文件管理制度

時間：2025-11-19 01:28:01 好文我要投稿

文件管理制度

　　現如今，我們可以接觸到制度的地方越來越多，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準則和依據。那么什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編幫大家整理的文件管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。

文件管理制度

文件管理制度1

　　一、目的

　　加強文件檔案管理，規范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。

　　二、適用范圍

　　適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

　　三、術語和定義

　　1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活

　　動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦

　　盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動。

　　四、職責

　　1、行政人事部：

　　1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；

　　3）收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負責公司檔案的`利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；

　　6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

　　2、其他各部門相關人員：

　　1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，并及時通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；

　　3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財務部負責按規定獨立建檔保管財務檔案資料；

　　3、各部門檔案主管人員

文件管理制度2

　　維修技術資料、工藝文件管理制度之相關制度和職責

　　1、技術負責人負責收集汽車維修的法律、法規和國家標準、行業標準以及相關技術標準，具備所承修車型相關維修技術標準和工藝文件，確保文件完整并及時更新，以上資料交由資料管理員保管。

　　2、資料管理員對所有資料進行分類編號，定期對資料進行盤點并做好記錄，發現問題及時向領導匯報。

　　3、借用資料時，資料管理員應認真、完整地填寫資料借用登記表。

　　4、借用人對資料必須愛護，保證資料的`完好、整潔。對于使用中出現的損壞現象，應主動向管理員說明，并酌情賠償。

　　5、如資料遺失，將追究借用人責任，限期購回此書或及時復印此書，資料管理員對借用人進行遺失登記，當再次出現遺失情況，限制其使用權，并上報領導。

　　6、為保證資料內容清晰完整，翻閱資料時雙手一定要潔凈，凡出現資料破損，粘上油膩、不清潔將追究借用人責任，限制其使用權。

文件管理制度3

　　1.總則

　　1.1本工作制度依據工程承建合同文件、國家和行業行政規章制度以及工程建設管理文件有關規定制訂。

　　1.2.本制度適用于建設單位單位、監理單位(監理機構)及承包商之間所有工程文件的傳遞與管理。

　　1.3.工程文件分類及其組成。

　　1.3.1設計文件。指由設計單位通過建設單位提供，或由建設單位提供，或按承建合同規定由承包商提供可用于工程實施的施工圖紙、設計說明書、技術要求、技術標準以及其相應的設計修改通知，或按合同規定可由監理工程師簽署的變更批示等文件。

　　1.3.2施工文件。指承包商根據工程承建合同規定或根據監理文件要求必須報送監理單位的施工組織設計、施工技術措施、施工計劃、材料供應計劃、工程項目開工申請、工程檢測試驗報告、合同支付報表、合同索賠與合同商務文件、各種工程施工問題請示以及與工程實施、竣工、維護等一切工程承建活動有關的各種圖紙、報告、圖片和原始記錄、報表、材料與資料等。所有反映工程承建合同過程與工程承建活動的文件。

　　其中由分包施工承包商蓋章并由承包商授權簽發的施工文件屬于二級施工文件。

　　1.3.3監理文件。指監理工程師在建設單位授權和按工程承建合同規定開展監理工作所編制發布的文件，以及有關工程建設活動的批復、簡報、通報、通知、規定、簽證以及協調會議紀要等，所有反映工程承包與建設監理合同履行過程和建設監理過程的文件。

　　1.3.4建設單位指示。指經建設單位或建設單位有關部門依照工程承建合同和建設監理文件規定簽發、下達、批轉的與工程建設活動有關的紀要、簡報、通報、通知、規定、批復、批轉、以及與此有關的各種文圖、函件等。

　　1.4.具有合同效力的'一切工程文件，均以書面文件為準。特殊情況下可先口頭或電話通知，并在二日內補發書面文件。

　　1.5.除非建設單位另有指示或工程承建合同文件另有規定，否則不符合文件傳遞程序的文件，可能被視為非正式文件或無效文件而不具有合同所賦于的效力。由此所造成的工程延誤與合同責任，由責任方承擔。

　　2.設計文件管理

　　2.1建設單位提供用于工程實施的設計文件均為一式十八份，監理審核備查及監理工作留存二份，其中四份依照工程承建合同文件規定批轉承包商執行。

　　2.2設計文件應根據建設單位與設計單位簽訂的供圖計劃，按時提供給建設單位。監理公司于收到建設單位設計文件后七天內組織完成審核工作。對于需要修改的設計文件，提出修改意見，通過建設單位轉達回設計單位研究處理;審核合格圖紙，交承包商執行。

　　2.3承包商對收到的設計文件應進行仔細閱讀和檢查(包括核對所有的尺寸、高程和數量)，對發現的或在作業實施過程中發現設計文件中存在的缺陷或錯誤，應在3天內以書面通知監理單位，供監理工程師在施工前或該項作業實施前作出修改和補充，避免由此引起返工和造成損失。

　　2.4正式施工前設計文件必須經過會審。

　　2.5施工過程中，若地形、地質或其他自然條件發生了與設計文件不符的重大變化，承包商應及時書面通知監理單位，并提出處理或變更建議報監理工程師審批。

　　2.6施工期間，監理公司依據工程承建合同文件規定的建設單位授權所簽發的施工變更指示，承包商應予執行。

　　2.7除非合同文件另有規定，或監理文件另有要求，否則經監理批準的設計文件(包括監理公司簽發的施工變更指示)，在送達承包商6小時后生效。

　　2.8承包商可根據施工需要自行復制所需數量的設計文件，也可通過監理公司向建設單位申請追加提供圖紙份數，并為此支付其費用。

　　2.9由建設單位或監理公司所提供的設計文件，承包商不得用于本合同項目范圍以外或轉給第三方。

　　3.施工文件管理

　　3.1承包商應依照工程承建合同規定和監理文件要求，報送或遞交工程活動全過程的施工文件。施工文件的報送期限、內容、格式和細節應符合建設單位和監理公司的要求。

　　3.2對于已經批準的施工文件，若因自然條件或施工條件發生重大變化，或必須對施工文件作實質性的變更，承包商仍應按上述要求及時提出書面文件重新報請建設單位或監理公司審批。

