怎么寫(xiě)會(huì)議方案
為了確保工作或事情能高效地開(kāi)展，我們需要提前開(kāi)始方案制定工作，方案是計(jì)劃中內(nèi)容最為復(fù)雜的一種。制定方案需要注意哪些問(wèn)題呢？以下是小編幫大家整理的怎么寫(xiě)會(huì)議方案，希望能夠幫助到大家。
(一)擬定會(huì)議工作方案。
一般應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議記錄簡(jiǎn)報(bào)工作、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算、食宿安排、保衛(wèi)和保密工作等。
(二)選定、安排議題。
會(huì)議討論的問(wèn)題、決策的對(duì)象，就是議題。大中型會(huì)議的議題由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志確定。日常會(huì)議的議題，有的由分管某項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)同志提出，有的由下級(jí)機(jī) 關(guān)或者根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志指示準(zhǔn)備議題，然后將收集到的議題進(jìn)行篩選，加以修改、討論、充實(shí)，報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查后，按周、月或季度統(tǒng)籌安排。
安排會(huì)議議題應(yīng)注意以下問(wèn)題：一是下一級(jí)會(huì)議可以解決的或者個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)同志可審批解決的問(wèn)題，一般不要安排上級(jí)會(huì)議討論;二是黨的會(huì)議同政府的會(huì)議討論的議題 要有所區(qū)別;三是提交會(huì)議討論的議題，一般要有簡(jiǎn)要的文字材料，并在開(kāi)會(huì)前幾天經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同志審批后，發(fā)給有關(guān)同志閱讀，準(zhǔn)備意見(jiàn);四是臨時(shí)提出的一般議題不 宜倉(cāng)促安排，保證會(huì)議質(zhì)量;五是一次會(huì)議議題不能安排過(guò)多或過(guò)少，要測(cè)算每個(gè)議題大致所需時(shí)間，合理分配，一般安排一個(gè)主要議題和一二個(gè)小議題為宜，六是 盡可能地將同類性質(zhì)的議題提交一次會(huì)議討論;七是應(yīng)準(zhǔn)備一些后備議題，以便在會(huì)議進(jìn)展順利、時(shí)間充裕的情況下提供會(huì)議討論。
(三)擬定會(huì)議議程、日程和程序。
議程，是會(huì)議所要通過(guò)文件、解決問(wèn)題的概略安排。用簡(jiǎn)練文字逐項(xiàng)寫(xiě)出即可。日程，是在一般時(shí)間內(nèi)會(huì)議進(jìn)行的具體安排，一般采用簡(jiǎn)短文 字或表格方式，將會(huì)議期間每天上午、下午及晚上的活動(dòng)列出即可，如有說(shuō)明，附于表后。程序，是一次會(huì)議按照時(shí)間先后或依次安排的工作步驟。程序可繁可簡(jiǎn)， 可粗可細(xì)。議程、日程應(yīng)當(dāng)事先發(fā)給與會(huì)人員，有的代表大會(huì)還應(yīng)提出交大會(huì)主席團(tuán)通過(guò)后才能生效。程序只供領(lǐng)導(dǎo)同志主持會(huì)議時(shí)參考，不發(fā)給其他同志。
(四)準(zhǔn)備會(huì)議文件、報(bào)告。
日常工作會(huì)議的文件、報(bào)告，主要應(yīng)由各職能部門(mén)起草準(zhǔn)備。會(huì)議秘書(shū)部門(mén)應(yīng)于會(huì)前通知有關(guān)部門(mén)報(bào)送會(huì)議文件，對(duì)文件內(nèi)容和質(zhì)量進(jìn)行初審，并向領(lǐng)導(dǎo)同志提出所報(bào)送的文件能否提交會(huì)議討論的意見(jiàn)。
(五) 提出與會(huì)人員名單。
提名與會(huì)人員，是一項(xiàng)重要的政治性很強(qiáng)的工作，應(yīng)當(dāng)掌握以下原則;一是周到全面。日常工作會(huì)議請(qǐng)與會(huì)議討論議題密切相關(guān)的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)同志 列席;臨時(shí)性會(huì)議，屬于征求意見(jiàn)性質(zhì)的，應(yīng)請(qǐng)有關(guān)方面的主要領(lǐng)導(dǎo)同志和代表參加;屬于專業(yè)性質(zhì)的，應(yīng)請(qǐng)各有關(guān)方面主管該項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)同志、專家和在該方面 有實(shí)際經(jīng)驗(yàn)的工作者參加;屬于紀(jì)念、慶祝性質(zhì)的，應(yīng)請(qǐng)一些有名望、影響與所紀(jì)念、慶祝事項(xiàng)有關(guān)的同志及各民主黨派人士、各界代表參加。二是寬嚴(yán)適度，準(zhǔn)確 無(wú)誤。從有利工作和便于保密的角度出發(fā)，做到提名合情合理，不寬不嚴(yán)，不錯(cuò)提，不漏提。三是無(wú)論出席或列席會(huì)議人員，均不帶二“議員"(助手)。四是會(huì)議 秘書(shū)工作人員提出的與會(huì)人員名單，需要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)同志審核后方能最后確定。
(六)編排分組。
