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公司郵箱使用細則
為了規(guī)范公司發(fā)送郵件的格式統(tǒng)一、文件名命名標準化，進一步健全和完善內部管理體系，使公司的各項管理更加科學化，制度執(zhí)行更加規(guī)范化，特修訂本規(guī)定。
一、電子郵箱地址：
統(tǒng)一使用公司開通的企業(yè)郵箱，企業(yè)郵箱域名為：（即為郵箱后綴），郵箱用戶名為個人姓的全拼名的首字母組合。單個名字的為姓名的全拼（若有不清楚個人公司郵箱的請參考公司通訊錄或咨詢公司前臺）。
例：（周凱郵箱）
�。ń匝脏]箱）
二、電子郵箱管理及使用方法：
1、郵箱管理：行政部前臺工作人員負責開通和管理員工個人電子郵箱，并對新進員工或不會使用企業(yè)郵箱的員工進行初步培訓。
2、開通：企業(yè)郵箱開通后，使用者可登錄郵箱網(wǎng)絡地址頁面，輸入個人用戶名與個人密碼登錄郵箱，并在第一時間更改初始密碼，以保郵件的安全性。郵件客戶端管理：公司統(tǒng)一使用FOXMAIL郵件客戶端對郵件進行管理，同時使用統(tǒng)一個人簽名。個人簽名使用如下：打開FOXMAIL→點擊工具按鈕→進入賬號管理→點擊簽名→編輯姓名→編輯內容：（電話、傳真、手機、郵箱、公司網(wǎng)址、地址、公司logo標志）→在新郵件、新郵件/轉發(fā)中點擊新簽名→點擊確定保存。
3、郵件檢查：公司全員上班之后第一件事為打開企業(yè)郵箱檢查郵件，在外出差的同事對郵箱設置"郵件到達短信提醒功能"，以便及時處理公務。
4、郵件撰寫
�。�1）稱呼。可以稱呼對方姓名及身份，注意如果發(fā)給多人的話，有時還要注意
一個順序問題。
（2）確保無錯別字，表述準確，盡量避免有歧義的詞語。表述有條理。需要談多件事情時，用1、2、3、等標識。合理使用大寫，加粗等功能，以突出重點。使用結束語。如：有任何問題請隨時聯(lián)系我；或顯示誠懇和感謝，如：此致敬禮。
5、郵件發(fā)送
收件人：
是你希望直接看到這封郵件或給出回應的聯(lián)系人。
抄送：
一般是事件相關聯(lián)系人。
密件抄送：
如果一封郵件抄送給5人，而密送給2人，那么密送的兩個人就知道你還同時抄送了另5人，但抄送的5人卻不知道你密送了其他人。同時，密送的2個人之間也看不到對方的信息。
6、郵件回復
�。�1）所有郵件應在郵件發(fā)送后24小時內進行回復。
�。�2）不要隨便點擊全部回復。
�。�3）轉發(fā)或答復郵件時，再次核對郵件主題，有必要時重新設計主題，使其更準確表達你的意思，避免看到這樣的主題：轉發(fā)：轉發(fā)：轉發(fā)：轉發(fā)
�。�4）指正別人錯誤時，盡量以電話或單獨回信建議，應避免使用群組信件功能。
�。�5）對于事件不熟悉或者事件尚處于待確認階段，也應避免使用群組信件。
7、附件
�。�1）公司內部提交文件，一律使用企業(yè)郵箱，以附件形式提交，最大不要超過5M。
�。�2）發(fā)送郵件前務必檢查是否已添加附件，以防漏發(fā)。
三、提交郵件文件名命名（見共震文件名使用管理規(guī)定）
四、企業(yè)郵箱使用范圍：
1、對內使用：共震科技所有在職員工，提交文件一律通過企業(yè)郵箱寫郵件（除特別指定的郵件外）。
2、對外使用：凡涉及到公司正常業(yè)務往來的，一律使用個人的企業(yè)郵箱。凡涉及的業(yè)務屬于非常規(guī)的業(yè)務，一律使用公司的公共郵箱，由行政部指定負責人負責處理。（郵箱帳號：）
五、不按規(guī)定使用的處理辦法：
1、郵件提交
·未通過公司郵箱
·未按要求格式
2、郵件未回復
處理方法：未按照以上兩點發(fā)送文件，所發(fā)郵件內容以無效處理。
六、注意
1、雖然電子郵件是基本，快速的溝通工具，但是請不要忽略最良好的溝通方式：面對面的交流。
2、對于非常緊急重要的事情，可以先發(fā)送電子郵件提醒對方注意，但必要的電話及當面溝通可以有效的加速事件進展。
3、對于文字表達不清的事情，請直接用電話或當面溝通，避免郵件重復來回耽誤時間，降低效率。
辦公室
20xx年4月2日
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