　　2.只能主送上級機關，不能送領導者個人

　　3.不得越級

　　(三)正文

　　請示的正文由開頭、主體、結語三部分構成。

　　1.開頭

　　開頭主要表述請示的緣由，是上級機關批復的主要依據。一般而言，這部分要寫明所遇到的新情況、新問題，或自身沒有能力解決的困難，要寫得充分、恰當、具體。

　　內容簡略、篇段合一的請示，開頭也可以是表達行文目的和意義的一兩句話，不獨立成段。

　　2.主體

　　主體是表明請示事項的部分，也是請示最核心、最重要的部分。請求指示的請示，主體要寫明想在哪些具體問題、哪些方面得到指示。請求批準的請示，要把要求批準的事項分條列款一一寫明。如果在請求批準的同時還需要人、財、物等方面的支持和幫助，更需要把編制、數量、途徑等表達清楚、準確，以便上級及時批準。

　　3.結語

　　請示的結語比較簡單，在主體之后，另起一段，按程式化語言寫明期復請求即可。期復請求用語常見的有當否，請批示，妥否，請批復，以上請示，請予審批，以上請示如無不妥，請批轉有關部門執行等等。

　　格式2：

　　標題

　　由禮儀活動名稱和文種名組成，還可包括個性化的活動主題標語。

　　稱謂

　　邀請函的稱謂使用“統稱”，并在統稱前加敬語。如，“尊敬的xxx先生/女士”或“尊敬的xxx總經理（局長）”。

　　正文

　　邀請函的正文是指商務禮儀活動主辦方正式告知被邀請方舉辦禮儀活動的緣由、目的、事項及要求，寫明禮儀活動的日程安排、時間、地點，并對被邀請方發出得體、誠摯的邀請。

　　正文結尾一般要寫常用的邀請慣用語。如“敬請光臨”、“歡迎光臨”。

　　例文中，正文分為三個自然段。其中第二段寫明了“20xx年終客戶答謝會”舉辦的緣由、時間、地點、活動安排”。（看原文）

　　第一段開頭語——“過往的一年，我們用心搭建平臺，您是我們關注和支持的財富主角。”和第三段結束語——“讓我們同敘友誼，共話未來，迎接來年更多的財富，更多的快樂！”，既反映了主辦方對合作歷史的回顧，即與“網商”精誠合作，真誠為客戶服務的經營宗旨，又表達了對未來的美好展望，阿里巴巴愿與網商共同迎接財富，共享快樂。

　　這兩句話獨立成段，簡要精煉，語義連貫，首尾照應，符合禮儀文書的行文要求，可謂是事務與禮儀的完美結合。

　　落款

　　落款要寫明禮儀活動主辦單位的全稱和成文日期。

　　格式3：

　　《國家行政機關公文處理辦法》規定，公文由“文頭”、“主體”、“文尾”三部分構成，各部分由有關項目投資構成：

　　文頭部分：

　　公文文頭又叫公文版頭，它位于奏章首頁的上方，約占首頁的三分之一，其下方有一條紅線，為文頭部分與下面的主體部分的分隔線。其組成包括發文機關標識、發文字號、簽發人、份數序號、秘密等級和保密期限、緊急脆弱性等六個部分：

　　其一，發文機關標識：位于公文書眉首的上部，居中排列，有兩種形式：第一種，由發文機關的全稱或規范化簡稱加“文件”二字組成，如“中華人民共和國國務院文件”或“國務院文件“。若是套紅印刷的稱為紅頭文件，印刷若是黑色印刷的稱為林猬文件。

　　第二種，兩個以上單位聯合行文，要將聯合各方的單位名稱分行排列，主辦單位列首位。

　　其二，發文字號：簡稱“發文號”或“文號”，位于發文機關標識正下方，由“機關代字”、“年號”加“順序號”三個要素組成。發文年份用羅馬字母，用六角括號括起來，如“國發20xx1號”，其中的“國”是國務院的代字，“20xx”是發文年份，“1號”是順序號。意思是：由國務院制發的首個文件。發文位數要寫完整，“20xx”不要寫成“02”。發文順序號也要用書寫記號書寫，不編虛位(即“1”不編為“001”)，不加“第”字。

　　其三，簽發人：只限于上行文，簽發人的書寫位置于發文機關標識右側的右側，將發文字號左移，使兩者在分隔線上左右對稱。

　　其四，份數序號：指一份文件在總印數中一封的順序號，用7位阿拉伯數字標示于眉首左上角標識第一行處，頂格書寫。其寫法是“0000001”。按有關規定，只有絕密、機密級公文才標明份數序號，以免丟失。