　　3.3合同文件規定由承包商負責設計的工程項目，承包商必須于開工十四天以前，一式四份報監理工程師審批。

　　3.4承包商(含二級單位)編制的施工文件均應一式四份遞交監理公司，并由監理公司資料員負責簽收。經建設單位審批的施工文件或其審簽意見單也由承包商指定的資料員向監理公司資料員領取。

　　3.5對于應報送審批并業已送達的施工文件，監理公司將在合同規定期限內完成審批工作，審批意見包括“照此執行”、“按意見修改后執行”、“修改后重新報送”或“已審閱”四種。返回承包商的施工文件審簽或批復意見若為“修改后重新報送”。承包商必須按有關規定和要求修改后重新報送，并承擔由此所造成施工延誤及經濟損失等的合同責任。

　　3.6施工文件的報送期限以監理公司或指定簽收人的簽收日期為準。該報送期限按合同文件規定執行。若合同文件未明確規定時，按有關監理實施細則或監理工作規程的要求執行。

　　3.7監理公司超過審批期限仍未完成對施工文件的審批，可認為該報審文件已經得到監理工程師同意。事后，監理仍有權對該報審文件提出異議和批復，承包商應予執行。

　　4.建設單位指示或向建設單位單位報送的文件

　　4.1除非建設單位中有指示或合同文件另有規定，否則承包商向建設單位報送的施工文件都必須主送監理公司，并經監理公司審核和轉達。

　　4.2除非建設單位另有指示或合同文件另有規定，否則建設單位關于工程項目施工的主要意見和決策，都將通過監理公司向承包商下達實施。

　　5.監理文件管理

　　5.1監理文件的送達時間以承包商授權部門與機構負責人或指定簽收人的簽收時間為準。

　　5.2承包商對收到的監理文件有異議，可于接到該監理文件的3天內或合同規定時限內，向監理公司提出確認或要求變更的申請。監理公司在7天內或合同規定時限內對承建單位提出的確認或變更要求作出書面回復，逾期未予回復表示監理公司對原指令予以確認。

　　5.3承包商如對監理文件或監理公司的確認意見有異議，可于該文件或確認意見送達后的3天內向建設單位單位申請復議，并承擔由此而產生的一切費用與損失。

　　5.4若承包商對監理文件(包括監理的確認意見)或建設單位的指示(包括其復議意見)有異議，應首先在總監理工程師的協調下，通過友好協商尋求全面解決。

　　若經協商仍未能取得一致意見，建設單位和承包商任何一方均可依據合同規定進行仲裁或提交法律程序，但應事先將此意向通報監理單位

　　5.5除非監理公司或建設單位復議指示或合同爭議評審組或通過仲裁程序對監理文件已作出撤消、變更或修改，否則在復議、評審或仲裁期間，原已送達的監理文件繼續有效。

　　6.工程文件傳遞與受理

　　6.1工程文件傳遞流程圖:

　　設計文件

　　設計單位

　　項目法人

　　項目法人指示

　　監理單位

　　監理文件

　　承包商

　　施工文件

　　主導流向

　　反饋流向

　　6.2屬緊急工程文件，必須在其左上角一個明顯位置加蓋“急件”章，受理方應在一個合理的短時間內作出處理。在非常情況下，還可以先通過電話或口頭傳遞文件內容要點，并在隨后的8小時內補送書面正式文件。

　　6.3為促進工程建設的順利進展和工程建設合同的切實履行，根據《工程建設監理合同》文件規定，建設單位應在14天(對于急件，應在一個更短的時間)內，就監理方書面提交并要求建設單位作出決定的事宜作出書面決定送達監理方。若超過期限監理方未收到建設單位的決定意見，可理解為建設單位對監理方的明確建議意見無異議，并將該建議意見視為建設單位的決定。

文件管理制度4

　　為了更進一步規范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實現公司全方位規范化管理的需要,特制定本制度。

　　一、公司文件、資料應歸檔的范圍和歸檔分類

　　本公司文件、資料應歸檔分類和歸檔范圍如下:

　　1、行政類:本公司對內和對外已行文的規章制度、規定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復、函件、會議紀要。公司各類證照。

　　2、經營業務類:公司規劃、年度計劃、經營情況、委托書、協議書、合同、項目方案等。

　　3、人事類:勞動人事檔案、勞動工資檔案等。

　　4、財務類:各種財務票證、票據,財務審計檔案,會計檔案,統計資料等。

　　5、音像類:公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。

　　二、公司文件、資料歸檔的編制及編號

　　公司文件、資料的歸檔編制和編號應遵循和符合:統一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類者應先確定其主要類別進行編號。

　　1、本公司所有應歸檔的文件、資料,一律以韶關市新江控股資產營運管理有限公司中的“韶新控”漢語拼音第—個字母, SXK冠以編號之首。

　　2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進行分類,代碼為: 1行政類; 2經營業務類; 3人事關類; 4財務類; 5音像類。

　　3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時間的先后,以百位數進行歸編。

　　4、公司文件、資料的歸檔,應根據文檔性質的重要性和閱讀級別區分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級,“AA”代表重要級,“AAA”代表機密級。

　　“A”一般級文檔包含:公開發布的公司經營發展大綱、經營戰略和經營方針、各類通知和通告、任命、年度總結和領導講話、一般性會議紀錄等。

　　“AA”重要級文檔包含:公司重要會議紀要、重要經營項目及決策、經營合同、公司經營情況、重要項目資料、項目合同協議等,人事檔案薪資性檔案、勞動合同,技術資料,財務資料等。

　　“AAA”機密級文檔:內控的'公司經營發展大綱、經營戰略和經營規劃、經營項目及決策、戰略性的合作協議及其合同等。

　　5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為: SXJKG-類別-發布年號-歸檔序號-受密級。

　　例如:將20xx年第—份歸檔的公開發布的行政類文件“公司某規章制度”歸檔,編制及編號為: SXK-1-20xx-001-A

　　三、公司文件、資料檔案的的保管、調閱與移交

　　1、巳歸檔的公司文件、資料,由總經理辦公室統一編號后形成《文件檔案》,并根據《文檔》的重要性和相關性交相應部門的專管員保管。其中:股東會、董事會、監事會專項《文檔》由董事會秘書負責保管;人事專項《文檔》由人力資源部負責保管;財務專項《文檔》由財務會計部負責保管;其它《文檔》均由總經辦指定專人負責保管。