多次性的大中型會(huì)議在參加會(huì)議人員名單確定之 后，要對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行編組，即按照一定的規(guī)律將全體與會(huì)人員劃分若干小組，以方便討論問(wèn)題。編組的基本方法有：根據(jù)地域編組;根據(jù)系統(tǒng)或行業(yè)編組;完全按 人數(shù)編組。在進(jìn)行編組時(shí)，要注意組的數(shù)量、規(guī)模適中。編組要全面周到，盡可有將召集會(huì)議機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)同志分散到各個(gè)組。
(七)選定、布置會(huì)場(chǎng)。
1、選定會(huì)場(chǎng)。會(huì)場(chǎng)的選擇，要結(jié)合開(kāi)會(huì)人數(shù)、會(huì)議內(nèi)容等綜合考慮。在有條件的情況下，主要考慮下列因素：
第一，會(huì)場(chǎng)大小適中，以每人平均2~3平米為 宜。太大顯得松散，過(guò)小則擁擠。
第二，會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)適中。
第三，會(huì)場(chǎng)附屬設(shè)施齊全，包括照明、通訊、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等。
2、布置會(huì)場(chǎng)。不同的會(huì) 議，要求有不同的布置形式。黨的代表會(huì)議會(huì)場(chǎng)要求樸素大方，人民代表大會(huì)會(huì)場(chǎng)要求莊嚴(yán)隆重，慶祝大會(huì)會(huì)場(chǎng)要求喜慶熱烈，追悼會(huì)會(huì)場(chǎng)要求莊重肅穆，座談會(huì)會(huì) 場(chǎng)要求和諧融洽，紀(jì)念性會(huì)議會(huì)場(chǎng)要求隆重典雅，日常工作會(huì)議會(huì)場(chǎng)要求簡(jiǎn)單實(shí)用。這里主要講一下會(huì)場(chǎng)形式和排列座次問(wèn)題。
注意事項(xiàng)：
一、明確會(huì)議基本信息
會(huì)議名稱：清晰、準(zhǔn)確地命名會(huì)議，便于參會(huì)者識(shí)別和記憶。
會(huì)議宗旨：闡述會(huì)議的目的和意圖，確保所有參會(huì)者對(duì)會(huì)議有共同的理解和期待。
會(huì)議時(shí)間：選擇適合大多數(shù)參會(huì)者的時(shí)間，并考慮會(huì)議日程的緊湊性和合理性。
會(huì)議地點(diǎn)：挑選交通便利、設(shè)施完備的場(chǎng)地，確保參會(huì)者的舒適度和會(huì)議的高效進(jìn)行。
二、細(xì)化會(huì)議議程
制定議程：根據(jù)會(huì)議目標(biāo)和宗旨，制定詳細(xì)的議程，包括開(kāi)場(chǎng)白、主題演講、分組討論、閉幕詞等環(huán)節(jié)。
時(shí)間分配：為每個(gè)議題合理分配時(shí)間，確保會(huì)議進(jìn)程有序進(jìn)行，避免時(shí)間浪費(fèi)和拖延。
演講人安排：邀請(qǐng)具有專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的演講人，確保演講內(nèi)容的質(zhì)量和深度。
三、準(zhǔn)備會(huì)議材料
會(huì)議通知：編制并發(fā)布會(huì)議通知，通知內(nèi)容應(yīng)包含會(huì)議名稱、主題、時(shí)間、地點(diǎn)等關(guān)鍵信息，并提前發(fā)送至參會(huì)者。
會(huì)議資料：準(zhǔn)備會(huì)議所需的文字材料，如主持稿、講話稿、背景資料等，并提前發(fā)送給參會(huì)者以便其提前準(zhǔn)備。
會(huì)議設(shè)施：預(yù)訂并檢查會(huì)議所需的設(shè)施和設(shè)備，如音響、投影儀、麥克風(fēng)等，確保其正常運(yùn)行。
四、組織會(huì)議流程
簽到與接待：設(shè)立簽到環(huán)節(jié)，安排專人負(fù)責(zé)參會(huì)者的簽到和接待工作，確保參會(huì)者順利入場(chǎng)。
會(huì)議主持：選擇有經(jīng)驗(yàn)的主持人，負(fù)責(zé)會(huì)議的開(kāi)場(chǎng)、引導(dǎo)、銜接和總結(jié)工作。
現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)：提供必要的現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)，如茶水、休息區(qū)域、緊急醫(yī)療援助等，確保參會(huì)者的舒適度和滿意度。
五、后續(xù)跟進(jìn)與總結(jié)
會(huì)議紀(jì)要：在會(huì)議結(jié)束后，整理并發(fā)布會(huì)議紀(jì)要，包括會(huì)議要點(diǎn)、決策和行動(dòng)計(jì)劃等，發(fā)送給所有參會(huì)者。
后續(xù)跟進(jìn)：跟進(jìn)會(huì)議中提出的行動(dòng)計(jì)劃和決策，確保各項(xiàng)任務(wù)得到落實(shí)和執(zhí)行。
會(huì)議總結(jié)：對(duì)會(huì)議的成功經(jīng)驗(yàn)和不足之處進(jìn)行總結(jié)，提出改進(jìn)措施，為未來(lái)的會(huì)議提供參考和借鑒。
六、其他注意事項(xiàng)
保密要求：對(duì)于涉及敏感信息的會(huì)議，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保會(huì)議材料的安全和保密性。
安全措施：制定會(huì)議安全預(yù)案，確保會(huì)議期間的安全和秩序，如場(chǎng)地安全、消防安全等。
應(yīng)急準(zhǔn)備：準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)突發(fā)情況的預(yù)案和措施，如設(shè)備故障、人員缺席等，確保會(huì)議能夠順利進(jìn)行。
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