　　其五，秘密等級和保密期限：凡是有保密要求的公文，必須在眉首右上角第一行頂格標明保密等級。

　　密級分為絕密、機密和秘密三種，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

　　其六，緊急程度：這是對公文處理時限的要求，分“特急”、“急件”和“限時送達”。其位置在內部人員的下方。

　　主體部分：

　　企業法人部分由公文標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、特殊情況說明、附注、附件等組成。

　　其一，公文標題：公文標題在淺藍色分隔線之下，位置居中。標題應準確簡要地概括總結公文的主要內容，一般由“發文機關”、“事由”、“文種”三要素構成。發文機關名稱要用全稱或規范化簡稱;文頭已有發文各級名稱的，標題可省去發文職能部門;除批轉法規性文件外，副標題一般不加書名號和其它標題標點符號。

　　其二，主送機關：指承辦或處理行文的受文單位，頂格寫在標題左下方、正文之上，后加冒號。一般情況下，上所行文主送單位只有一個，不要“多頭主送”;下行文可寫多級受文單位;那些發布在報紙等媒體上的周知性公文，如公告、通告，可以不寫主送單位。

　　其三，正文：正文是信函的核心部分，是用來表達公文的具體內容的。正文位于主送機關名稱下一行，每自然段左空兩格，回行頂格，數字、年份不能回行。正文這部分內容較多的情況，一般要寫開頭、主體、結尾三個部分;內容較少，則采用篇段合一這種方式。原公文格式中末頁上端左側頂格的“(此頁無正文)”標注已撤銷，現在的格式務必使印章與正文同處一面，以防止不法分子造假行騙。

　　其四，附件及附件說明：

　　附件是指那些用來說明、佐證正件的圖表、統計數字、情況說明以及其他字詞材料。附件說明，是指用于說明附件材料的名稱及件數的專用格式。

　　“附件”兩字寫下在正文結束以后，另起一行的下側，開頭空兩格，加冒號，然后依次標注所附文檔的名稱備注及序號。

　　附件名稱后不加標點符號。

　　其五，發文機關印章或簽訂：刊文機關是公文的作者，通常標注在“落款”處。發文機關應寫全稱或規范化簡稱;聯合行文，第三屆機關應當排列在前;在文頭或標題中標明了發文機關的，落款可省去，蓋上印章即可。

　　印章是發文機關對文件生效負責的憑證。印章與正文必須同處一面，用印的位置在成文時間上側，要求上不壓正文，下要騎年蓋月。幾個機關聯合細讀時，印章不能重疊。

　　叫做以領導者個人幌子制發的公文的簽名稱之為簽署。簽署的位置在成文日期之上偏左，在本人職務名稱后空一格聯署。

　　其六，成文時間：成文時間是公文形成或正式生效的時間。除公文中所明確注明停止使用生效日期的，一般是由機關領導人審批簽發公文的;聯合行文以最后一機關的領導人簽發日期為準。成文時間大多在文尾標注，用漢字小寫，“零”寫成“0”。會議通過的文件，以通過日期為準，用小括號標注在標題的正下方。

　　其七，附注：附注也稱注釋，指的是對公文中某些內容或有關信息內容事項的說明，如對閱讀范圍和閱讀對象的限定：“此文件發至縣團級”，并用小括號標注，寫在成文時間下一行，居左空2字。

　　我國現行社會階層發文范圍有三個層次：“發至省軍級”、“發至縣團級”、“發至基層”。上行文不限定閱讀范圍。

　　文尾部分：

　　文尾部分包括主題詞、抄送機關、印發機關和印發時間、份數三個部分。其一，主題詞：它是公文主要包括內容的標準化概括，由標明公文主要內容及文種名稱的名詞或名詞性詞組組成，一份文件一般不超過7個。

　　主題詞是提高公文檢索速度的檢索符號。為適應引用公文主題詞的需要，國務院主題詞表規定了15類共1000個主題詞，覆蓋面積使用主題詞不得超過主題詞表的范圍。

　　主題詞標注在公文末頁下部、抄送范圍上方，居左頂格標識后加冒號，詞與詞彼此之間不加標點符號，空一格以示區別。

　　其二，抄送機關：指除主送機關外需要執行或知曉公文的其它機關。過去，對上級機關用“抄報”，對平級機關用“抄送”，對下級機關用“抄發”，現在統稱為“抄送”。

　　公文的抄送，既要防止漏抄漏送，又要杜絕濫抄濫送去。

　　“抄送”標識在主題詞下一行，左空一字書寫;同一差異性的抄送機關之間用頓號隔開，不同級層的抄送機關之間用逗號或分號隔開，抄送機關的最后要標注句號。

　　其三，印發機關和印發時間、份數：印發機關指承辦印發公文的單位，一般為發文公用機關的辦公相關部門，寫在抄送機關底格線上方左側，左空1字。下發公文書時間指公文付印的日期，寫在印發機關名稱的右側，用羅馬字母標識，如“20xx年10月28日印發”。通常，公文的成文日期在先，印發日期在后。