　　2、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負責填寫《文檔管理登記冊》,并按指定專柜分類進行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。

　　3、公司文件、資料檔案必須依照職務級別進行調閱。調閱時須填寫《文檔調閱申請單》。一般級公司文檔,須經主管領導批準方可調閱。重要級以上文檔,須經各分公司總經理批準后方可調閱。機密級公司文檔,須經控股公司總經理批準后方可調閱。

　　4、公司文件、資料檔案跨公司調閱,須經控股公司總經理批準后方可調閱,并僅限于文檔的查閱。

　　5、公司文件、資料檔案移交時必須填寫《文檔移交清冊》,《文檔移交清冊》一式三份,供移交雙方、總經辦留存。

　　四、公司文件、資料的歸檔保存期限

　　1、永久保存:本公司章程、股東名簿、股東會、董事會、監事會會議記要、公司各類證照、各級批文、印鑒、規章制度、不動產所有憑證、債權債務憑證。公司規劃、年度計劃、年度經營總結、技術資料、長期項目合同、年度財務會計報表、年度統計報表。勞動人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。

　　2、十五年保存:根據需要須保存的文檔。財務審計檔案,會計檔案,統計資料各種財務票證、票據等按國家相關規定執行。

　　3、五年保存:期滿或巳解除的合同協議、完結后的項目方案、其它經核定須五年保存的文檔。

　　4、一年保存:部門工作計劃及其工作總結、完結后的部門請示報告、經核定己完結且無必要保存的文檔。

　　五、公司文件、資料檔案的銷毀

　　1、原則上,應每年定期將超過保存期且無保保存價值的文檔進行清理并銷毀。

　　2、待銷毀的文檔由專管員填報《文檔銷毀申請單》,并經相應批準人批準后,方可進行銷毀。重要級以上文檔,須經各分公司總經理批準后方可銷毀。

　　機密級公司文檔,須經控股公司總經理批準后方可銷毀。

　　3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫《文檔銷毀登記表》。

　　4、《文檔銷毀申請單》和《文檔銷毀登記表》各—式三份供申請部門、分公司、控股公司留存。

　　六、其它

　　本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善,過去凡與本制度不符合的相關制度和辦法以本制度為準。本公司以及屬下營運公司和涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執行。各關聯公司可參照執行。

　　本制度自簽發人簽字日起生效執行。

文件管理制度5

　　各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向黨委、廠部提出發文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字發文。群眾團體文件由黨委批轉。

　　.對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發。其余文件均由分管廠領導批準簽發。

　　九條發文的范圍：

　　.凡是以黨委、廠部名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。

　　.黨委、廠部下發文件主要用于：

　　()公布全廠規章制度；

　　()轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件；

　　()公布工廠體制機構變動或干部任免事項；

　　()公布全廠性的重大生產、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

　　()發布有關獎懲決定和通報；

　　()其他有關全廠的重大事項；

　　.黨委、廠部上行文、外發文主要用于：

　　()對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

　　()同兄弟單位聯系有關工廠重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。

　　.在工廠日常生產、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批準后，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用廠部文件發布。

　　.凡各業務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。

　　.各業務科室與外單位發生的一般業務聯系，可用各科室的名義對外發函(應各自編號備查)不用廠部名義發文。

　　(四)發文程序與要求

　　十條發文程序規定：

　　.各單位需要發文，應事先分別向黨委、廠部提出申請；

　　.黨委、廠部同意發文時，主辦單位應以黨的`方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；

　　.草擬文稿必須從全廠角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

　　.文稿擬就后，擬搞人應填附發文稿紙首，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；

　　.兩辦應根據黨委、廠部的要求和上級有關指示精神，有關文件規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；

　　.經兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領導核稿(對文稿內容、質量負責)；

　　.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；

　　.需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；

　　.文稿審核會簽后，按批準權限的規定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發；

　　.經領導批準簽發后的文稿交兩辦機要秘書統一編號送打字室打印；

　　.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；

　　.文件打字后，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要秘書分發并檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發。，

文件管理制度6

　　一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

　　二、歸檔范圍：公司的規劃、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

　　三、檔案管理員的職責：

　　1.貫徹執行黨和國家關于檔案工作的方針、政策。嚴格遵守《檔案管理法》。

　　2.積極參加檔案工作的對外協作活動。

　　3.集中統一管理公司各類檔案資料，努力學習檔案專業知識，不斷提高檔案管理水平。

　　4.定期檢查檔案，做到檔案無霉變、褪色、塵污、破損及蟲蛀，無失、泄密事件。

　　5.做好借閱和利用效果登記;做好檢查、借閱、回收、整理歸檔工作;做好分類和綜合工作。

　　6.保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

　　四、檔案的借閱

　　1.因工作需要，公司員工需借閱檔案時，由部門經理核批。

　　2.公司檔案的`借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批。

　　3.檔案借閱者必須做到：

　　①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

　　②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

　　五、檔案的銷毀

　　1.公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

　　2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。

　　3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。

　　4.經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

　　5.在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀。

文件管理制度7

　　工程部機房上墻文件:工具管理制度

　　1、集中管理的工具

　　集中管理的工具為小型機械、精密儀器及不宜由個人保管的各種工具,借用者應掌握工具的基本性能和操作要領。借用工具必須登記。登記要清楚,用完后應及時歸還銷賬。應每月對工具進行清點、核對。