　　格式4：

　　一、函的概念

　　函是不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，或者向有關主管部門請求批準事項時所使用時能的公文。

　　函作為公文中惟一的一種平行文種，其適用的范圍相當廣泛。在行文方向上，不僅可以在平行機關相交處交叉處行文，而且可以各級在不相的隸屬的機關之間行文，其中包括上級機關或者通信處下級機關譯文。在合乎的內容方面，它除了主要用于不相隸屬機關相互商洽工作、詢問和答復問題外，也懇求可以向有關主管部門請求批準事項，向上級機關質問具體事項，還可以用于上級機關答復的詢問或請求批準事項，以及上級機關催辦下級機關有關事宜，如要求下級機關函報報表、材料、統計數字等。此外，函有時還可用于上級紀檢機關對某件原發文件作較小的補充或更正。不過這種情況并不多見。

　　二、函的特點

　　(一)溝通性。彼此函對于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，起著溝通作用，充分顯示平行文種的功能，這是其他公文特點所不具備的特色。

　　(二)靈活性。表現在兩個方面：一是行文關系靈活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，還可以向上行文對仗或向下行文，沒有其他文種那樣嚴格的特殊行文關系的限制。二是格式靈活，除了國家高級機關的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比較靈活自便，也可以按照公文的格式及行文要求辦。可以有文頭版，也可以沒有文頭版，不編發文字號，甚至可以不擬標題。

　　(三)單一性。函的主體內容應該具備單一性的特點，兩份函只宜寫一件事項。

　　三、函的分類。

　　函可以從不同角度分類：

　　(一)按性質分，可以分為公函和便函兩種。公函區縣用于機關單位正式的公務活動往來;便函則用于日常事務性工作的處理。便函不屬于經正式公文，沒有公文格式其要求，甚至可以不要曲名，不用發文字號，只需要在尾部署上機關單位名稱、隱脈時間并加蓋公章即可。

　　(二)按發文目的分。函可以合為發函和復函兩種。發函放出即積極主動提出了公事事項所發出的函。復函則是為回復對方下文所發出的函。

　　(三)另外，從內容和用途上，還可以分為商洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請函、請示答復事宜函，轉辦函，催辦函，報送材料函等等。

　　四、函的結構、內容和寫法

　　由于函的類別較多，從制作格式到內容表述均有一定靈活機動性。主要包括介紹規范性公函的結構、內容和寫法。

　　公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內容和寫法要求如下：

　　(一)首部。主要包括標題、主送機關兩個項目內容。

　　1、標題。復信的標題一般有兩種形式。一種是由發文機關名稱、事由和文種構成。另一種是由事由和文種構成。

　　2、主送機關。即受文并辦理來函事項的機關單位，于文首頂格寫明全稱或者規范化簡稱，其后用冒號。

　　(二)正文。其結構一般由開首、主體、結尾、結語等部分組成。

　　1、開頭。主要說明發函的緣由。一般要求論述目的交代發函的目的、根據、原因等內容，然后用“現將有關風險問題說明如下：”或“現將有關事項函復如下：”等過渡語轉入下文。復函的緣由部分，一般首先引敘來文的標題、發文字號，然后再交代根據，以說明發文的緣由。

　　2、主體。這是函的核心內容部分，主要說明致函事項。函的事項部分內容單純，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復問題，還是向有關主管部門請求批準事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方問題、意見敘寫清楚。如果屬于復函，還要注意答復其他事項的針對性和明確性。

　　(三)結尾。一般用禮貌性語言向對方提出希望。或請對方協助解決某一單個問題，或請其他人及時復函，或請對方提出意見或請主管部門批準等。

　　(四)結語。通常應根據函詢、函告、函商或函復的公告，選擇運用不同的結束語。如“特此函詢(商)”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”等。有的函也可以不用結束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。

　　(五)結尾落款。一般包括署名和成文時間兩項內容。署名機關單位名稱，寫明成文時間年、月、日;并加蓋公章。

　　五、撰寫函件應注意的結構性問題

　　函的寫作，首先要注意行文精致明確，用語把握分寸。無論是平行機關或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣友愛有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復函，則要注意行文的針對性，答復的明確性。

　　其次，函也有時效性的關鍵問題，特別是復函更應該急遽、及時。像對待其他公文一樣，及時處理函件，以保證公務等活動的正常進行。

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