　　2、對工具精心保管、精心使用,如因使用不當或保管不善,造成損壞、丟失,應由借用者負責賠償。

　　3、工具不得轉借他人,歸還時需擦干凈。

　　4、個人管理的`工具做好個人管理工具登記。

　　5、工具必須精心使用,妥善保管,如有丟失或使用不當造成損壞應由個人賠償。

　　6、工具的更新配置由工程部經理審批,統一安排。

　　xx物業管理公司工程部

　　20xx年x月xx日

文件管理制度8

　　1.目的

　　建立文件與資料管理制度，規范質量體系文件的起草、修訂、審核、批準、分發、保管，以及修改、撤銷、替換、銷毀的管理,確保文件的有效性和適宜性。

　　2.依據

　　《中華人民共和國藥品管理法》及其實施條例、《藥品流通監督管理辦法》、《藥品經營質量管理規范（國家食品藥品監督管理總局令第13號）》及附錄。

　　3．適用范圍

　　本制度適用于公司質量體系文件的起草、修訂、審核、批準、分發、保管，以及修改、撤銷、替換、銷毀等。

　　4．職責

　　4．1質量管理部負責組織制訂質量管理體系文件，并指導、監督文件的執行；

　　4．2文件使用部門、人員嚴格按本制度進行文件的使用。

　　5．內容

　　5．1公司質量體系文件由質量管理制度、部門及崗位職責、操作規程、進貨評審、內審等組成；

　　5．2編制質量管理文件時遵循以下原則：

　　5．2．1合法性原則：質量管理文件應符合國家法律、法規以及部門規章和有關政策；

　　5．2．2實用性原則：與企業經營規模、經營范圍、經營方式相適應，與企業組織機構、人員崗位設置、設施設備、計算機系統的設置相吻合，與企業經營和質量控制的實際流程一致、實用；

　　5．2．3高效性原則：在合法及實用原則前提下，管理要求適當高法定標準，采用先進科學的`管理辦法和手段，提高工作效率，推動企業不斷改進和提高；

　　5．2．4強制性原則：提供必要的人力、財力、物力和措施，有必要的獎懲措施和辦

文件管理制度9

　　1、目的

　　規定本公司文件資料的編寫、批準、發布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。

　　2、適用范圍

　　適用于本公司內部文件的編寫、收發、控制及資料保管和外來文件的管理。

　　3、職責

　　3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。

　　3.2綜合管理部負責業主檔案的管理與控制。

　　3.3辦公室負責文件發放、存檔、資料保管以及文件的處理。

　　3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

　　4、相關文件

　　《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

　　《質量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4

　　5、工作程序和管理辦法

　　5.1文件的產生

　　5.1.1各相關部門根據工作需求編寫文件。

　　5.1.2總經理助理對文件進行審核。

　　5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發放,作為非受控文件生效。

　　5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。

　　5.2文件、資料的類別

　　5.2.1受控文件

　　a)內業資料;

　　b)圖紙資料;

　　c)按照質量體系的控制要求進行管理的文件;

　　d)在質量體系中引用的法律、法規和外來文件;

　　e)與服務過程有關的合同協議;

　　f)業主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業主財產,由綜合管理部管理與控制,具體執行[顧客財產控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

　　管理與控制具體執行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

　　5.2.2非受控文件

　　與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據目前公司現有的非受控文件,可分為:

　　a)內行文、外行文:1

　　b)未被質量體系引用的外來文件:2

　　c)與服務過程無關的合同協議:3

　　d)未被質量體系引用的法律法規:4

　　e)行業標準性文件:5

　　f)照片、錄像帶:6

　　g)電腦貯存:7

　　5.3文件、資料目錄的索引號

　　x-x.x-xx

　　文件盒編號

　　同號柜序列號

　　文件柜編號

　　文件類別編碼

　　5.4文件、資料歸檔與管理

　　5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統一管理。

　　5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

　　5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數等,如用必要還應有內容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。

　　5.5文件、資料的發放

　　5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發放,由辦公室制定[文件分發登記表](qr-wd01-02-03),注明發放范圍、數量、分發號等,并要求領用人在[文件分發登記表]上簽領,以便對發放的文件進行統計和檢查。

　　5.5.2辦公室在文件發放的過程中不得誤發、遺失,發現文件誤發時應立即追回,同時作好文件的補救工作。

　　5.6文件資料的調用、借閱與歸還

　　5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續

　　5.6.2借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。

　　5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。

　　5.6.4機密性文件的調用與借閱規定

　　a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。

　　b)b級機密文件資料:業主檔案,公司員工檔案、公司規章制度、公司經營專項審批文件等的.調用與借閱需經辦公室主任批準。

　　c)c級機密文件資料:內業資料和技術性圖紙資料、法律法規類文件的調用與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯系辦理。

　　d)行業主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。

　　e)業主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。

　　f)外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執法部門,如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件,由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。

　　g)以上文件資料的調用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執行。

　　5.7文件的復制、破損和丟失

　　5.7.1未經允許,不得隨意復印公司的文件資料,如因工作需要復印文件,須經辦公室主任批準,并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復印文件的名稱,復印數量,并簽名。

　　5.7.2文件使用人應對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[文件補發申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續。補發新文件時應收回破損文件,并應給予新的分發號,新的分發號延續原來文件分發號。

　　5.8文件、資料的更新

　　文件增加條款和更新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本。

　　5.9文件的作廢與銷毀

　　5.9.1內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經過總經理過期審批后給予作廢或銷毀處理。

　　5.9.2在分發過程中發現文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經總經理審批后,給予作廢處理。

　　5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監督。

　　5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發號作廢,并向各部門書面發布作廢聲明,防止誤用。

　　6、使用的記錄表格

　　序號

　　名稱

　　編號

　　存放地點

　　存放時間

　　[印制文件登記表]

　　qr--wd01--02--01

　　辦公室

　　一年

　　[存檔備案資料目錄]

　　qr--wd01--02--02

　　辦公室

　　長期

　　[文件分發登記表]

　　qr--wd01--02--03

　　辦公室

　　一年

　　[文件、資料借閱登記表]

　　qr--wd01--02--04

　　辦公室

　　一年

　　[文件復印登記表]

　　qr--wd01--02--05

　　辦公室

　　一年

　　[文件補發申請表]

　　qr--wd01--02--06

　　辦公室

　　一年

　　[作廢、銷毀文件登記表]

　　qr--wd01--02--07

　　辦公室

　　一年

　　起草人:審核人:審批人:

　　日期:日期:日期:

文件管理制度10

　　為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、適用范圍

　　1、公司經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協議。

　　2、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等

　　3、公司的'請示與上級批復文件

　　4、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告

　　5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會決議、董事會決議等相關文件資料

　　6、公司制定的章程、制度等文件材料

　　7、公司營業執照、稅務登記證等重要文件

　　二、檔案保管

　　1、公司各類文件應由總經理辦公室安排專人保管。

　　2、保管人員需根據文件內容及其歷史關系，合并整理，分類保存。

　　3、檔案保管人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。

　　4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。

　　三、檔案借閱

　　1、借閱檔案必須先辦理借閱手續，登記《檔案借閱審批表》由部門負責人簽字。

　　2、借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改。

　　3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場所，不得讓無關人員翻閱。

　　4、借閱的檔案應如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。

　　4、歸還檔案時，由檔案保管人員當面查點清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時注銷。

　　5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。

　　四、檔案銷毀

　　經確定需銷毀的檔案，由檔案保管人員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。

　　五、檔案保密

　　1、檔案保管人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。

　　2、不得傳播、議論有關機密問題。

　　3、檔案資料不準帶到公共場所。

文件管理制度11

　　1.目的

　　為提高公司文件處理工作的效率和質量,使之規范化、科學化、制度化,結合公司實際工作情況,特制定本制度。

　　2.范圍

　　公司在籌備、成立、生產、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。

　　3.內容

　　3.1公司下列主要安全生產資料應進行檔案管理：主要安全生產文件、風險評價信息；培訓記錄；標準化系統評價報告；事故調查報告；檢查、整改記錄；職業衛生檢查與監護記錄；安全生產會議記錄；安全活動記錄；法定檢測記錄；關鍵設備設施檔案；應急演習信息；承包商和供應商信息；維護和校驗記錄；技術圖紙；人員資格證；安全評價報告等。

　　3.2公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

　　3.3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。

　　3.4歸檔文件材料必須準確地反映企業生產、基建和生產管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。

　　3.5歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯系。

　　3.6歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

　　3.7歸檔的文件材料必須為正本，本企業編制的文件應附發文底稿。

　　3.8歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。

　　3.9非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。

　　3.10外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。

　　3.11為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

　　3.12歸檔范圍及保管期限

　　3.13歸檔時間：

　　（1）管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發簿一同移交行政部歸檔。

　　（2）凡專項工程、專題項目等由發生部門將文件材料整理后經部門領導及項目負責人審定后向行政部移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。

　　（3）外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。

　　（4）工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。

　　（5）每年形成的財務檔案，由行政部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內向行政部移交歸檔。

　　（6）電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

　　（7）榮譽檔案由給合辦收集整理后于次年統一歸檔。

　　（8）聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。

　　（9）相關會議（技術會議、專題會議、年度工作會議），在會議結束后歸檔。

　　（10）外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內整理歸檔。

　　（11）變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。

　　（12）公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。

　　（13）公司產權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。

　　3.14檔案查（借）閱制度

　　檔案借閱是行政部的日常業務工作，是檔案更好地為生產提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

　　（1）凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在行政部閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。

　　（2）本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續，超過兩天以上歸還者，須經領導批準簽字。但要如期歸還。

　　（3）借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時反映給主管領導。

　　（4）外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經總經理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經總經理同意審核后方能帶出。

　　（5）凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件一律不外借。

　　3.15檔案的保密制度

　　（1）凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。

　　（2）非綜合行政部人員不得隨便進入行政部，行政部門窗及箱柜應及時關鎖。

　　（3）全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業保密規定，不失密。否則應追究責任。

　　（4）凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續。

　　（5）查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規定造成后果者必須追究責任。

　　（6）檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。

　　（7）定期對保密檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處理。

　　3.16行政部管理制度

　　（1）檔案存入檢查：

　　1）檔案出入行政部要清點、登記。

　　2）定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發現問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

　　（2）行政部管理：

　　1）行政部未經許可，外來人員不得擅自進入。

　　2）檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。

　　3）行政部門窗須安裝窗簾，行政部內采用白熾燈且照度不超過100lx。

　　4）避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的.危害。

　　5）行政部嚴禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發生火災的可能。

　　8）行政部須做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

　　9）做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統計工作。

　　10）建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統計臺帳。

　　3.17檔案鑒定、銷毀制度

　　（1）根據《檔案法》中的相關規定，編制本企業的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。

　　（2）保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。

　　（3）從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。

　　（4）檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規定標準。如果鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。

　　（5）銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告報總經理審批。銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛人員銷毀或監銷，防止失密。檔案銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。

　　3.18檔案工作人員崗位職責

　　（1）認真學習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。

　　（2）負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

　　（3）積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。

　　（4）做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。

　　（5）嚴格遵守“保密制度”工作，未經批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。

　　（6）負責對本部門檔案工作進行監督、檢查和指導。

文件管理制度12

　　文件的收發、閱批、執行、催辦工作是醫院實施有效行政管理的重要途徑,各級領導和部門必須執行如下規定:

　　1、由上級機關下發的各類行政、政工、醫療科研教學和后勤等方面的`下行文件,都應由醫院辦公室簽收登記,各職能部門和個人不能私自簽收保存文件。

　　2、醫院辦公室主任負責對各類收文的審閱,并按文件性質送有關主管領導或部門傳閱和執行。院級領導批閱一般文件不超過三天,重要文件立即批閱。

　　3、各職能部門對院領導批示文件應在規定時間抓好落實,落實后應將執行情況與原文件一并返回院辦。

　　4、院辦文秘人員負責對文件批轉及執行過程中的督促、檢查,有權對延誤工作的部門提出批評。

　　5、執行文件批轉過程中的簽收、注銷規定,對丟失文件、延誤工作者應予批評,嚴重影響工作造成損失者向院領導提出處理意見。

　　6、各類文件在批轉過程中必須使用規定的紙張和筆(鋼筆、毛筆)書寫,字跡要工整。

文件管理制度13

　　1目的

　　為進一步規范公司的安全檔案管理工作,充分保障公司安全管理工作的有效性和長期性,根據《中華人民共和國安全生產法》、《安徽省安全生產條例》、《中華人民共和國檔案法》及有關規定,結合我公司職業健康安全的實際狀況,特制訂本制度。

　　2范圍

　　本制度適用本公司范圍內安全文件檔案的建立、更新、使用、保存管理。

　　3.術語

　　3.1安全檔案是指公司在安全管理活動中形成的,對企業、國家及社會安全生產具有保存與利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　4主要職責

　　4.1凡是各單位在日常職業健康安全管理、生產管理、設備管理、技術管理及業務聯系工作中,形成的有保存價值的與職業健康安全有關的文件材料、各類檢測證書、報告、安全制度、教育試卷、工作記錄、聲像資料等都應按規定收集齊全,整理歸檔。

　　4.2生產安環部負責公司安全檔案管理檢查督促工作,負責對公司的安全檔案分級管理做出規定。

　　4.3各部門應加強安全檔案管理工作的領導,明確一位負責人主管安全管理檔案工作,保證安全管理檔案工作所需的必要條件。

　　各單位負責各自的安全檔案管理工作.

　　4.4各部門應設置專門安全管理檔案柜,落實安全管理檔案管理人員,集中統一管理本單位安全管理檔案。

　　4.5公司綜合辦負責收集歸檔公司以文件形式下發的有關安全管理方面的各類材料;

　　負責收集建立職工各類職工健康體檢材料的歸檔工作。

　　4.6安全管理檔案工作是公司安全管理的基礎性工作,是維護公司安全生產、經濟利益、合法權益的重要依據,是公司信息資源的重要組成部分。

　　各部門對本單位安全管理檔案具有依法管理、保護、使用的職責。

　　任何個人不得將安全管理檔案據為己有或拒絕歸檔。

　　4.7各級安全生產管理人員應忠于職守,認真執行有關法律法規、制度和標準,協助公司、各單位對收集的安全管理檔案材料的完整程度、準確性以及保存價值進行審核。

　　5工作內容

　　5.1安全管理檔案范圍一般包括但不限于以下內容:

　　5.1.1企業基本情況的內容:企業名稱、地址、法定代表、聯系電話、經濟類型、人數、生產規模、主要原材料及產品、工藝流程、安全管理機構與安全員等。

　　5.1.2企業生產經營場所平面布置圖,并標注清楚以下內容。

　　部門與車間、倉庫等的位置、面積或重要生產、經營、儲存設施、設備的位置、型號、規格等;

　　重大危險源的位置、數量等;

　　主要應急救援設施、設備、器材的位置、數量、型號。

　　5.1.3公司安全生產重點監控部位一覽表(重大危險源、消防重點部位、重點設備、易燃易爆和有毒物質儲存地點及相關危險危害因素分析)。

　　5.1.4公司應急救援體系建設情況。

　　內容包括:事故應急救援預案、應急救援隊伍組成及聯系方式、各類應急救援設施、設備器材的數量以及應急救援演練情況等。

　　5.1.5公司安全組織方面的內容

　　1. 主要負責人的安全資格證書。

　　2. 安全管理人員的安全資格證書。

　　3. 總廠職業健康安全管理網絡。

　　4. 其他與安全組織方面有關的內容。

　　5.1.6企業安全管理制度及相關文件、計劃、總結方面的內容

　　安全目標管理

　　安全生產責任制

　　法律法規標準規范管理

　　安全投入管理

　　安全文件和檔案管理

　　風險評估和控制管理

　　安全教育培訓管理

　　特種作業人員管理

　　設備設施安全管理

　　建設項目安全“三同時”管理

　　生產設備設施驗收管理

　　生產設備設施報廢管理

　　施工和檢維修安全管理

　　危化品及重大危險源管理

　　作業安全管理(動火、高空、受限空間、動力介質等)

　　相關方及外用工(單位)管理。

　　職業健康管理

　　勞動防護用品(具)管理

　　安全檢查及隱患排查治理

　　應急管理

　　事故管理

　　安全績效評定管理

　　安全會議制度

　　安全機構設置與人員配置管理

　　安全操作規程

　　安全通則

　　安全生產管理考核制度

　　參觀人員安全告知書

　　特種設備安全管理(機電類、承壓類)

　　上報的各種安全生產方面的計劃、總結、報告等材料。

　　安全活動日管理制度

　　上級部門有關安全生產方面的文件、通知及執行情況匯報、記錄。

　　其他與安全相關的管理制度

　　5.1.7安全監督執法檢查方面的內容

　　各級政府及行業主管部門監督檢查所發的安全監察指令書等各類執法文書。

　　落實執行各類文件所采取的措施及落實情況及其上報上級主管部門的報告及記錄。

　　安全監督執法方面的其他文件、文書和記錄。

　　5.1.8安全檢查方面的內容

　　日常檢查記錄及處理情況記錄。

　　月、季度及年度檢查記錄及處理情況記錄。

　　安全檢查存在問題整改通知書及整改情況記錄。

　　各方面安全檢查的計劃安排、檢查記錄及處理情況。

　　各項檢查的總結匯報材料。

　　其他與安全檢查相關的材料。

　　5.1.9安全教育培訓方面的內容

　　安全培訓計劃。

　　公司主要負責人、中層管理人員、安全管理人員及班組長安全培訓的記錄。

　　員工三級安全教育記錄。

　　特種作業人員和特種設備作業人員資格證書及教育培訓記錄。

　　換崗教育培訓記錄。

　　日常安全、宣傳、教育培訓記錄及總結。

　　應急救援培訓、演練記錄及總結。

　　5.1.10安全投入方面的內容

　　全年安全投入的計劃及專項安全投入計劃。

　　安全、宣傳、教育培訓投入的情況記錄。

　　隱患整改方面的投入記錄。

　　防護用品方面的投入記錄。

　　安全防護設備、設施方面的投入記錄。

　　安全評價、安全管理體系建設、安全代理方面的投入。

　　其他與安全有關的投入。

　　5.1.11工傷保險方面的內容

　　參加工傷保險員工的'名單。

　　為員工繳納保險費的憑證或單據。

　　發生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據。

　　其他與工傷保險相關的文件、憑證或單據。

　　5.1.12職業衛生健康管理方面的內容

　　具有職業病危害的崗位情況及可能產生的職業病種類。

　　具有職業病危害的崗位的預防措施情況。

　　具有職業病危害的崗位定期檢測檢驗報告。

　　接觸職業病危害崗位的員工及其身體檢查情況。

　　確診為職業病的員工情況及其身體檢查、治療記錄。

　　與職業病防治相關的文件、材料。

　　勞動防護用品管理制度及其落實執行情況的記錄。

　　各類勞動防護用品發放記錄。

　　員工使用和佩戴勞動防護用品的記錄。

　　其他與勞動防護用品有關的文件、材料。

　　5.1.13“三同時”管理方面的內容

　　有關安全設施和職業衛生方面“三同時”項目的文件、材料。

　　“三同時”項目的設計圖紙及相關資料。

　　“三同時”項目的竣工驗收報告及相關資料。

　　其他與“三同時”項目相關的文件、資料。

　　5.1.14安全防護設備(含職業健康衛生設備,下同)方面的內容

　　各類安全防護設備的種類及型號等基本情況資料。

　　各類安全防護設備管理部門及設備運行情況記錄。

　　各類安全防護設備運行維護保養情況記錄。

　　應急救援設備的種類、數量和型號及管理部門、狀況等記錄。

　　其他與安全防護設備相關的文件、資料和記錄。

　　5.1.15用電管理方面的內容

　　企業用電管理制度及落實情況記錄。

　　配電室運行狀況記錄。

　　臨時用電申請及拆除記錄。

　　配電箱等用電設施運行狀況記錄。

　　5.1.16特種設備方面的內容

　　特種設備的設計文件、制造單位、產品質量合格證明、使用維護說明等文件以及安裝技術文件和資料。

　　特種設備的定期檢驗和定期自行檢查的記錄,特種設備使用證。

　　特種設備的日常使用狀況記錄。

　　特種設備及其安全、安全保護裝置、測量調控裝置及有關附屬儀器儀表的日常維護保養記錄。

　　特種設備運行故障和事故記錄。

　　5.1.17事故調查處理方面的內容。

　　發生事故情況經過介紹。

　　事故調查組成人員名單及事故調查的相關會議記錄。

　　事故調查收集各類證據。

　　事故分析會記錄。

　　關于事故的原因分析、責任認定和防護措施的相關決定文件。

　　按“四不放過”原則對事故進行處理的文件。

　　企業月度事故報表。

　　其他與事故相關的文件、材料。

　　5.1.18其他與安全生產相關的內容

　　5.2收集與移交的基本要求

　　5.2.1歸檔材料必須是總廠在生產過程中形成的與職業健康安全管理有關的各種文件、規章制度、技術資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。

　　5.2.2歸檔材料應確保完整、準確、系統,反映公司安全生產各項活動的真實內容和歷史過程。

　　5.3歸檔時間

　　5.3.1基礎建設、物料購置與處理、產品生產等活動中形成的與職業健康安全相關聯材料,在項目結束后整理歸檔。

　　5.3.2各單位在安全管理過程中形成的材料可以按每月、每季或年歸檔,也可按項目或活動歸檔。

　　5.4安全檔案工作人員負責有關歸檔材料的審核。

　　5.5安全檔案工作人員應對各部門送交的各類安全管理檔案認真檢查。

　　檢查合格后交接雙方在移交清冊(一式兩份)和檢查記錄上簽字,正式履行交接手續。

　　接收電子檔案時,應在相應設備、環境上檢查其真實有效性,并確定其與內容相同的紙質安全生產檔案的一致性,然后辦理交接手續。

　　5.6檔案管理

　　5.6.1各單位安全管理檔案整理應根據自身實際情況按各自管理職責分類保存,便于科學管理與利用。

　　5.6.2安全管理檔案保管期限為永久、長期(2—5年)、短期(2年以下)三種。

　　5.6.3對保管到期的安全管理檔案應進行鑒定。

　　對經過鑒定后已失去保存價值的相關檔案,應寫出鑒定報告并編制銷毀清冊,報主管負責人審批。

　　銷毀相關檔案時必須嚴格執行相關的檔案管理規定,銷毀清冊應長期保存。

　　5.6.4應建立安全管理檔案統計工作制度,并按規定向上級有關部門報送安全生產檔案工作基本情況。

　　5.7檔案利用

　　5.7.1安全管理檔案的利用,要處理好保密和利用的關系,既要保護總廠的知識產權和商業秘密,保障企業的合法權益不受損害,又要充分發揮安全生產檔案的指導、借鑒作用。

　　5.7.2公司應積極主動地接受各級安全生產監督管理部門對公司安全檔案管理工作的監督指導,開展企業安全生產檔案信息服務工作。

　　6、本制度由行政部制定并負責解釋，自發布之日起實施。

文件管理制度14

　　1、內容與適用范圍

　　本制度規定了工藝文件的編制,工藝文件的會簽,工藝文件的貫徹保密。

　　2、工藝文件的編制

　　2.1工藝文件是企業進行工藝管理,組織生產,指導操作的技術依據,工藝文件的編制必須正確、完整、統一。

　　2.2工藝文件的編制應簡明易懂,避免繁瑣,但必須確保產品質量,實現安全生產,具有較好的經濟效益。

　　2.3根據產品類型,確定必備的工藝文件。

　　2.3.1樣機試制必備的工藝文件。

　　工藝方案:產品零部件工藝路線表:自制件明細表,外協件明細表,外購及企業標準工具明細表,工裝設計任務書,專用工藝裝備圖,專用工藝裝備驗證單,材料消耗工藝定額明細表,材料消耗工藝定額匯總表及工藝總結等有關文件。

　　2.3.2小批量生產必備工藝文件對照產品系列鑒定資料要求由技術科酌情自定。

　　2.3.3批量生產必備工藝文件--除了小批量生產的工藝文件外,各工序還必須有工藝守則及工序質量管理表,由產品主管工藝員根據實際需要確定。

　　2.4工藝文件的編制分工

　　產品工藝文件由技術科負責編制、審核。

　　3、工藝文件的會簽、驗證和審批

　　3.1工藝文件會簽、技術科的工藝文件由所屬車間負責會簽、互相制約。

　　3.2工藝文件的驗證,樣機試制及小批量生產的工藝文件,均應進行驗證,由車間負責人、技術科會同質檢人員,負責收集整理試制過程中的情況,進行一次可行性鑒定,然后由技術科認真進行修訂,經修訂審批后的工藝文件即為正式工藝文件,是工廠工藝文件工作的法規,各級人員都必須嚴格遵守。

　　3.3工藝文件的審批與簽字

　　根據新的工藝文件統一格式規定,每一種工藝文件必須統一編制,審核,會.

　　簽,審查及標準化五個程序,并履行簽字手續。

　　3.3.1編制一一-由工藝文件編制者簽字。

　　3.3.2審核一一由技術科科長。

　　3.3.3會簽一一由相互制約單位履行,具體按3.1條貫徹執行。

　　3.3.4審查一一產品工藝統一由技術副廠長進行審查,并履行簽字手續。

　　3.3.5標準化一一為了確保產品工藝文件正確完整,統一標準審查工作。一律由標準化員承擔,并履行簽字手續。

　　3.3.6非產品工藝文件的`審查由車間主任簽字,標準化由標準化員簽字。

　　4、工藝文件的貫徹與實施..

　　4.1工藝文件是企業工藝工作的法規,各級人員都必須嚴格遵守,認真貫徹執行。

　　4.2技術科對車間工藝文件執行情況及工藝紀律的貫徹情況,要定期組織檢查督促及時向技術副廠長作出報告。

　　4.3車間主任對工藝文件在本車間正確貫徹執行負責,要教育車間職工嚴格按工藝文件進行操作。

　　4.4生產班組是貫徹實施工藝的基層單位,要堅持按設計圖樣、工藝文件,技術標準組織生產,對執行中的問題和需要作出改進的建議,應及時向車間主任提出,未經許可,不得擅自不按工藝加工。

　　4.5質檢人員應按上述'三按'進行質量檢查,發現生產員工不按工藝操作時,有權制止,并及時反映給車間領導處理。..

　　4.6技術科對工藝文件不全與差錯,工藝措施不力,工藝文件的實施、工藝管理混亂負責。

　　5、工藝文件修改

　　5.1工藝文件修改一般原則。..

　　5.1.1工藝文件需要修改時,一般由技術部門下達工藝文件更改通知單,憑更改通知單修改。

　　5.1.2保證修改后的文件正確統一。

　　5.1.3工藝文件修改通知單下達后,需修改的文件應在規定日期內部修改完畢。

　　5.1.4由于臨時性的設備、工藝裝備或材料等問題,需臨時修改工藝時,應填寫“臨時脫離工藝通知單”,經有關部門會簽和批準后生效,但不能修改正式工藝文件。

　　5.2工藝文件修改程序

　　5.2.1填寫工藝文件更改通知單,其格式應符合文件的更改程序規定。

　　5.2.2工藝文件更改通知單應經有關部門會簽并經審核和批準后才能下發。

　　5.2.3按批準的工藝文件更改通知單要求進行修改。

　　5.3修改方法

　　5.3.1修改時不得涂改,應將更改部分用細實線劃去,使劃去部分仍能看清,然后在附件填寫更改后的內容。

　　5.3.2在更改部位附近標注本次修改所用標記,標記符號應按更改通知單中的規定。

　　5.3.3修改時必須在被改文件表尾的更改欄內填寫本次更改的標記、更改次數、更改通知單的編號,日期和修改人簽字。

　　5.3.4在下列情況下,工藝文件修改后需更改描曬。

　　5.3.4.1經多次修改,文件已模糊不清。

　　5.3.4.2雖初次修改,但修改內容較多,修改后文件已不清晰。

　　5.3.5更新描的底圖,更改欄內應按以下規定填寫。

　　5.3.5.1'標記'欄填寫重描寫前本次更改所用的標記。

　　5.3.5.2'處數'欄填寫'重描'字樣。

　　5.3.5.3'更改文件號'欄填寫重描前本次更改通知單編號。

　　5.3.5.4'簽字'和'日期'欄內,負責復核的工藝人員簽上姓名和日期。

　　5.3.5換發新描曬的工藝文件時,舊工藝文件必須收回存檔備查,而且新的文件應加區分標記,嚴禁新舊兩種文件混用。

　　6、工藝文件的保管和處理胃

　　6.1凡保管的工藝文件應及時登記,根據順序分類捕,裝訂或袋裝保管。

　　6.2技術科應常備全套文件復制件

　　6.3凡需曬發的工藝文件,必須經技術科審批后方可發放。

　　6.4工藝文件由技術科統一保管,失效廢除的工藝文件應蓋'作廢'章后單獨存檔五年以上備查。-

　　6.5凡保管的工藝文件字跡要清晰、完整、符合標準,簽字手續齊全。

　　7、工藝文件的借用與保密

　　7.1未經批準,對外不準借用工藝文件。

　　7.2本廠工作人員借用工藝文件要辦理登記手續,并限期歸還,歸還時應清點。

　　7.3借閱者應保證工藝文件的完整、無缺,不得拆裝、涂改、抽換、損壞和遺失,不得轉借,否則,一律作違反工藝紀律處理。

文件管理制度15

　　1、公文辦理一般包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序;

　　2、凡酒店的收文(信、函)包括領導的親收件,由總經理室秘書處簽收、登記,轉交董事長或總經理;

　　3、公文登記后,根據總經理的批示,由總經理辦公室轉交各位領導傳閱,如需轉交有關部門閱辦,應由總辦秘書送交,并經登記、簽收后方可送交;

　　4、閱讀文件應按規定范圍,秘密級以上文件須到總經理辦公室閱讀,因工作需要借閱文件應辦理手續,用完后及時退還,秘密級以上文件,各級領導及有關人員均不得攜離辦公室;

　　5、各部門或個人對承辦的公文,必須認真負責,按規定期限迅速辦理,不得拖延積壓;

　　6、各部門均應實行公文催辦制度。負責辦理公文的`人員,對自己經手處理的公文,應件件有著落,事事有下文,轉辦要及時,催辦有結果,防止積壓誤事;

　　7、公文辦完后,應根據文書立卷、歸檔的有關規定,及時將公文定稿,正本和有關材料整理立卷,當年文件應于第二年第二季度移交完畢;

　　8、各級干部調動時,應將文件(含保密記錄本)清理移交,凡參加會議帶回的文件,應及時送總辦秘書處登記保管;

　　9、沒有保存價值的文件,經過鑒別和主管領導批準,由總經理定期銷毀。銷毀秘密文件,要進行登記,有專人監督,保證不丟失、不漏銷,秘密級以上文件不準作廢出售,一律集中銷毀。

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